Теория организации

Внутреннее состояние системы характеризуется внутренними переменными М

.

Внешние воздействия на систему называется входными переменными, а элементы системы, к которым приложены входные воздействия, входами системы.

Выделяют 2 типа входных воздействий: управляющее воздействие Х и возмущающее воздействие М.

Системы, которые обладают свойством переходить в разное состояние под влиянием различных управляющих воздействий, называются управляемыми системами.

Возмущающими воздействиями нельзя управлять, но надо учитывать при выработке управляющих воздействий. Воздействия системы на окружающую среду характеризуется выходными элементами У, которые позволяют оценить результаты управления.

Часть выходов вновь воздействует на вход системы. Такие системы называются системы с обратной связью.

Все элементы системы взаимосвязаны. Изменение одного из элементов оказывает влияние на результаты работы всей системы. Задачей менеджеров является установление связей между элементами, обеспечение устойчивости их функционирования, своевременная корректировка связей за счет грамотного использования связующих процессов. Рассмотрим далее основные элементы организации как объекта управления.

3.3 Элементы организации (части организации, переменные)

В зависимости от целей анализа могут быть выделены различные элементы (части) организации. Ниже рассматриваются следующие элементы: цели, структура, задачи, технология, люди (работники ) и связующие процессы между ними.

1. Цели организации – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организация или группа, работая сообща. Цели – мощный механизм координации, т.к. дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Организации – многоцелевые системы, которые одновременно реализуют несколько ключевых целей, связанных и взаимообусловленных между собой. Можно говорить о системе целей организации (таблица 2).

Таблица 2. Группировка целей организации

2. Структура организации – логическое взаимодействие уровней управления и подразделений построенное в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь цели организации.

Структура (лат. – строение, расположение, порядок) – совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Организационная структура – единство производственной структуры и структуры управления. Производственная структура – упорядоченная совокупность производственных подразделений и их организационных отношений. Структура управления – упорядоченная совокупность управленческих подразделений.

Организационная структура- строение, устройство организации, определяемое составом основных частей, их взаимосвязью и взаиморасположением;

– это функция разделения труда в системе.

Специализированное разделение труда и сферы контроля – это две основные концепции, определяющие структуру. Характерной особенностью каждого предприятия является специализированное разделение труда, т.е. закрепление самой работы за специалистами.

Во всех организациях имеет место горизонтальное разделение труда.

Как осуществить разделение труда в организации? Этот вопрос является самым существенным вопросом управленческих решений, а выбор функциональных областей (подразделений) определяет основу структуры организации.

Преднамеренное разделение труда в организации дает иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчинённость специалистов на каждом уровне.

Иерархия организаций – служебная лестница, ряд должностей, последовательность подчинения в порядке перехода от низших к высшим уровням и наоборот.

Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь до уровня неуправляемого персонала. Число специалистов, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля – важный аспект организационной структуры. Ни сфера контроля, ни высота структуры организации не зависят от размера самой организации, а определяются её спецификой.

Необходимость в координации становится насущной, когда работа делится по горизонтали и вертикали, как это имеет место в современной крупной организации. Если руководство не создаёт формальных механизмов координации, то люди не смогут выполнять работу вместе.

Схема организационной структуры отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. Между частями структуры устанавливаются устойчивые связи, которые делят на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные, как правило, бывают одноуровневыми и обеспечивают согласованность действий между элементами структуры. Вертикальные – связи подчинения, их необходимость возникает при наличии нескольких уровней управления.

3. Задачи. Ещё одним направлением разделения труда в организации является формирование задач. Задача – это предписанная работа, или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленные сроки. С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач. Два других важных момента в работе – это частота повторения задачи и время, необходимое для её выполнения. С исторической точки зрения изменения в характере и содержании задач тесно связаны с эволюцией специализации, когда работу делят между специалистами и получают от этого выгоду. Специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. До недавнего времени существовала тенденция расширения специализации и тем самым дробления работ на все более мелкие операции.

4.Технологии. Технология имеет большее значение, чем традиционно считается. По одному из определений Чарльза Перроу, технология рассматривается как средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги. По определению Дейвиса, технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, технических заданий, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Задачи и технологии тесно связаны между собой. Выполнение заданий включает в себя использование конкретной технологии. Технология определяет тип производственной системы.

Существуют различные классификации технологий. Одна из них – это классификация технологий по Д. Вудворд, согласно которой все технологии производственных операций делятся на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное производство – где изготовляется одно изделие или малая серия однотипных изделий (космические аппараты).

2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейером.

3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, работающее круглые сутки для бесперебойного изготовления одинаковой продукции в огромных размерах (нефть).

Классификация технологий по Д.Вудворд относится только к промышленным предприятиям. Другая классификация технологий по Томпсону охватывает все виды организаций. В ней также выделяют три категории технологий.

1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимосвязанных задач, которые должны выполняться последовательно.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей (банк).

3. Интенсивные технологии характеризуется применением специальных приёмов, навыков и услуг, чтобы произвести изменение в материале, поступающем в производство.

4. Персонал. Важно понимать, что и организация, и руководители, и подчиненные – это группы людей. Следует обратить внимание на три основных аспекта человеческой переменной в подходе к управлению:

1) поведение отдельных людей;

2) поведение людей в группах;

3) поведение и деятельность менеджера в роли лидера и руководителя, его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Эти вопросы подробно рассматриваются в учебной дисциплине «Организационное поведение».

Поведение человека определяется сочетанием индивидуальных характеристик личности и внешней среды. В поведении людей в организациях наибольшее значение имеют следующие индивидуальные характеристики личности:

1. Способности: наследственные, но чаще приобретённые с опытом. Организация предпочитает расширить способности работника, если подходят другие характеристики.

2. Потребности: социальные и физиологические.

3. Ожидания – на основе прошлого опыта и оценки ситуации люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения в организации.

4. Восприятие – определяется как осознание стимулов, получаемых от ощущений. Именно восприятие формирует реальность для конкретного человека. Люди реагируют не на то, что происходит, а на то, как они это воспринимают.

Восприятие людей различно. Поведение человека в организации зависит от того, как окружающие воспринимают человека и что он воспринимает.

5. Отношение людей к чему-либо или их социальные установки. Что-то человеку нравится, а что-то нет. Отношение формирует наше необъективное восприятие окружающей среды, и тем самым влияет на поведение. Отношение к работе важно в организации.

6. Ценности – это общие убеждения, вера в то, что хорошо, а что плохо в жизни. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности или по признанию чего-то главным.

Ценность, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретается посредством обучения. Каждая организация определяет свою систему ценностей. Эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации.

Приведенные выше характеристики определяют индивидуальность работника. Личность – это сочетание стабильных характеристик. До 70-х годов психологи считали, что личностные черты человек сохраняет в любых ситуациях, а теперь они утверждают, что поведение человека меняется в зависимости от ситуации. Обычно личностные характеристики определяют поведение личности, однако ситуация всё же имеет большее влияние на поведение человека, чем свойства его личности. Учитывая это, организация должна создавать обстановку, которая поддерживала бы тип поведения, желательный для организации.