Реклама в туризме

Необходимость проведения пресс-конференций

Может возникнуть ситуация, когда фирме необходимо либо объяснится по какому-либо поводу с общественностью или привлечь ее внимание в максимальном масштабе. В этом случае вы прибегаете к пресс-конференции, на которую приглашаете представителей СМИ.

Проведение пресс-конференции является общепринятым и эффективным средством предоставления информации в прессе. Некоторые организации, однако, никогда не упускают случая для созыва пресс-конференции.

Следует помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь некоторых результатов без пресс-конференции, то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция – довольно острая форма работы: если вы окажетесь недостаточно подготовленными к ней, она легко может выйти из-под контроля, и вы получите нежелательный результат.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документы и информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. На пресс-конференцию следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что вы к ней хорошо подготовлены.

Если необходимо собрать пресс-конференцию в очень сжатые сроки, следует позвонить, индивидуально каждому редактору, а новостные агентства можно попросить указать время и место в материалах, присланных по факсу в газеты. Приглашение может быть разослано во все СМИ, или избирательно, но если на нее явится представитель не приглашенного вами СМИ, или просто нежелательный для вас журналист, не пустить его вы не имеете права, поскольку вы проводите информационное мероприятие именно для СМИ, и он фактически будет исполнять свой профессиональный долг. Не пустив его, вы получите больше неприятностей (в СМИ и, возможно, в суде), чем от одной-двух неприятных публикаций. Для того чтобы пресс-конференция достигла желаемых целей, необходимо в ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств.

Время проведения пресс-конференции

Очень важен правильный выбор дня. В некоторых случаях такой возможности нет, поскольку сообщение должно прозвучать в определенный день. Следует учесть, что конференция может совпасть с другими событиями, которые привлекут прессу. Это создаст невыгодное освещение вашего мероприятия на ее страницах.

Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели (вторник, среда, четверг), потому что понедельник обычно редакционный день в СМИ, и желаемой явки вы не получите, а пятница – день, предшествующий выходным, день культурных программ, и результат будет тот же.

Своя специфика есть и у времени суток. Если конференция представляет всеобщий интерес, очень сложно найти время дня, которое подойдет сразу для всех. Так, например, утренние газеты не интересуются событиями, которые успели появиться в предшествующих вечерних газетах или в сообщениях по радио и телевидению. Традиционно журналисты-профессионалы «совы» (вечерние мероприятия, поздние записи, монтаж и т. д.), встают обычно не раньше

10 часов. Поэтому на время до 11.00 пресс-конференцию лучше не назначать. Также нежелательным является и время после 15.00, т. к. начинается сдача материала в редакциях, записи, студийное время, те же вечерние мероприятия. Поэтому оптимальное время для пресс-конференции с 11.00 до 15.00 с учетом обеденного времени. Разумеется, такие ограничения носят самый общий характер. Иногда приходится проводить пресс-конференцию и в ночное время, и в выходные дни. Реальный выбор времени зависит от конкретной ситуации. Если пред вами техническая проблема, то лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, что даст возможность ежедневным газетам подготовить полное сообщение, а краткое упоминание в вечерних газетах им не помешает. Утренние газеты отправляются в печать так рано, что нет смысла созывать пресс-конференцию позднее 15.00, если она не направлена в основном на еженедельники и специальную прессу. С ежемесячниками должны быть сделаны особые договоренности, поскольку они отправляют часто в печать за несколько месяцев до выхода в свет. Особенно это относится к популярным ежемесячникам и женским журналам.

Приглашение на пресс-конференцию

Приглашение на пресс-конференцию должно быть, как правило, выслано за 5–7 дней до ее проведения, не позднее, чем за 48 часов. В приглашении (письменном, телефонограмме, электронном сообщении, факсе, устно) должна быть сообщена тематика (проблематика) причина ее проведения и, по возможности, имена основных выступающих. Желательно предоставить достаточно подробностей, чтобы редактор понял, что это событие заслуживает освещения, но не выдать так много, чтобы не возникало желание вообще не посещать конференцию. Кроме того, редакции должны определиться, кого из журналистов на нее послать. Хотя приглашения могут быть и именные.

Конечно, должна быть предоставлена четкая информация о месте, дате и времени. Удивительно, но достаточно часто тот или иной из этих аспектов упускается. Некоторые редакторы отвечают на приглашения на конференцию, некоторые – нет. Поэтому практически невозможно знать заранее, сколько людей придет к вам. Поэтому лучше иметь больше кресел, а не меньше. Если конференция назначена на 11.00, то необходимо учесть, что кто-то может придти на 20 минут раньше, поэтому сложится плохое впечатление, если в помещениях еще будут наводить порядок. Обычно принято иметь несколько столов на входе, где пресса расписывается и получает тексты и фотографии. Если ожидается прибытие большого количества людей, следует подключить несколько работников, чтобы избежать очередей.

Сценарий и порядок проведения пресс-конференции

Пресс-конференция должна иметь четкий сценарий, план проведения. В принципе, любая пресс-конференция состоит из двух частей: изложения позиции фирмы по теме пресс-конференции (примерно 10 мин.) и ответов на вопросы журналистов (примерно 20 мин.). Соотношение этих двух частей – дело организаторов и зависит, в конечном счете, от их интересов. Если вы почему-то не заинтересованы в излишних вопросах, имеет смысл большую часть конференции посвятить изложению своих взглядов, оставив время на несколько вопросов и, извинившись, закончить встречу. Если же вы заинтересованы ответить на большее число вопросов, то основную часть встречи целесообразно посвятить этому. Этот вроде бы чисто процедурный момент очень важен, и он полностью в руках организаторов. Пресс-конференцию полезно записывать на магнитофон, чтобы иметь возможность анализа ее хода.

Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с прессой, но на пресс-конференции обязательно присутствие лица, принимающего решения в фирме и тематике пресс-конференции, чтобы журналисты могли получить информацию из первоисточника.

Участники пресс-конференции (со стороны организаторов) должны быть обязательно представлены журналистам устно, и очень желательны таблички с ясно написанными фамилиями на столе президиума. Это, важно хотя бы для правильного упоминания должностей и фамилий в соответствующих сообщениях СМИ.

Вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции, должно быть заранее подготовлено в письменном виде. Личные приветствия от пресс-секретаря или его заместителей приведут журналистов в хорошее расположение духа с самого начала.

Полезно также провести регистрацию участников (со стороны СМИ) пресс-конференции – это позволит анализировать результаты встречи в последующих публикациях или (что тоже возможно) умолчаниях. По крайней мере, важно знать, кто же из журналистов и какие СМИ откликнулись на ваше приглашение.

Очень полезно раздать участникам пресс-конференции необходимые, на ваш взгляд, информационные материалы, включая текст выступления в первой части конференции. Журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют, что-то зафиксируют на магнитной ленте, но все-таки ваше совесть будет чиста, если вы дадите им в руки текст с адекватным (на ваш взгляд) понимаем существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональные отношения к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которыми они могут поработать позже. Пользуясь случаем, организаторы могут раздать также и другие материалы (фоновую информацию, рекламные материалы, буклеты и т. д.). Если предоставляется фотографии, их следует давать в закрытых конвертах или специальных папках. Полезно весь раздаточный материал собрать в специальный пакет, предоставляемый журналистам при регистрации.

Разнообразить и произвести большее впечатление от пресс-конференции можно дополнением слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино – и видеоматериалов, моделей, образцов продукции и т. д.

Нет необходимости в особых ухищрениях, но неплохо иметь небольшое возвышение для выступлений.

Если конференция назначена на 11.00, ее следует начать в течение 5 или 10 минут в рамках этого времени. Выступления должны быть относительно короткими.

Способствует доброжелательности в отношениях с журналистами и их угощение (кофе-брейк, прохладительные напитки, фуршет). Пресса приветствует приглашения на приемы с коктейлями, если там можно будет получить новости или представится возможность неформально поговорить с высшими управляющими организации. Об угощении может быть сообщено и в приглашении. Только проводить угощение следует по окончании пресс-конференции. Осуществленное до или во время самой пресс-конференции угощение может пойти во вред ее проведению, как это было во время одной из пресс-конференций, проводившейся мэрией Санкт-Петербурга. Столы были накрыты к началу пресс-конференции и в результате до вопросов к мэру дошли лишь 5 человек. Излишне обильное угощение после пресс-конференции также не является свидетельством хорошего стиля. Но как элемент встречи важно. Во-первых, это, действительно, естественный вид гостеприимства. Во-вторых, организаторы получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска необходимых слухов и т. д. Однако щедрое гостеприимство никогда не заменит новостей.

Не всегда ход и содержание пресс-конференции полностью удовлетворяют ее организаторов. Поэтому пресс-конференцию полезно дополнить интервью или серией интервью по ее окончании, данных одному или нескольким СМИ (наиболее важно и авторитетным). В таком интервью можно дополнительно расставить акценты, привлечь внимание к наиболее важным фактам и мнениям и тем самым усилить позитивный информационный эффект или скорректировать эффект нежелательный.

Тема 14. Организация презентаций

Базовые аспекты организации презентаций

Презентация – представление, какой-либо фирмы, лица, продукции представителям общественности. Презентации могут быть посвящены самым различным событиям: открытию нового офиса или представительства фирмы, выходу на новые рынки, новым видам продукции и т. д.

Поли Берд говорит: «Презентации являются событиями, при которых вы стоите перед своей аудиторий и рассказываете о своей работе, о своем продукте или компании».

Как правило, презентации являются начальным этапом деятельности предприятия. Однако это мероприятие может проводиться и в связи с открытием, каких-либо подразделений уже действующего предприятия: цеха, филиала и т. д. Презентация полезна не только для производственного предприятия, магазина, ресторана, гостиницы, но и для учебного заведения, медицинского учреждения и т. д.

Презентации отличаются от пресс-конференций более широким кругом приглашенных представителей общественности, большим акцентом на культурную программу, а главнее – тематикой. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема, – какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание.

Презентация сочетает в себе черты пресс-конференции и приема. Возможны ежегодные презентационные акции. Эффективным это мероприятие будет в таком случае, если на него будут приглашены не только представители широкой общественности, т. е. потенциальные покупатели, клиенты, но и, прежде всего, представители городской администрации, законодательных органов, знаменитые, известные люди города. Результат будет несравненно выше, если на церемонию открытия также будут приглашены работники средств массовой информации. Следует подчеркнуть, что работники СМИ с большей охотой примут участие в презентации, если на ней будут присутствовать известные фигуры города, региона или даже страны. Например, если в крупном городе или столице открывается совместное предприятие, организаторы могут пригласить посла соответствующей страны. У журналистов появляется возможность задать послу несколько вопросов по проблемам текущей политики, о событиях в мире и отношениях между странами, что непременно заставит их явиться на мероприятие. В небольших городах у местных журналистов не меньший интерес может вызвать общение с руководителями местной администрации, депутатами законодательных органов, возможность их интервьюирования. Необходимо иметь в виду, что, в отличие от руководителей, депутатов города, региона, приглашение на церемонию знаменитых артистов, спортсменов, может сопровождаться выплатой им гонораров, ценных подарков за участие в церемонии и их выступления.

Типичные вопросы, на которые следует обратить внимание в период подготовки презентации следующие:

– Кто является основной аудиторией.

– Что хотят услышать приглашённые.

– Где будет проходить презентация.

– Когда она состоится.

Подготовка к презентации должна включать в себя:

1. Изучение темы.

2. Подготовку выступления.

3. Проверку иллюстративного материала.

4. Посещение места будущего выступления.

5. Проверку оборудования.

6. Практику в использовании оборудования.

7. Практику речи.

8. Подбор соответствующей одежды.

Очень важен визуальный аспект презентации. Поскольку всякое выступление все в большей степени превращается в зрелище, публика воспринимает все глазами, и выступающему необходимо мыслить зрительными образами. Исходя из чисто визуальной аргументации, возникает вопрос, сидеть или стоять при выступлении. Лучшей позицией является позиция стоя. Когда человек передвигается, слушателям приходится следить за ним глазами. Можно вступать в контакт с каждым из слушателей. Человек, который движется, лучше запоминается, поскольку люди все время мысленно фотографируют его.

Не менее тщательно следует отбирать человека, который выйдет для выступления перед аудиторией. Не всегда это может быть первое лицо.

Время проведения и сценарий презентации