Технологии и приемы основных форм делового общения. Учебно – практическое пособие

– по целям: стратегическое, оперативное – тактическое, тактическое;

– по функциям: информационное, координирующее, регулирующее, побудительное, позиционное, познавательное, экспрессивное, социально – контролирующее и др.

Деловое (ролевое) общение и неформальное (личностное, межличностное) переплетаются друг с другом и могут переходить одно в другое. В каких бы психологических формах не проявлялось общение – оно деловое, если его определяющим содержанием является социально значимая совместная деятельность.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

1.Монологические виды делового общения:

– приветственная речь;

– торговая речь (реклама);

– информационная речь;

– доклад (на заседании, собрании).

2.Диалогические виды делового общения:

– Деловой разговор (кратковременный контакт, преимущественно на одну деловую тему):

а) контактный деловой разговор (прямой) – непосредственный, «живой» диалог партнеров;

б) телефонный деловой разговор (дистантный), разговор, исключающий невербальную коммуникацию партнеров.

– Деловая беседа (продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений).

– Переговоры (обсуждение с целью заключения соглашения по какому – либо деловому вопросу).

– Интервью (разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения).

– Дискуссия.

– Деловое совещание (собрание).

– Пресс-конференция.

Письменные виды делового общения – это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др

1.3 Основа общения – установление и поддержание контактов между людьми

Основой общения является установление и поддержание контактов между людьми.

Контактирование рассматривается как любой речевой или неречевой знакообмен между партнерами по общению, который оказывает влияние на их поведение.

Единицей контакта, а следовательно, и общения, является обмен коммуникатами, т.е. обмен «знак на знак» от партнера к партнеру.

При анализе контактов партнеров по общению важно понимать:

– какой информацией обмениваются партнеры;

– почему и для чего это делается;

– к каким результатам это приведет.

Практически любой знакообмен – это сообщение партнеру, содержащее богатую информацию. Каким бы кратковременным не был

знакообмен и в какой бы форме не выражался (вербальной, невербальной), всю эту информацию надо уметь прочитать и понять.

Информация, содержащаяся в знакообмене, позволяет судить:

– о существе дела: истинных и скрытых намерениях партнеров

(«Что хочет сообщить партнер?»);

– о позициях, занятых партнером по общению в данный момент зна-кообмена: «пристройка сверху, снизу или рядом» («Какие позиционные отношения навязывает Вам партнер?);

– об особенностях личности партнера, его состоянии («Какое

состояние партнера, каков он как человек?);

– о молчаливом призыве к желанным отношениям в общении («Какие отношения желательны Вашему партнеру по общению?).

Таким образом, в поле зрения должен находиться не только содер-жательный компонент делового общения, но и все то, что принято

называть подтекстом, что позволяет всесторонне понять характер взаимодействий и взаимоотношений партнеров по общению

1.4 Функции делового общения

Функции делового общения целесообразно рассматривать на двух уровнях: интегральном и локальном.

На интегральном уровне делового общения можно выделить следующие функции:

– Регулятивная функция. В процессе общения осуществляется непосредственное или опосредованное воздействие на объект управления. Эта функция позволяет организовывать совместные действия, планировать, согласовывать, координировать и оптимизировать взаимодействие различных объектов управления. От осуществления именно этой функции зависит эффект управленческого общения.

– Функция делового и социального контроля. Известно, что способы решения производственных задач и их результатовимеютнормативный характер (контроль качества по технологическим критериям). Социальный контроль осуществляется на основе морально – этических норм, правил и ценностной ориентации персонала организации. Именно эти составляющие корпоративной (организационной) культуры осуществляют контроль и управление поведением людей в процессе совместной деятельности. Таким образом, поддержание необходимой согласованности и организованности совместной деятельности осуществляется Благодаря функциям делового и социального контроля в организации поддерживается технологическая (производственная) и трудовая дисциплина персонала организации..

– Функция социализации. Эта функция является одной из важных в деловом общения. Включаясь в совместную деятельность и общение не только надо владеть коммуникативными умениями и навыками делового взаимодействия, но и уметь быстро ориентироваться в межличностных и личностных взаимоотношениях с партнером. В процессе делового общения важно не только совместное решение проблем, но и умение действовать в интересах коллектива, личности деловых партнеров.

– Социально-педагогическая функция. В процессе делового общения в организации осуществляется обучение, воспитание персонала, а также развитие личности сотрудников, им передаются практический опыт (знания, навыки, умения и привычки) и основы корпоративной (организационной) культуры (ценности, нормы, правила, предположения). Овладение необходимыми профессиональными умениями и навыками, возможная компенсация недостающих знаний у отдельных сотрудников также обеспечивается социально-педагогической функцией. В организациях не ставиться задача перевоспитать нового сотрудника, но вся система мотивации и стимулирования организации и индивидуальная работа руководителей с персоналом ориентированная на формирование профессионально важных свойств личности, которые и представляют ценности в деятельности.

На локальном уровне рассматриваются функции, реализуемые в процессе конкретного взаимодействия партнеров, обеспечивающие достижение определенных целей в акте общения.

– Контактная. Установление контакта как состояния обоюдной готовности к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимной ориентированности в условиях совместной деятельности.

– Информационная. Обмен сообщениями, т.е. прием и передача каких-либо сведений в ответ на запрос. Кроме того, по невербальным и паралингвистическим коммуникативным каналам передается информация о деловом партнере как о личности, его состоянии, о его отношении к партнеру, о ходе выполнения совместной деятельности, о возможных ее результатах и последствиях.