Большая энциклопедия прямых продаж 5i8

• срочный трудовой договор;

• договор о материальной ответственности.

Срочный трудовой договор должен регламентировать в полном объёме отношения Вас, как работодателя, и частного лица, как работника. Все пункты договора должны быть максимально законными и правильными. Срочные трудовые договоры храните в офисе вместе с краткими анкетами. Доступ к личным делам сотрудников должен быть только у Вас и Вашего секретаря.

Регистрационные документы должны храниться в отдельной папке в надёжном месте. Лучше всего для этой цели подходит сейф.

Накладные на выдачу товара должны храниться на складе. При получении товара со склада дистрибьютор ставит в накладной свою подпись.

Если Вы решили взять со своего сотрудника расписку в получении денег, то оформляйте её не на организацию, а на частное лицо. Таким образом, сотрудник берёт в долг не у компании, а у Вас лично. Расписка оформляется при двух свидетелях с внесением паспортных данных обеих сторон. Сотрудник пишет расписку собственноручно.

Коммуникации

Как руководитель, Вы должны правильно хранить, обрабатывать и передавать информацию. Это есть неотъемлемая часть бизнеса прямых продаж.

1. Компьютер

Не имея компьютера, Вы практически не сможете в срок посчитать склад, составить правильный отчёт, обеспечить операторов cаll-центра необходимым объёмом работ. Отсутствие безлимитного интернета приведёт Вас к существенным временным и финансовым затратам на междугороднюю связь.

Умение правильно и в полном объёме пользоваться различными программными продуктами позволит Вам быстрее получать и эффективнее анализировать различную информацию.

Офисный компьютер предназначен для работы в офисе, он помогает в решении офисных задач. Поэтому доступ к нему должны иметь как можно меньше сотрудников.

Если Вы не способны самостоятельно решать вопросы, связанные с налаженной работой компьютера, то в кратчайшие сроки найдите специалиста, который регулярно будет его обследовать и приходить к Вам по первому зову.

Информация, хранимая в офисном компьютере, очень дорога и важна. Если компьютер выйдет из строя, то Вы потеряете много времени, сил и денег на восстановление данных. Поэтому каждый вечер сохраняйте все документы и прикладные программы на внешний носитель. Это поможет Вам не прерывать надолго работу в случае форс-мажора.

Также Вы можете вести всю работу в Облако Mail.Ru. И если с Вашим компьютером случится какое-то непредвиденное обстоятельство, то Вы с лёгкостью сможете продолжить свою работу с другого компьютера.

Возьмите себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер игры или не нужные для работы программы. Пользуясь интернетом, ничего не сохраняйте на компьютер, если не знаете, что это и от кого это пришло Вам. Никогда не открывайте письма от неизвестных Вам людей.

На офисный компьютер установите несколько программ, которые обеспечат Вам возможность полноценной работы. Например, Microsoft Office, Дубль ГИС, интернет браузер, Skype или телеграмм, графический редактор, Adobe Acrobat. Всё остальное – просто мусор.

2. Клиентская база

Клиентская база является важнейшим программным продуктом, утеря или порча которого влечёт за собой большие финансовые и людские ресурсы. Создать её можно в приложении Excel, указав информацию о фирмах города: названия, адреса, телефоны.

Клиентская база позволяет обеспечивать работу операторов колл-центра и дистрибьюторов. Создать её можно самостоятельно или с помощью специалиста. Если Вы никогда не создавали клиентскую базу, то доверьтесь эксперту, а затем по мере необходимости вносите в неё свои коррективы.

3. База склад и база офис

База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.

4. Интернет

Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информации и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая, с помощью интернета, приводит к рискам.

5. Принтер

С помощью принтера Вы сможете распечатывать различные документы, накладные, прайс-листы. Выбирая принтер в магазине, не гонитесь за дешевизной, иначе уже через месяц Вам придётся покупать новый. Остановите свой выбор на лазерной модели не дешевле 10 000 рублей.

Некоторые офисные документы значительно выгоднее печатать в типографии тиражом от 500 штук. Для этого обзвоните несколько типографий или копировальных центров и найдите организацию, которая устроит Вас и финансово, и территориально.

В кратчайшие сроки найдите центры обслуживания и ремонта для каждой единицы офисной техники, чтобы в случае возникновения поломок Вы могли быстро устранить недостатки.

Кадровая структура бизнеса

Вы, как руководитель, должны чётко и ясно понимать кадровую структуру своего бизнеса, чётко ранжировать сотрудников по служебным обязанностям, ответственности и степени власти. Без этого Ваш бизнес не сможет нормально существовать и развиваться.

Постройте вертикаль власти, исходя из опыта работы и образования сотрудников.

Создавая кадровую структуру, Вы должны понимать, кто и чем должен заниматься и за что отвечать.

Обязанности директора (руководителя):
– выдача ресурсов;
– осуществление контроля;
– оказание помощи;
– разработка и внедрение новых способов работы;
– управление;
– мотивирование;
– обучение;
– финансы;
– организация рабочего процесса;
– награждение;
– наказание;
– работа вне офиса.

Офисный персонал

Наполните свой офис разноплановыми сотрудниками.

1. Постоянные сотрудники
• секретарь
• кладовщик
• уборщица
• бухгалтер
• охранник

Все расчёты производите только через кассу. Принимайте наличные деньги у дистрибьюторов не лично, а с помощью другого ответственного лица. Сделайте так, чтобы все сотрудники видели Вашего бухгалтера. Этим Вы покажете, что у Вас всё работает официально и законно.

За один день вряд ли Вы сможете найти полностью преданного Вам человека. Сделать это будет достаточно нелегко. Поэтому периодически проверяйте и контролируйте материально-ответственных сотрудников, специально создавайте сложные ситуации, в которых они будут самостоятельно искать выход и правильные решения.

Например, добавьте в кассу лишние деньги и посмотрите, как поступит человек (расскажет Вам о несоответствии денег или заберёт их себе).

Чем более полную анкету при устройстве на работу заполнит Ваш кладовщик или секретарь, тем меньше у него будет возникать соблазнов обманывать Вас.

Имея дело с материальными ценностями, не экономьте на охране. Это может стоить Вам жизни. Поэтому обязательно примите в свой штат охранника, либо установите в офисе тревожную кнопку.

2. Временные сотрудники