Технологии и приемы основных форм делового общения. Учебно – практическое пособие

В связи с этим деловые партнеры должны ответственно относиться к передаваемой ими информации.

Но, к сожалению, в деловых разговорах возможны непроизвольные искажения информации, связанные с индивидуальным восприятием партнерами проблем и решения. Причем оно может проявиться на всех этапах принятия и реализации решений: при оценке вероятностей проблемных ситуаций, их оценке, выборе альтернатив (способов решения проблем), оценке эффективности практической реализации принятого решения, коррекции отклонений.

Инициаторам деловых разговорам (руководителям и другим лицам, уполномоченных принимать решения) необходимо не только ответственно, но и критически относиться к получаемой информации, учитывая индивидуально – личностные особенности деловых партнеров.

Прежде всего следует учитывать такие психологические проблемы индивидуального восприятия и принятия решений (Дж. Марч) как:

1) проблемы внимания – человек не может постоянно внимательно относиться к множеству объектов одновременно;

2) проблемы памяти – способность человека хранить информацию ограничена;

3) проблемы понимания – человеку сложно качественно установить причинно – следственные связи между событиям. нередко они делаю неправильные выводы из имеющейся информации;

4) проблемы общения – способность людей обмениваться информацией ограничена, так как не все деловые партнеры владеют навыками делового общения.

Кроме того, следует учитывать психофизиологическое состояние деловых партнеров и их поведение в трудных ситуациях. Тревога, страх, сомнения – они возникают спонтанно и могут повлиять на деловых партнеров.

Также следует учитывать, что с вероятностными оценками деловыми партнерами проблемных ситуаций связаны следующие психологические эффекты:

1) Эффект репрезентативности – человек обычно завышает оценку исходов или вероятности случайных событий, которые в большей мере соответствуют их личному опыту и сложившимся представлениям.

2) Эффект доступности – человек оценивает вероятность событий в зависимости от того, насколько легко эти события приходят на ум, представляются или всплывают в памяти.

3) Иллюзия контроля – субъективная оценка вероятности случайного события зависит от того, насколько сам человек верит, что своими действиями он может повлиять на исход данного события.

4) Феномен валентности – люди завышают вероятность событий с положительными исходами и занижают – с отрицательными, т.е. приятные и желательные события кажутся людям более вероятными, чем неприятные и нежелательные.

Кроме того следует учитывать, что с оценкой правильности выбора альтернатив принятия решения связаны следующие феномены:

1) Якорный эффект – в процессе оценивания альтернатив люди склонны непроизвольно привязываются их к некоторым исходным оценкам, которые были даны кем-то ранее или вообще получены случайным образом.

2) Эффект восприятия риска:

– если человек добровольно ставит перед собой цели и принимает решения для их достижения, то его склонность к риску увеличивается;

– в ситуациях принудительного риска, его отношение к риску изменяется на противоположное.

3) Инерционный эффект – люди обычно переоценивают значимость той альтернативы, которая первой пришла им в голову при решении проблемы. Поэтому во многих случаях они не утруждают себя поиском других вариантов решения, и процесс принятия решения на этом заканчивается.

Если же для решения проблемы генерируются новые альтернативы, то они оцениваются с точки зрения достоинств первой альтернативы. Частный случай – эффект дополнительной альтернативы – если в процессе принятия решения кем-то со стороны предлагается новая, дополнительная альтернатива, то под ее влиянием существенно возрастает привлекательность старых альтернатив.

4) Эффект реактивного сопротивления – любое внешнее давление, которое выражается в ограничении свободы действий или выбора альтернатив, порождает сильную ответную реакцию со стороны человека. Если человеку навязывать или усиленно рекомендовать какое-то решение, то возникает реактивное сопротивление не принимать это решение.

На этапе оценки контроля результата исполнения принятого решения и его коррекции могут возникать следующие психологические феномены:

1) Эффект чрезмерной уверенности – люди в большинстве случаев переоценивают правильность своих решений, т.к. после принятия решения человек склонен искать в собственной памяти такие факты и приводить такие аргументы, которые подтверждают правильность принятого решения.

2) Эффект трудности-легкости:

– при увеличении трудности число правильных решений сокращается, но степень уверенности в их правильности возрастает.

– при уменьшении трудности задачи число правильных ответов увеличивается, но степень уверенности людей в их правильности снижается.

3) Феномен диссонанса. После трудного решения диссонанс связан с появлением и снятием когнитивного (познавательного) диссонанса после принятия решения. Под когнитивным диссонансом понимается противоречие между имеющимися знаниями, мнениями, убеждениями человека и новой информацией или действиями. Например, если руководитель по каким-то причинам вынужден принять на работу малоквалифицированного работника, может возникнуть диссонанс между решением и убеждением руководителя, что у него должны работать только профессионалы.

2.2.3 Основных элементы речевого взаимоотношения исполнителей совместной деятельности

Взаимоотношение исполнителей в совместной деятельности реализуется через право партнерского участия в совместной деятельности. В этих случаях у партнеров возникает возможность реализовать свою потребность в самовыражении в деловом разговоре.

При анализе деловых разговоров партнеров по совместной деятельности (например, члены летного экипажа), в поле зрения должны быть пять основных элементов речевого взаимоотношения. Все они связанны с речевыми разговорами при реализации процедур совместных действий (деятельности) и отражают реализацию права исполнителей как личностей на партнерские деловые и межличностные отношения, т.е. на самореализацию исполнителя как профессионала и личности:

– Работа с информацией («постановка вопросов»). В этом случае реализуется право на получение и передачу нерегламентированной технологиями информации, но, с точки зрения участника, очень важной для достижения совместных целей. Это качество имеет глубокий потенциал для повышения эффективности совместной работы, так как предполагает такие человеческие качества как умение тщательно анализировать условия работы, сопричастность и личную ответственность за результаты совместной работы. И, если что-то неясно и не вписывается в стандартные процедуры – исполнитель задает вопросы (спрашивает), а если считает важным – информирует (сообщает),при этом в команде единомышленников

чувствует себя комфортно, не испытывая с их стороны давления, зная что его право на информацию не будет проигнорировано.

– Отстаивание своего мнения («защита»). Понимается такое

взаимоотношение, когда участник совместной деятельности считает себя обязанным высказать и отстаивать свою точку зрения, если те или иные действия других участников отличаются от планируемых или стандартных. При этом на них не оказывается давление и их поведение разумно – не связано с их упрямством, с отстаиванием любым путем своих позиций.

– Разрешение конфликта. Эта форма взаимоотношений связана с пониманием индивидуальных различий в восприятии, мнениях (оценках, мыслях или действиях) при выполнении совместной деятельности. Продуктивное взаимоотношение в этой ситуации предполагает умение спрогнозировать и предупредить конфликт (столкновение противоречий), а если он уже возник, то перевести его в плоскость устранения межличностных противоречий и перевести их в плоскость деловых отношений, на координацию совместных действий. Чтобы избежать в конфликтных ситуациях «порочного» круга взаимоотношений, следует придерживаться следующих двух правил: не уходить от общения и не применять «силовых» приемов в общении.

– Критика. В данном случае критика понимается как свободное

обсуждение без элементов давления на личность и игнорирования ее при оценке ситуации, предлагаемых решений проблем и действий любого члена совместной деятельности. Разумеется, если деловые и межличностные отношения партнерские, то каждый участник совместной деятельности понимает, что его критические замечания будут с должным вниманием выслушаны, оценены и на них последует адекватная реакция – приняты к сведению и произведены коррекции или аргументировано отведены их доводы, то есть каждый критикующий рассчитывает на объективную и аргументированную обратную связь со стороны своих партнеров по совместной работе.

– Принятие решения. Эта форма взаимоотношений понимается как максимальное включение всех участников совместной деятельности в поиски оптимальных вариантов выхода из создавшейся проблемной ситуации, то есть принятие участие в коллективной выработке решения.

Собственно, принятие окончательного решения – это право руководителя, но на стадии подготовки решения обязательно участие всех членов совместной деятельности.

2.3 Основные требования к деловому разговору

К деловому разговору предъявляются требования правильности, точности, краткости и доступности деловой речи..

Правильность речи.. Хотя не так строги, как у ее письменной формы, говорящие Деловые партнеры обязаны стремиться к соблюдению норм устной деловой речи, следить за правильностью своего языка -слова следует употреблять в строгом соответствии с их значением

Точность и ясность речи – это важнейшее требование к любому деловому разговору. Следует учитывать, что использование специальной лексики профессионального языка деловыми партнерами одной профессии является средством точного и лаконичного выражения их мыслей.

Точность и ясность деловой речи достигается не толь целенаправленным выбором слов и выражений, но и выбором грамматических конструкций с учетом нормам связи слов в них.

Краткость – Учитывая, что деловой разговор – это кратковременный вид делового общения, деловые партнеры не должны злоупотреблять временем и терпением собеседника. В деловом разговоре следует избегать ненужных повторов, излишней детализации и других словесных излишеств. Партнеры должны по возможности точнее и короче излагать суть дела. Слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть исключены из деловой речи.

2.4 Алгоритм восприятия и понимания партнера в деловом разговоре

Деловой разговор – это, прежде всего устная деловая речь при непосредственном общении деловых партнеров. Это дает им возможность непосредственно воспринимать, понимать и воздействовать друг на друга. При этом непосредственный контакт позволяет партнерам использовать мимику, жесты, интонацию и другие вербальные, паралингвистические и невербальные техники и приемы общения.

Во многих видах деятельности проблемные ситуации повторяются и для их разрешения разработаны определенные речевые алгоритмы (стандарты) их решения. Наличие наборов готовых стандартных фраз-клише, проверенных практикой делового общения, в сочетании с использованием профессиональной фразеологии, облегчает ведение деловых разговора. Деловым партнерам не надо тратить дополнительных усилий на поиски нужных формулировок.

Но в ряде ситуаций этого недостаточно, чтобы сформулировать нужную мысль, приходиться использовать обычный разговорный язык.