Технологии и приемы основных форм делового общения. Учебно – практическое пособие

Между этими видами делового общения много общего, прежде всего:

– они интегрированы в деятельность организации;

– имеют общий предмет общения (цели, задачи деятельности);

– используют единые приемы диалоговой коммуникации на основе профессионального языка;

– осуществляются путем прямых и опосредованных контактов персонала между собой и с деловыми партнерами, клиентами.

– ориентированы на соблюдение норм и принципов этики и культуры делового общения;

– осуществляются в служебное время

Но есть и различия между деловым разговором и деловой беседой:

– Деловой разговор – это кратковременный прямой или опосредованный контакт (телефон, другие средства связи), ориентированный на оперативное решение производственных вопросов, возникающих в процессе решения задач совместной деятельности.

– Деловая беседа также ориентирована на оперативное решение производственных вопросов, но это более продолжительный процесс обмена оперативной информацией, точками зрения на решении проблем. Часто деловая беседа заканчивается принятием решения и выбора способов и исполнителей его реализации. Во многих случаях деловая беседа требует подготовки, определенных условий и времени.

2.2 Предмет и функции делового разговора

Деловой разговор – в самом широком смысле это устный речевой контакт между людьми, связанными интересами дела, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений и решения деловых проблем. В ряде других случаев деловой разговор используется для контактов персонала организаций для общения с деловыми партнерами, клиентами. Но, чаще деловой разговор, как правило, направлен на решение задач совместной деятельности.

Взаимодействия и взаимоотношения исполнителей в форме делового разговора выступают как обязательные элементы совместной деятельности.

Взаимодействия – это отношенияпо типу «исполнитель – исполнитель».

Виды взаимодействий исполнителей:

– совместно – индивидуальная деятельность (каждый исполнитель выполняет свою часть работы»);

– совместно – последовательная деятельность (общая задача выполняется последовательно каждым исполнителем);

– совместно – взаимодействующая деятельность (одновременное взаимодействие каждого исполнителя со всеми остальными).

Взаимоотношения – это отношения по типу «личность – личность.

Взаимоотношения определяют морально – нравственное отношение исполнителей к процессу и результатам их деятельности, друг другу и определяют культуру и этику взаимоотношений в рабочих группах.

Речевая активность субъектов совместной деятельности, как исполнителей, так и руководителей должна быть:

а) целенаправленной;

б) мотивированной;

в) целостностной:

г) структурированной;

д) согласованной с действиями;

е) организованной.

Таким образом, в деловом разговоре цели и задачи совместной деятельности направляют речевую активность исполнителей, становится для них побудительной силой и находят отражение в характере их взаимодействий и взаимоотношений.

2.2.1 Основные объекты (предметы) делового разговора

Основным предметом деловых разговоров в большинстве случаев, как правило, являются потенциальные и реальные отклонения и ошибки совместной деятельности, их причины, условия возникновения способы их предупреждения и устранения.

Потребность в деловом разговоре может возникнуть:

– на этапе подготовки к совместной деятельности – при инструктировании о возможных затруднениях в предстоящей деятельности;

– в процессе деятельности – при информировании о возможных затруднениях, при возникновении отклонений и ошибок деятельности, устранении, локализации и предупреждении развития их последствий и др.;

– после выполнения совместной деятельности – при оценке результатов деятельности с целью выяснения причин и условий возникновения допущенных ошибок и отклонений, нахождения мер по их устранению в будущей совместной работе.

Ошибки, допускаемые персоналом при совместной деятельности, могут быть разделены на три основные группы (Park K.,1987):

– Поведенческие, где ошибки и причины их породившие, рассматриваются в связи с физическими и психическими свойствами и качествами исполнителя, вне зависимости от контекста профессиональной задачи;

– Производственные, т.е. ошибки, возникшие ориентированные на решение задач деятельности и возникшие в ходе их выполнения;

– Комплексные.

Данное разделение рационально, так как учитывает две формы отношений деловых партнеров в совместной деятельности: взаимодействия и взаимоотношения.

Взаимоотношения представлены межличностными отношениями и отражают поведенческий компонент совместной деятельности, взаимодействия представлены производственными отношениями и отражают технологию деловых контактов партнеров.

Взаимоотношения является основой, на которой осуществляются деловые контакты по решению производственных проблем. На этом уровне создается и поддерживается благоприятный климат межличностных отношений, а также реализуются вопросы этики и культуры отношений деловых партнеров. Ответственность за поддержание благоприятного климата отношений возлагается на партнеров с высоким рангом или на инициатора делового разговора, они также отвечаю за корректное завершение его.

Надо также отметить, что, кроме решения производственных задач, деловой разговор может быть ориентирован и на выполнение некоторых других интегративных и локальных функций делового общения в организации:

– На интегративном уровне – это реализация социально-педагогической функции, функции делового и социального контроля, социализации.

– На локальном уровне – это реализация функций установления отношений, понимания, оказания влияния на партнеров, а также реализуются побудительная и эмотивная функции.

Причем, более эффективно эти процессы проходят при прямых непосредственных контактах персонала организации. В этих случаях невербальные элементы общения (взгляд, жест, поза, взаимное расположение в пространстве и др.) усиливают влияние паралингвистических характеристик речи (интонации, громкости, пауз и др.). При использовании опосредованных контактов персонала невербальные элементы общения либо отсутствуют (телефонная связь), либо чтение ее затруднено (видео – связь).

2.2.2 Причины искажения оценки проблемной ситуации в деловом разговоре

Каждый деловой разговор всегда ориентирован на решение задач совместной деятельности персонала организации.

При этом следует учитывать, что многие деловые разговоры возникают по инициативе лиц ответственных за принятие решением, так как им необходима информация, чтобы:

1) принять правильное решение в проблемной ситуации и выбрать адекватный способ ее разрешения;

2) осуществлять контроль, оценку и коррекцию реализации персоналом принятых решений.