Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

To:__________________________

Company/Department___________

Message:_______________________

что означает: от кого (имя и фамилия), дата передачи сообщения, месторасположения (адрес), наш факс (номер вашего телефакса), количество страниц сообщения, включая первую страницу (здесь все также как в первом варианте), кому (имя и фамилия адресата), компания (учреждение), затем само послание.

Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать – будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ставить не надо.

Если вы направляете ответное послание, вначале поблагодарите адресата – достаточно одной фразы. Если вам не ответили на предыдущий факс, подождите, но ни в коем случае не надо настойчиво повторять в следующем, мол, «жду ответа с нетерпением».

Вы обменялись факсами с партнерами и заинтересовали их. Они (или вы) предложили заключить ваш первый совместный документ – Протокол о намерении.

Это всего лишь письменное отражение желаний обеих сторон, ни к чему не обязывающий, поэтому не надо строить никаких иллюзий.

Текст протокола должен быть максимально кратким, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: «Настоящий протокол сам по себе не может служить юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон».

Протокол должен быть исполнен на фирменных бланках одной из сторон либо в четырех экземплярах – по два на каждом языке, либо в двух – билингвом, на каждой странице два параллельных столбца на двух языках, но в этом случае на последнем листе подписи придется ставить по 2 раза – под обоими столбцами.

Под текстом (перед подписями) указывается срок действия настоящего протокола – как правило, не более года.

Как уже говорилось, юридически вас никто не заставляет следовать протоколу, но этого требует ваша честь бизнесмена, которая может очень сильно пострадать, если вы нарушили договоренность.

И в заключение – всегда отвечайте на письма или факс, даже в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы. В деловом мире тот, кто не отвечает на корреспонденцию, считается безответственным, и ему не доверяют.

Письмо. Их некогда писали только от руки. Сегодня практически все письма могут отсылаться в машинописном виде, но подписываться в них следует только от руки. Письма с поздравлениями, благодарностью, с выражением соболезнования всегда пишутся от руки.

Неряшливо выглядят письма на листках, вырванных из тетради. Если письмо занимает несколько отдельных листков, их следует пронумеровать.

Любое письмо должно быть написано чисто и аккуратно. Можно исправить машинописный текст, но так, чтобы избежать крупных зачеркиваний: ваш адресат невольно заинтересуется тем, что же такое вы на ходу раздумали ему сообщить.

Письмо к родным. В начале письма, как правило, справляются о здоровье, настроении адресата. Особо ценится уважительность, ясность, краткость. Писать желательно без помарок и исправлений. Письмо к родным и близким подписывается именем, принятым в обращении к родственникам.

Кроме того, существуют письма деловые (служебные), рекомендательные, письма-извинения, письма-напоминания, письма-соболезнования.

Раньше в деловых письмах дату ставили в начале письма, а в частных – в конце. Теперь принято с нее начинать в любом случае.

В тексте письма все обращения пишутся с прописной буквы: «Хотел бы Вас повидать», «Получил Ваше письмо».

Стоит обратить внимание на различие при переписке значений слов «жена» и «супруга». «Жена» – это спутница жизни пишущего («Моя жена просила…»), «супруга» – владычица домашнего очага адресата («Передайте привет супруге»).

В зависимости от характера и содержания письма заключить его можно словами: «С уважением», «Примите мои наилучшие пожелания» и т. п.

В частных письмах к родным и друзьям обычно после таких слов, как «целую», «обнимаю», пишут кратко: «мама», «папа», «отец» или свое имя. Подписываться следует отчетливо.

Цветные открытки предназначены для того, чтобы посылать на них приветы из путешествия, отпуска, поздравления с днем рождения, с праздниками. Дата на открытке определяется числом, когда мы ее отправляем, а не поводом, по которому она высылается. Стоит позаботиться о красивой марке, она украсит такую открытку. Обычные открытки используем главным образом для сообщений кратких, текущих.

Адресовать письма в разных странах принято по-разному. Несомненно, правильным будет, отсылая письмо супругам, написать на конверте только их фамилию, но более вежливо: «Андрею и Ольге Зайцевым». Вполне допустимо адресовать письмо на имя одного из супругов. Поздравления по случаю праздников или семейного торжества, касающегося жены и мужа, адресуют обоим.

За оказанные услуги принято благодарить письмом или лично. Письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство высылается примерно через неделю после отъезда.

Письмо с поздравлениями по случаю брака высылается в течение восьми дней с момента получения сообщения об этом событии.

Письмо с выражением соболезнования высылается в течение десяти дней с момента получения сообщения. Такое письмо требует особенной сердечности и не терпит банальных выражений.

Традиционные правила вежливости предписывают ответить па полученное соболезнование. Но практически их не всегда следует ждать от человека, только что пережившего утрату кого-либо из близких. На подобное молчание не нужно обижаться. В крайнем случае, ваш корреспондент может выслать краткое письмо: «Искренне благодарю за слова сочувствия. Мне приятно было узнать, что в тяжелую минуту Вы разделили со мной мое несчастье».

На полученное письмо вежливость требует ответить в течение недели. В случае, если переписка ведется постоянно, перерыв может быть несколько большим. Но вообще не следует забрасывать письмами своих близких и знакомых! Люди способны отвечать на письма в среднем не чаще, чем раз в две недели, иначе эта приятная обязанность превращается в обузу. В письме всегда нужно ответить на вопросы, которые были поставлены вашим корреспондентом. Не следует посылать писем, написанных через копирку.

Общий совет – ничего не делать сгоряча – относится и к письмам. Всякое «последнее» письмо, написанное единым духом, не отсылайте сразу, а перечитайте на следующий день.

Если мы получаем письмо в присутствии третьих лиц, конверт можно распечатать и мельком взглянуть на текст, отложив подробное чтение до более удобного момента. Если полученное сообщение не допускает отсрочки, можно сказать: «Простите, но это очень срочно» – и дочитать письмо до конца. Не стоит начинать чтение только что полученного письма вслух до тех пор, пока не прочтете его сами. Иначе может возникнуть неловкая необходимость прервать чтение на полуслове. Некрасиво давать читать письмо лицам, которым оно не адресовано. Ни при каких обстоятельствах недопустимо вскрывать самим или читать уже вскрытые письма. Это правило в равной степени относится и к членам семьи: муж не читает писем, адресованных жене, и наоборот; дети не читают писем, присылаемых родителям. Не следует также интересоваться содержанием открытой записки, обращенной не к вам. Если все же случится невольно «выхватить» часть текста, адресованного другому, лучше всего тут же об этом забыть.

О форме обращения друг к другу

Практически вся наша жизнь – это встречи и общение со многими людьми. И от того, как протекают эти встречи, зависит и настроение, и отношения с людьми, и результаты нашей работы.

Здесь имеет этикетное значение все:

– кто первым произносит приветствие: сидящий или стоящий, старший или младший;

– какие используются обращения: господин или товарищ, на «ты» или на «вы»;

– какие темы и вопросы считаются запретными или неприличными, темп речи, паузы, интонации и т. д.

Древние римляне приветствовали друг друга вопросом: «Хорошо ли вы потеете?»; древние китайцы: «Ели вы сегодня?»; монголы: «Здоров ли ваш скот?»; персы: «Будьте веселы!»

Все эти приветствия связаны с пожеланием человеку добра, здоровья, благополучия.

Что касается этикетной культуры приветствий у русских, то богатство русского языка позволяет значительно разнообразить выражения приветствий при сохранении общего смысла доброжелательства: «здравствуйте», «доброе утро», «добрый день», «добрый вечер», «спокойной ночи» и др. Есть еще и жаргонные словечки, типа: «здорово», «приветик», «салют», «покедова». Нельзя сказать, чтобы некоторые из них были совсем неуместны при определенных обстоятельствах и в определенном кругу людей, но злоупотреблять ими не стоит. Совсем неуместны такие приветствия в служебной обстановке или среди малознакомых людей – это свидетельствует о недостатках воспитания.

Этикетные правила рекомендуют: встречая знакомого несколько раз в течение дня, можно использовать все вежливые формулировки приветствий или, если все они исчерпаны, можно просто улыбнуться, вежливо кивнуть головой. Но не следует отворачиваться и делать вид, что вы его не заметили.

Согласно правилам этикета, молодой человек первым здоровается с женщинами, со старшими по возрасту и положению. Но руку при этом протягивать не следует. Эта инициатива принадлежит им.

Кроме того, входящий в помещение, где уже находятся другие люди, также здоровается первым. Это касается и женщин.

В том случае, когда встречаются люди равного статуса, первым здоровается тот, кто лучше воспитан.

Когда на улице встречаются две знакомые пары, то вначале здороваются женщины, затем женщины с мужчинами и только потом мужчины.

Если мужчина идет по улице в обществе женщины, то оставлять ее, чтобы подойти к знакомому, невежливо. В крайнем случае, надо представить этого знакомого женщине.

Считается признаком хорошего тона кланяться человеку, который приветствует вашего спутника вне зависимости от того, знакомы ли вы с ним. Однако дамы не всегда могут следовать этому правилу.

Если приветствовал незнакомый человек, то ответьте ему тем же, может быть, вы его не узнали.

Если вы встречаетесь с одним и тем же человеком постоянно (на пробежках, по пути на работу и т. д.), но не знакомы с ним, то, конечно, приветствуйте его. Может быть, позднее разговоритесь и познакомитесь.