Автосервис. Производство и менеджмент: Практическое пособие

Не следует пытаться расширить диапазон засекречиваемой информации за счет сведений, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну – эти сведения определяются законодательством.

На предприятии обязательно должен быть письменный приказ руководителя, устанавливающий перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Только в этом случае у вас есть правовые основания для отказа налоговому органу в представлении соответствующей информации. Кроме того, с этим перечнем необходимо знакомить под расписку сотрудников, с которых берется подписка (или обязательство в трудовом договоре) о неразглашении служебной и коммерческой тайны – иначе у вас не будет оснований предъявить им претензии в случае нарушения ими этого обязательства (или подписки).

Руководство предприятия устанавливает степень закрытости служебной информации. Обычно к закрытым или секретным документам, чертежам, планам, схемам, каталогам, справочникам, хранящимся на бумаге, фотографиях, негативах, слайдах, микрофильмах, микрофишах, дискетах, компакт-дисках, жестких дисках) относят документы и сведения не входящие в предмет налогового контроля, которые вы не обязаны предъявлять или сообщать проверяющим[17 - См.: Тарас А. Е. Безопасность бизнесмена и бизнеса. Минск: Сэкай, 1996.]:

? уставные документы фирмы;

? сводные отчеты по финансовой деятельности фирмы;

? кредитные договоры с банками;

? договоры купли и продажи, начиная от определенной суммы;

? сведения о перспективных рынках сбыта, источниках средств или сырья, товарах, о выгодных партнерах;

? информация, предоставленная партнерами, за разглашение которой предусмотрены штрафные санкции.

? протоколы и соглашения о намерениях совершить определенную сделку (предварительные договоры);

? конфиденциальные части договоров и соглашений (рекомендуется оформлять их в виде приложений и хранить отдельно);

? планы научно-исследовательской и внедренческой деятельности, программы экономического и социального развития предприятия, проекты осуществления коммерческих мероприятий (за исключением планов финансово-хозяйственной деятельности и доходно-расходных смет);

? сведения об изобретениях и новых технологиях, находящихся в стадии разработки или внедрения в производство, а также

объекты интеллектуальной собственности, на которые распространяется правовая защита авторства;

? содержание выполняемых работ, имеющих научную, техническую, технологическую или коммерческую новизну;

? протоколы заседаний органов управления предприятием, содержащие конфиденциальную информацию о коммерческих перспективах, предполагаемой стратегии и тактике предпринимательской деятельности (за исключением их резолютивной части).

Коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять[18 - Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 “О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну”.]:

? учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;

? документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

? сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РСФСР;

? документы о платежеспособности;

? сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

? документы об уплате налогов и обязательных платежах;

? сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;

? сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Система мер по защите коммерческих секретов включает[19 - См.: Барановский А. Корпоративная безопасность www.inroad.kiev.ua.]:

? определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

? установление сроков секретности;

? определение носителей секретной информации: (сотрудников, документы, изделия, материалы, технические средства хранения, обработки, тиражирования и передачи информации, физические излучения);

? установить зоны и время материализации коммерческой тайны в носителях информации (места и время работы, переговоров, ярмарок, выставок, совещаний и т. д.);

? разработать схему работ с конкретными сведениями, материализованными в конкретных носителях, с привязкой этих защитных мероприятий к месту и времени.

Каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или степени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы.

Круг лиц, причастных к коммерческим тайнам предприятия, должен быть максимально сужен.

Воспитать из сотрудников настоящих патриотов фирмы руководитель может, грамотно применяя систему материальных и моральных стимулов, придерживаясь психологически выверенной линии поведения. Хорошо если над подходами к решению этой задачи поработают специалисты.

Сотрудник, занятый деловыми бумагами фирмы, должен быть доверенным лицом. Его обязанность – организовать работу с документами, содержащими важную информацию, так, чтобы исключить ее утечку на всех этапах – от подготовки текстов до учета и хранения поступающих и исходящих телеграмм, писем, образцов и т. п. Расходы, связанные с организацией специального делопроизводства, как правило, быстро окупаются. Идите на них, не задумываясь, помня о том, что зарплата делопроизводителя – залог его преданности вашему бизнесу.

Если сотрудник, курирующий вашу канцелярию, недостаточно опытен, напомните ему о необходимости ведения специального журнала учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих конфиденциальную информацию. С помощью такого журнала вы сможете периодически проводить инвентаризацию и своевременно уничтожить бумаги, потерявшие для вас (но не для ваших конкурентов) всякий интерес.

Для предотвращения несанкционированного вторжения в компьютерные базы данных каждый из сотрудников фирмы должен иметь личный пароль, позволяющий пользоваться лишь той информацией, которая имеет отношение к его служебным обязанностям.

Установите систему ограничений на использование открытых каналов связи для передачи конфиденциальных сведений. Под открытыми каналами имеются в виду переговоры с реальными и потенциальными партнерами, властями, деловая переписка, предоставление документации компаньонам и контрольным органам, реклама, общение с представителями прессы, государственных органов, общественных организаций.

Утечку конфиденциальной информации предупреждают следующими действиями:

? контролировать доступ сотрудников к закрытой документации и к базам данных;

? периодически просматривать данные и определять степень их секретности, помня, что любая информация быстро стареет;

? не нанимать временных сотрудников, если они по характеру своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации;

? оборудовать звуконепроницаемые или экранированные помещения для обсуждения важных вопросов, регулярно обследовать такие помещения, проверяя при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканирующих) устройств;

? завести специальные конверты (папки), в которых конфиденциальная информация будет циркулировать внутри фирмы;

? установить места приема посетителей, никогда не оставлять их одних в офисе и других помещениях фирмы;

? не реже раза в неделю обследовать все служебные и подсобные помещения фирмы (включая коридоры и туалеты) для выявления подслушивающих и звукозаписывающих устройств;

? упорядочить использование сотрудниками множительной и копировальной техники;

? установить аппарат для уничтожения ненужных документов (включая использованную копировальную бумагу от пишущих машинок);

? строго придерживаться правила: секретные документы уничтожает лично сотрудник, отвечающий за безопасность фирмы;

? использовать для ведения служебных записей только специальные тетради и блокноты, предварительно пронумеровав их;