Реклама в туризме

– договориться о сотрудничестве на следующий год.

Человек, планирующий совещания и другие мероприятия такого рода, постоянно находится во взаимодействии с отелями. Он ведет переговоры о выделении номеров и их стоимости, встречается с руководителями отделов и служб массовых мероприятий, банкетов, конференций, особенно с менеджером по услугам, метрдотелем и другими сотрудниками, от которых в значительной степени зависит успех проведения мероприятия. Например, организаторы совещаний часто заранее отправляют наборы материалов, требуемых для совещания, в отель, ожидая, что его сотрудники поймут, для какого мероприятия они присланы. Однако нередко поступившие материалы пересылаются на склад, где и находятся, приводя организаторов мероприятия в ужас.

Также существуют специализированные бюро и агентства по организации конференций и привлечению гостей. Эти организации организуют прием участников конференций и людей, посещающих город с познавательными, научными деловыми целями. В связи с этим бюро поддерживают деловые связи со всеми секторами городского хозяйства, в которых заинтересованы приезжие люди:

– с транспортными организациями;

– отелями и мотелями;

– ресторанами;

– развлекательными учреждениями;

– поставщиками других услуг.

Перед городскими властями бюро отвечают за:

– налаживание связей с организациями, проводящими регулярные конференции, совещания и выставки, в интересах города, который оно представляет;

– оказание всяческой помощи организациям в поставке и проведении этих мероприятий;

– распространение среди туристов и участников конференций информации об исторических и культурных памятниках, имеющихся в городе, а также о развлекательных заведениях;

– развитие имиджа города и его продвижение.

Как правило, бюро имеют своих постоянных клиентов, однако для увеличения их количества можно делать и так называемые холодные звонки, т. е. звонить на всякий случай потенциальным клиентам, вроде крупных ассоциаций, корпораций и т. д. Если организация заинтересуется, то для ее представителя можно организовать ознакомительную поездку на предлагаемое место проведения мероприятия. Бюро оценивает потребности клиента и организует транспорт, места в гостиницах, питание в ресторанах и экскурсии по местам, имеющим культурное и историческое значение. Бюро обычно ничего не имеет против, если организации делают собственные предложения клиенту.

Разбивка трат делегата в процентном исчислении

Процентное соотношение трат участника делового мероприятия выглядит так: 46,09 % – номера в отелях; 24,4 % – питание; 3,31 % – номера «люксы» для целей гостеприимства; 12,96 % – покупки в магазинах; 2,61 % – аренда автомобилей; 1,93 % – местные поездки на транспорте; 1,72 % – плата за посещение выставок; 1,51 % – осмотр достопримечательностей; 1,44 % – оплата бензина; 0,78 % – отдых; 0,39 % – спортивные мероприятия; 2,86 % – другие расходы.

Тема 12. Организация конференций

Основы подготовки конференций

Конференции – это средства общения, обсуждения и решение проблем в научных, политических, профессиональных сообществах. Вместе с тем конференции являются средством делового общения предпринимателей в целях повышения эффективности их деятельности. Конференции позволяют предпринимателям реализовать свои идеи в жизнь, продвигать продукцию, создавать для себя благоприятную ситуацию в бизнесе.

Конференции могут быть внутренними, участниками которых являются члены коллектива предприятия и внешними, в которых участвуют представители разных учреждений. Конференции могут быть научными, практическими и научно – практическими. Они могут проводиться по любым проблемам: по проблемам политики, образования, бизнеса, или, например, по вопросам сотрудничества предприятий в целях роста их конкурентоспособности.

Подготовка конференции довольно трудоемка. Планируется полная программа конференции. Много зависит от состава приглашенных специалистов, что определяется, прежде всего, выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. Задолго до начала конференции готовится основной состав выступающих. Заранее формируется программа, в которой расписан весь порядок проведения конференции с указанием дней, часов, тем выступлений, докладчиков. За этим следует приглашение специалистов и почетных гостей. По материалам конференции, представляющий интерес для широкого круга, могут издаваться сборники докладов или их тезисов еще до проведения конференции или по ее результатам. Подготовка включает в себя также выбора места проведения, размещения присутствующих участников, обеспечение питания, организацию досуга. В программе конференции могут быть предусмотрены экскурсии, посещения предприятий, коктейль-вечер и т. д. Хотя и конференции и считаются самым (формальным) формализованным видом приема, их успех и интерес к ним участников во многом определяется именно возможностью неформального общения. Для проведения конференции может быть создан комитет во главе с председателем, координатором проведения конференции. В состав комитета входят лица, каждый их которых является ответственным за определенный этап работы конференции: принятие и размещение участников конференции, организацию их питания и проведения коктейль-вечера, связь с представителями СМИ и т. д.

В целях рекламирования конференции и ее организатора предприятию необходимо сформулировать тему и содержание конференции таким образом, чтобы они представляли большой интерес для широкой деловой общественности, чтобы конференцией заинтересовались СМИ и опубликовали ее материалы. Для этого организаторы конференции должны заранее подготовить и передать журналистам медиа-кит, содержащий:

– программу конференции;

– бэкграундер, общую информацию о предприятии – организаторе конференции (название, виды деятельности, краткая история, структура и т. д.);

– список участников конференции с краткой характеристикой;

– тезисы наиболее важных и интересных для общественности докладов;

– текст пресс-релиза;

Очень важно, чтобы конечным результатом проведения конференции была широкая информированность деловой общественности о положительном образе предприятия – организатора, его продукции.

Конференц-центры и их функции

Необходимость современных деятелей промышленности, науки, культуры и бизнеса проводить совещания и посещать конференции породила целую индустрию с ежегодным оборотом, измеряемым миллиардами долларов. Во многих крупных и даже не очень крупных городах рядом с главными гостиницами и ресторанами выросли конференц-центры.

Конференц-центрами называются огромные специализированные предприятия индустрии гостеприимства, где организуются конференции, совещания, экспозиции и т. д. Обычно на их территории есть для этого все необходимое: места для парковки машин, информационные службы, бизнес-центры, столовые и рестораны и т. д. В конференц-центре обычно имеется достаточно выставочных и конференц-залов, чтобы обеспечить проведение мероприятий любого масштаба. Они получают прибыль, сдавая выставочные залы. Дополнительная прибыль идет от реализации продуктов питания и напитков. Многие центры имеют собственных субподрядчиков, которые занимаются оформлением, освещением, аудиовизуальным обеспечением и средствами коммуникации.

Конференц-центры, заинтересованные в клиентуре, обычно стараются поддерживать хорошие отношения с профессиональными организаторами совещаний. Они часто приглашают их на осмотр возможностей конференц-центра: показывают залы, холлы, номера отелей, угощают фирменными блюдами в ресторане, обращая внимание клиента на инвентарь и оборудование, которое можно задействовать во время проведения мероприятий.

Большие конференц-центры планируют свою работу на годы вперед. Они заинтересованы в совместной работе со специализированными бюро. Как только заказ становится реальностью, старший менеджер дает поручение менеджеру, который будет заниматься этим мероприятием, связаться с клиентом и пройти с ним весь цикл: предварительную работу, само мероприятие и подведение итогов.

Регистрируя заказ, менеджер выделяет соответствующее место для проведения мероприятия, обговорив предварительно потребности заказчика, чтобы избавить его от лишних трат. Контракт составляется, исходя из профиля планируемого мероприятия. В нем перечисляются все требования клиента, и указывается, какие субконтракторы ответственны за выполнение тех или иных требований (например, расстелить ковры или установить перегородки для экспозиций).

Контракт является юридическим документом, и потому при его составлении требуется должная тщательность. Например, контракт может оговаривать, кто будет заниматься уборкой помещений, или как будет организовано питание. После того, как контракт подписан и возвращен клиенту, менеджер, ответственный за мероприятие должен в течение нескольких месяцев до начала мероприятия постоянно уточнять у клиента (по телефону или в ходе личных встреч) детали проведения: вопросы безопасности, организацию бизнес-центра, обслуживание во время банкета и т. д.

Этот менеджер является главной фигурой, осуществляющей контракты между центром и клиентом. Именно он представляет клиенту одобренных субконтракторов, ответственных за основные виды обслуживания.

В обязанности менеджеров, занимающихся подготовкой и проведением конференций, входят следующие функции:

– планировать, координировать и контролировать все этапы мероприятий и событий, в определенные периоды выполнять обязанности менеджера по обслуживанию;

– готовить и своевременно распространять информацию о готовящихся мероприятиях, гарантировать полную готовность помещений и оборудования к проведению мероприятий;

– отвечать за предоставление всех услуг, необходимых участникам мероприятия;

– координировать выделение соответствующими подразделениями персонала для проведения мероприятия;

– выступать в качестве консультанта для участников мероприятий и связующего звена между ними;

– обеспечивать физическую сохранность заведения и безопасность его функционирования;

– готовить отчетные документы по расходам на проводимые мероприятия, проверять окончательные цифры в финансовых документах;

– разрешать возникшие конфликтные ситуации и жалобы;

– принимать участие в аналитической работе, собирать статистическую информацию и работать над специальными проектами;

– проводить ознакомительные туры с потенциальными клиентами.

За две недели до мероприятия главам отделов и подразделений центра рассылается соответствующий документ, детализирующий, что каждый из них должен обеспечить по данному мероприятию, чтобы оно прошло гладко. За 10 дней проводится предварительное совещание, на котором еще раз уточняются детали, чтобы не прошло каких-нибудь накладок, вроде приезда делегатов двух конференций одновременно. Проводится также совещание с менеджером по экспозиции и его контракторами, обеспечивающими транспорт, размещение экспонатов и т. д. Примерно в это же время начинаются работы по подготовке экспонатов и оборудования и обеспечению их обслуживания, например, с менеджерами компаний по челночным рейсам автобуса, служащими, отвечающими за регистрацию участников, менеджерами выставочного зала и т. д.

Итак, центр конференций может приносить в экономику города, в котором он расположен, огромную прибыль. Хороший пример тому – конференц-центр штата Род-Айленд. Расположенный в самом центре г. Провиденс, он обошелся штату в 82 миллиона долларов (за всю историю штата только одно здание стоило дороже). Общая площадь 365 тыс. кв. футов (фут ? 30, 5 см), площадь главного выставочного зала – 100 тыс. кв. футов, танцзал – 20 тыс. кв. футов, 18 помещений и залов для собраний, полносервисный ресторан, способный накормить в день до 5 тыс. чел. В центре имеется собственная внутренняя телефонная сеть. В передней части здания расположен зал вместимостью 365 человек. Одна из стен зала сделана из стекла, сквозь которое можно созерцать центр города. Панорамные стекла во всей передней части здания создают естественное освещение не только в зале, но и во всех холлах и зонах отдыха.

Тема 13. Организация пресс-конференций