Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

Следует письменно поблагодарить того, кто дал вам рекомендательное письмо. В этом письме вам следует сообщить ему, как хорошо вас приняли, или уведомить о результатах делового знакомства.

Важно письменно благодарить за письменные поздравления и добрые пожелания. Письма благодарности за подарки, за оказанные услуги и за все, что имеет отношение к вашему бизнесу, могут быть напечатаны на бланке фирмы. Вам следует писать на обычной бумаге лишь тогда, когда вы не выступаете от имени фирмы или от себя как члена этой фирмы.

Вам следует подписывать и отправлять только те письма, которые хорошо отпечатаны, красиво расположены на бумаге, безукоризненно аккуратны и внешне выглядят приятно, т. е. письма, которые сразу же производят благоприятное впечатление. Письмо – это зеркало, отражающее вашу внешность, вкус и характер.

Для деловой переписки пользуйтесь бумагой лучшего качества.

Конверт должен соответствовать бланку по качеству и плотности бумаги. Все, что напечатано на конверте на машинке или типографским способом, должно соответствовать напечатанному на бумаге.

Канцелярские принадлежности должны отличаться хорошим качеством и благородным вкусом. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для ежедневной деловой переписки.

Все деловые письма следует печатать на машинке, по крайней мере, в двух экземплярах. Копия должна храниться в папке для корреспонденции.

Текст письма должен быть красиво и правильно расположен на бумаге. Независимо от того, короткое это письмо или длинное, текст должен быть напечатан ровно и симметрично.

Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Никогда не допечатывайте деловое письмо на обратной стороне листа.

Постарайтесь, чтобы предложения и абзацы в письме были как можно короче. Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее.

В письме не должно быть ошибок в правописании, опечаток, неправильных или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, плохая орфография, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все усилия по решению вопроса.

При написании деловых писем на иностранном языке следует придерживаться правила, по которому с большой буквы пишутся:

– имена существительные собственные, а также имена прилагательные, обозначающие национальную и государственную принадлежность (Russian, English);

– слова, включая сокращения, в названиях фирм и организаций;

– слова в обозначении занимаемой должности (Director, Chief, Engineer);

– сокращения, обозначающие названия городов, республик, улиц, дорог и т. д.;

– полные и сокращенные названия месяцев и дней недели;

– названия товаров, торговых марок.

Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.

Если письмо пишется партнеру впервые, необходимо начать с представления своей фирмы, ее целей и задач, которые она ставит в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть на языке вашего партнера или на английском языке.

Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением» и т. п.

Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью.

Существуют определенные каноны написания писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

Желательно иметь фирменный бланк письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Служебные письма печатаются на машинке на лицевой стороне листа без помарок.

Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора-два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма.

О конвертах. Можно обойтись стандартными конвертами для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке.

Фирменный конверт не только поднимет престиж организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит от необходимости сообщать обратный адрес.

За рубежом порядок написания адреса прямо противоположен нашему: сначала пишут «кому», а затем «куда».

Первая позиция адреса – фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Mr (мистер), если это мужчина, и Mrs (миссис), если это женщина.

Вторая позиция адреса – должность вашего адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель.

Если же вы хотите сохранить в тайне содержание письма, после фамилии лучше указать: private (personal, confidential), что означает «лично».

Следующая позиция адреса – название фирмы. Здесь можно применять такие сокращения: Company – Co., Corporation – Corp., Department – Dept., Incorporated – Inc. Затем следует номер дома и название улицы, города, штата.

Заключает адрес почтовый индекс и название страны.

Виды писем: письмо-предложение, письмо-отказ, ответ на запрос и т. д.

Написание письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела.

Письмо зарубежному партнеру имеет свои каноны, зачастую неизвестные нам.

Письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны и чуть ниже адреса пишут дату отправления письма. Например:

12 December, 2010

December 12, 2010

12th December, 2010

December 12th, 2010

Принятые у нас сокращения дат типа 12/XII 2010 или 12.12.2010 в международной переписке не употребляются.

Здесь и в тексте письма допустимы лишь сокращения некоторых месяцев:

January – Jan.

February – Feb.

April – Apr.

September – Sept.