Реклама в туризме

Это заключительный элемент процесса общения. Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат; конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы. Таким образом, межличностное общение базируется на навыках, которые постоянно совершенствуются в процессе всей трудовой деятельности.

Тема 11. Виды деловых мероприятий

Исторический обзор деловых мероприятий

Успех бизнеса определяется не только и не столько размером начального капитала, но, и, прежде всего, качеством деловых коммуникаций.

Формы и виды деловых коммуникаций весьма различны. Это и конференции, выставки, семинары, презентации, пресс-конференции, брифинги и интервью, «круглые столы», деловые обеды и переговоры и т. д.

Специальные события – это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности.

Успешное спецсобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Важно четко определить цель спецсобытия, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Подготовка спецсобытия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятий не должно существовать, их следует оставить только для публики.

Собрания, конференции и выставки – не столь уж новые понятия. Может, они и назывались по-другому, но с древних времен люди принимали участие в такого рода мероприятиях, проводившихся по случаю общественных, спортивных или религиозных событий. По мере того, как города становились центрами провинций и государств, масштаб и частота проведения этих мероприятий увеличивались. Стали формироваться группы людей, организующих подобные мероприятия, которые постепенно становились все более регулярными.

История ассоциаций уходит корнями в далекие времена. Организованные группы людей, о которых идет речь, в Средневековой Европе назывались гильдиями. Они представляли интересы своей группы ремесленников и контролировали оплату и стандарты качества их труда.

В США подобные организации назывались ассоциациями. Первые американские ассоциации стали создаваться в начале XVIII в. Самой первой среди них было профессиональное объединение мастеров свечного дела штата Род-Айленд. В настоящее время, согласно статистике, в США ежегодно проводится около 215 тыс. конференций и собраний, в которых принимают участие 22, 6 млн человек. На данные мероприятия тратится около 53,5 млрд долларов. Тысячи ассоциаций проводят свои ежегодные конференции во всех уголках мира. Некоторые традиционно проводят их в одном месте. Например, американская Национальная ассоциация железных дорог собирается в Чикаго, Американская ассоциация отелей и мотелей – в Нью-Йорке.

Типы деловых мероприятий

Совещания – это мероприятия, во время которых люди встречаются для обмена информацией.

Тематические курсы – мероприятия образовательной направленности, во время которых участники изучают какой-либо вопрос часто на практическом уровне, обсуждая его сначала в небольших группах, а затем все вместе.

Дискуссия – обсуждение проблем, касающихся каждого участника. Обычно в ходе дискуссии выявляются две противоположные точки зрения. Их формируют два эксперта, ведущие между собой спор, а остальные присутствующие высказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону.

Семинар – занятие в диалоговом режиме, позволяющее участникам поделиться мнениями по какому-либо вопросу. Обычно в семинаре принимает участие до тридцати человек, а руководит обсуждением опытный эксперт.

Симпозиум – мероприятие, во время которого эксперты высказывают свое суждение по какой-либо проблеме, а затем их мнения обобщаются для последующего изучения.

Рабочая группа (секция) – небольшая группа участников, руководимая экспертом. В процессе совместной работы участники приобретают практические навыки и знания по какому-то частному вопросу.

Экспозиции (торгово-промышленные ярмарки, выставки) – это мероприятия, назначение которых состоит в том, чтобы свести вместе поставщиков товаров, оборудования и услуг в ситуации, в которой им удобно демонстрировать свою продукцию участникам данного мероприятия.

Конференции (съезды) – широкомасштабные совещания. Многие ассоциации проводят конференции раз в год и даже чаще. На них обычно тратится изрядная доля бюджета организации.

Исследования показали, что среди всех мероприятий 45 % составляют профессиональные и торговые мероприятия, 11 % – правительственный уровень услуг социального характера, 8 % – мероприятия образовательного характера, 7 % – мероприятия различных товариществ и социальных групп, 5 % – торговые выставки, 5 % – мероприятия религиозного характера, 19 % – иные виды мероприятий.

Организаторы собраний и конференций

Практическую сторону организации всякого рода мероприятий берут на себя конкретные специалисты в данной отрасли или целые специализированные агентства.

Профессиональные организаторы собраний и конференций не только бронируют для своих клиентов места в гостиницах, но и расписывают запланированное мероприятие по минутам, не забывая согласовать каждый пункт повестки дня с заказчиками. За последние годы к множеству забот организаторов мероприятий добавились обеспечение аудиовизуальными средствами и синхронным переводом.

Нагрузка, ложащаяся на плечи организатора, может быть в одних случаях большая, в других – меньшая, но обычно его функции сводятся к следующему:

Предварительная подготовка:

– спланировать повестку дня собрания;

– выяснить цели собрания;

– узнать примерное количество участников;

– определить смету на проведение собрания;

– выбрать район для проведения собрания;

– выбрать отель (отели);

– обговорить условия контрактов;

– выбрать место для проведения выставки (при необходимости);

– подготовить документацию для экспонатов;

– разработать маркетинговый план;

– забронировать для участников авиабилеты в обе стороны;

– организовать наземный транспорт;

– организовать доставку грузов;

– организовать необходимое аудиовизуальное оборудование.

Действия на месте проведения мероприятия:

– провести инструктаж сотрудников перед началом мероприятия;

– подготовить рабочий план действий;

– руководить переходом участников из одного помещения в другое;

– устранять возникающие недоразумения и неполадки;

– подписывать счета-фактуры.

Действия после мероприятия:

– выслушать замечания участников;

– подвести итоги;

– поблагодарить сотрудников и коллег за совместную работу;

– организовать отъезд гостей;