Жизнь здесь и сейчас. Хорошая новость: будущего нет 2.0

Рассовывайте «груду дел, суматоху явлений»[30 - Владимир Маяковский: Грудой дел, / суматохой явлений / день отошёл, / постепенно стемнев… (1929)] по трём кучкам, каждую из которых «переработать»: по отдельности вполне возможно. День – неделя – месяц. Ешьте «слона» по кусочкам. Все сразу скопом не решить. По кусочкам можно съесть все, что угодно. Лишь бы времени хватило.

Что еще можно использовать?

Применяем на практике наследие Парето. Помним, что 20% людей выпивают 80% пива. И так во всем. Периодически проводите ревизию «списка дел». Безжалостно вычёркивайте оттуда всё, что ни на что не влияет.

Как определить, какие дела «ни на что не влияют»? Есть два ответа: простой и более сложный.

Простой ответ:

– Те дела, которые Вы в любом случае не успеете сделать.

Более сложный ответ:

– Оставляйте приоритетные дела, а менее важные – удаляйте из списков и из памяти.

Что дальше? Дальше: на повестке дня – сделать маленький шаг, открывающий дорогу десяти тысяч возможностей. По одной на милю пути.[31 - Китайская пословица: «Путь в тысячу ли начинается с одного шага».] Начинайте с малого:

Шаг 1. Составляем список дел по приоритетам.

Шаг 2. Отрываем нижнюю часть списка, в которую не вошли первые 24 приоритетных начинания. Оторванную часть списка выбрасываем в корзину для мусора.

Так как бумажными носителями сейчас мало кто пользуется, то с электронным «списком добрых дел» ещё проще. Лишние строчки просто удаляются.

Шаг 3. Наблюдаем за тем, как мир не рухнул, а производительность выросла. И, о боже (!), появилось дополнительное свободное время!

Пожалуйста, помните, что только 20% того, что Вы делаете, действительно серьёзно влияет на конечный результат. Остальные 80% дел – это суета и создание «белого шума». Толку от этого никакого.

Однако требуется некоторое… мужество, чтобы следовать логике приоритетности. Главное не бояться! Смелость города берет, а уж длинный список несделанных дел – и подавно!

Частный случай: наводим порядок дома. Раз в год перебираем все вещи. Берём в руку каждый предмет и, если им не пользовались в течение года, – выкидываем или отдаём в какой-нибудь благотворительный фонд. В Санкт-Петербурге, например, в некоторых магазинах стоят специальные контейнеры для сбора ненужной одежды и обуви.

Для этого упражнения, однако, требуется изрядное мужество, потому что время для человека кажется нематериальным. И расходуя его попусту, мы как бы ничего не теряем. Наши потери невидимы. Когда нужно выкинуть уже давно стоптанные башмаки, то «потеря» обретает вид, вес, размер и материальность.

Если Вы живете не одни, то нужны ещё и «negotiation skills» («умение вести переговоры»). То, что для Вас «мусор», для Вашего партнера может оказаться «ценной вещью», почти «сокровищем».

Японка Мари Кондо написала замечательную книжку «Магическая уборка». В ней затрагивается тема наведения порядка у себя дома.

Одним словом, слышали высказывание, что если на рабочем столе беспорядок, то и в голове – тоже хаос? Или наоборот: что беспорядок на рабочем месте отражает беспорядок в голове. Как Вы думаете: в этом высказывании что-то есть? Или это не так?

Заранее прошу прощения у представителей «творческого цеха», у которых некоторый шурум-бурум, научно называемый «рабочий беспорядок», является рабочим инструментом.

Впрочем, артист, изливающий себя в творчестве, и executive, который организует процесс продюсирования и продажи готового продукта, – это две большие разницы. Что дозволено Юпитеру…

Практика 3. «Первым делом, первым делом – самолеты…»[32 - Леонид Утесов, «Первым делом, первым делом – самолеты».] (Распределение дел по важности и срочности)

Составляем список дел по приоритетности. Напоминаю то, что Вы, скорее всего, и так уже знаете. Или, по крайней мере, когда-нибудь слышали. Иерархия приоритетов следующая:

– Какие дела?ВАЖНЫЕ и СУПЕР-СРОЧНЫЕ.

– Эмоциональная оценка? «Должно было быть вчера!», «Пятки горят!»

– Что делаем? Надо делать сегодня!

– Какие дела?ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ.

– Эмоциональная оценка? «Кажется, начинает пахнуть жареным!»

– Что делаем? Можно сделать в течение нескольких дней.

– Какие дела?ВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ.

– Эмоциональная оценка? «Надо, наконец, это добить!»

– Что делаем? Можно сделать в течение недели, месяца.

– Какие дела?НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ.

– Эмоциональная оценка? «Никак не могу заполнить отчёт о командировке в прошлом месяце! Бухгалтерия уже 3 раза напоминала! Как-то это не хорошо…»

– Что делаем? Делегируем кому-нибудь или делаем по остаточному принципу.

– Что такое делать по остаточному принципу»? «Растягиваем время».[33 - Обратите внимание на принципиальную разницу между «тянуть время» и «растягивать время». Когда вы «тянете» время, то это не конструктивно, потому что Ваши «партнёры» понимают, что их интересы не учитывают. Человек как бы говорит своими действиями: «Для меня это не приоритет, и я этого не делаю, хотя понимаю, что бухгалтеру нужен мой отчёт, чтобы „закрыть“ месяц». Когда Вы «растягиваете» время, то для «другой стороны» очевидно, что вы стараетесь, но у Вас не получается. Вы как бы говорите: «Обстоятельства выше меня, и они берут меня за горло». Вы, действительно, стараетесь достичь пресловутого «win-win» и предлагаете: «Коллега бухгалтер, для закрытия месяца давай начислим расчётную цифру, а саму бумагу я принесу в следующем месяце, когда запара закончится. Честное пионерское!» Помимо прочего, подобные ситуации – возможность прокачать свою креативность!] Вежливо сообщаем бухгалтеру: «На следующей неделе точно сдам. Шутка! Завтра постараюсь, послезавтра – почти точно! Сейчас – в жуткой запаре! К закрытию месяца – наверняка! – у вас будут все мои документы!»

– Какие дела?НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ.

– Эмоциональная оценка? «Надо, наконец-то, прочитать этот доклад Европейского Центробанка о причинах кризиса 2008—2009 годов… Какой я не собранный!»

– Что делаем? Ничего не делаем. Если этот доклад ЕЦБ болтается на Вашем столе уже пару месяцев или даже лет, и до него никак не доходили руки, то, лучше, его сразу выкинуть. Чтобы не мозолил глаза. Тем более, честно говоря, если Вы прочтёте этот доклад, лично у Вас от этого что-то изменится?

Чтение ради любопытства и для общего развития можно перенести на время досуга. Если не хотите тратить на это своё личное время, то доклад летит в корзину. Без сожалений. Электронная версия удаляется нажатием кнопки «delete». Эта кнопка, пожалуй, одна из самых важных на клавиатуре компьютера. Скульптор берет кусок камня и отсекает ненужное, вытаскивая произведение наружу. «Нет» важнее, чем «Да».

Практика 4. «Кто более матери – истории ценен?»[34 - Владимир Маяковский, «Владимир Ильич Ленин»: «Партия и Ленин – / близнецы-братья / кто более / матери-истории ценен?/ Мы говорим: Ленин / Подразумеваем – / партия, / мы говорим / партия, / подразумеваем – / Ленин».] (Определение важности/приоритетности дел)

Как распределять дела по приоритетам? Какие дела более важны, а какие менее?

Ответ простой: «Используйте формулу приоритетности».

ВЛИЯНИЕ НА РЕЗУЛЬТАТ * СРОЧНОСТЬ = ПРИОРИТЕТНОСТЬ

Влияние на результат определяется согласно «Принципу Вилли Саттона», о котором рассказывают в некоторых учебниках по корпоративным финансам.

Вилли Саттон — американский гангстер начала ХХ века. За свою криминальную карьеру он ограбил более 100 банков. Когда его поймали и спросили, почему он грабил банки, Вилли Саттон ответил: «Там же много денег!»

В мире бизнеса это метафора того, что сокращение расходов надо начинать с самых больших статей затрат, а доходы наращивать за счёт поддержки товаров-чемпионов, а не за счёт попыток реанимации «мёртвых собак».[35 - Согласно классической Product Portfolio Matrix, придуманной в консультационной компании Boston Consulting Group, все товары, производимые какой-нибудь компанией, разбиваются на группы – в зависимости от доли рынка, который занимает товар, и роста этой доли. Есть «STARS» (звезды) – новинки с быстро растущей долей рынка. Например, первые модели АйФона. Есть «CASH COWS» (дойные коровы) – популярный товар с устоявшейся долей рынка, которая не растет и начинает снижаться. Например, последние модели АйФонов, которые пользуются популярностью, но которые активно вытесняются с рынка китайскими и корейскими конкурентами. Есть «PROBLEM CHILDREN» (трудные дети). Это перспективный товар с небольшой долей рынка. Например, электромобили и прочие Tesla, не раскрученные еще до массового потребления. И, наконец, «DOGS» (собаки). Это, например, крем для бритья в тюбике с полагающимся к нему помазком. Кто-то еще продолжает пользоваться архивным реквизитом, но это уже явно – уходящая натура.]

Практика 5. «Давай, по-бырому…»[36 - Давай, по-быстрому (жаргон.)] (Определение срочности дел)

Как определить срочность? Есть ли объективные индикаторы, которые могли бы подсказать, что срочно, а что нет?