Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

– уклоняйтесь от споров по любым вопросам, это единственный способ одержать верх в спорном вопросе;

– проявляйте уважение к мнению вашего собеседника, никогда не говорите, что он не прав;

– если вы не правы, признайте это быстро и решительно;

– указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

– сначала поговорите о собственных ошибках, а потом уже критикуйте своего собеседника;

– задавайте собеседнику вопросы, вместо того, чтобы что-то ему приказывать;

– давайте людям возможность спасти свой престиж;

– создавайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться оправдывать;

– с самого начала придерживайтесь дружелюбного тона;

– заставьте собеседника сразу же ответить вам «да»;

– пусть большую часть времени говорит ваш собеседник;

– пусть ваш собеседник считает, что данная мысль принадлежит ему;

– искренне старайтесь смотреть на вещи с точки зрения вашего собеседника;

– относитесь сочувственно к мыслям и желаниям других;

– взывайте к более благородным мотивам;

– драматизируйте свои идеи, подавайте их эффектно;

– бросайте вызов, задевайте за живое.

Этикет предусматривает точность во времени с обеих сторон. Если беседа назначена на 11.00, то она и должна начаться точно в указанное время.

Гостю предпочтительно, если есть возможность, предложить место на диване, а самому сесть в кресло так, чтобы гость находился от вас по правую руку.

Иногда собеседники располагаются за столом напротив друг друга.

В ходе беседы уместно предложить чай, кофе, минеральную воду.

Если встреча затянулась, то гость вправе попросить разрешения закурить. Но лучше этого не делать.

На каком языке вести беседу и кто должен позаботиться о переводчике? Понятно, что беседа ведется на языке страны пребывания. Если собеседник не знает этого языка, то его обязанность позаботиться о переводчике. На иностранном языке можно вести беседу при условии, что вы им свободно владеете.

В ходе разговора или после него делаются записи, фиксирующие его главное содержание, факты, аргументы, предложения.

Практика наших контактов на разных уровнях от главы государства до рядового бизнесмена со своими соответствующими партнерами показывает, что беседа может быть сильным и эффективным средством для достижения поставленных целей, и, наоборот, плохо подготовленная и неумело проведенная может надолго испортить отношения.

По существующим правилам в фирмах, после окончания переговоров назначенный участник переговоров или сам руководитель фирмы (если сам вел переговоры) составляют подробную запись беседы.

В ней фиксируются следующие данные: название инофирмы, страна, место, дата и время начала переговоров, участники переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с иностранной стороны, основные обсуждавшиеся вопросы, мнения сторон по этим вопросам, достигнутая договоренность или позиции сторон по разногласиям, запись о вручении каких-либо документов и копии этих документов, какие подготовлены и подписаны итоговые документы, какие сувениры и подарки вручены членам прибывшей делегации.

Запись беседы имеет большое значение, поскольку в практической работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу.

Поэтому рекомендуется запись беседы оформить сразу или на следующий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес для других ведомств и организаций.

Разговор по телефону с официальными лицами

Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута по телефону.

Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, организаций, иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.

Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.

В российских фирмах и организациях, как правило, ведутся журналы учета телефонных разговоров с представителями инофирм и представительств. В них фиксируется: по чьей инициативе состоялся телефонный разговор, его продолжительность, содержание разговора.

При эффективном использовании телефона он становится важнейшим компонентом имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. Умение сотрудников фирмы вести телефонные переговоры, в конечном счете, определяет ее репутацию (как в мире бизнеса, так и среди широких кругов потребителей), а также размах ее деловых операций. Поэтому, когда в вашей фирме звонит телефон:

Следует:

– поднять трубку до четвертого звонка телефона;

– говорить «доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел;

– концентрироваться на разговоре и внимательно слушать;

– предложить перезвонить, если для выяснения деталей потребуется время;

– использовать бланки для записи телефонных разговоров;

– записать номер звонящего и перезвонить ему;

– записать информацию, и пообещать клиенту перезвонить ему;

– сказать: «Могу я узнать, кто говорит?» или «Скажите, пожалуйста, кто говорит?».

К перечисленным правилам можно добавить и следующие рекомендации.

Придя утром на работу (или вечером накануне), подготовьте список лиц, с которыми вам необходимо созвониться, а рядом номера телефонов (это сэкономит вам время).

Разговор по телефону должен быть по возможности коротким, четким, ясным. Подсчитано, что каждый телефонный разговор длится 3—5 минут, а руководитель разговаривает по делам по 20—30 раз в день, значит, в общей сложности – несколько часов. Поэтому, прежде чем звонить, продумайте, о чем вы хотите сообщить или какие сведения вам нужно получить, четко сформулируйте вопрос.

Если вы настроились на долгий разговор, вначале спросите, есть ли у вашего собеседника время для долгого разговора.

Если вы договорились о телефонном звонке, но не уверены, что о вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Тем самым вы избавите собеседника от ненужного вступления, во время которого он будет судорожно вспоминать, кто вы или о чем он с вами договаривался.

Деловой телефонный разговор предполагает решение каких-то вопросов, и человек, которому вы звоните, сразу же сориентируется, если вы назовете свое место работы и должность.