Настольная книга бизнес-администратора

3. Подготовить к работе свой письменный стол утром. Убрать со стола все ненужные для решения задач группы «А» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

4. Устанавливать сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. Надо стараться приспосабливать их к своим интересам, планировать вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи. Это часто получается легче, чем вы думаете. Для поручения дел подчиненным лучше давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи.

5. Своевременно делать паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность сугубо персональны. Главное – делать их регулярно.

6. Избегать скачков в работе и всегда стараться доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает ваше время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанные однажды действия.

7. Необходимо использовать временные промежутки. Не рекомендуется оставлять незаполненными промежутки времени. Когда они появляются, нужно использовать их с максимальной пользой.

8. Необходимо завершать несделанные дела. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) рекомендуется завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять завалы.

9. Контроль за результатами и самоконтроль – важнейшие функции управления. Контроль и самоконтроль – важнейшие параметры организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы.

10. План на следующий день лучше всего составлять накануне вечером, а утром его перепроверить.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Управление временем невозможно без наличия чувства времени. Нужно его развивать, приложить немного усилий – и довольно скоро получите ощутимый результат. Лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты приложенных усилий, тем более если эти результаты адекватны затратам.

Мозг человека содержит в себе механизм целеполагания, который безошибочно направляет и ориентирует на достижение определенных целей. Благодаря этому механизму человек добивается любой поставленной перед собой цели, если только она ясна, а он при этом достаточно настойчив. Процесс достижения цели происходит почти автоматически. Но именно целеполагание и является главной проблемой для большинства людей.

Величайший враг потенциала в достижении успехов и свершений – зона комфорта, стремление застрять в колее и сопротивляться всем переменам, пусть даже и позитивным. Каждому свойственно бояться и избегать перемен, желать, чтобы все оставалось, как есть, но одновременно и улучшалось. Однако любой рост, прогресс, развитие требуют перемен. Перемены неизбежны, жизнь никогда не стоит на месте. Она всегда меняется в том или ином направлении. Ситуация становится то лучше, то хуже, но никогда не остается прежней.

Правила и советы по планированию рабочего дня, которые мы предлагаем, не носят строго обязательного характера. Некоторые из них могут показаться бесполезными, однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных практических ситуациях. Мы не настаиваем на том, что необходимо применять их все, так как каждый человек устроен по-своему, и к каждому нужен индивидуальный подход. Необходимо воспользоваться всеми перечисленными методами и выбрать для себя наиболее эффективные и оптимальные, те, которые позволят вам лучше организовать своей рабочий день. В управлении известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, т. е. любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени. Следует знать: время не менее ценный капитал, чем деньги, так как последние являются зачастую следствием организации первого.

2.3. Составление бизнес-плана

Назначение и принципы разработки бизнес-плана

В настоящее время все более возрастает роль бизнес-планирования. Все производственные мероприятия и их последствия должны быть заранее просчитаны во избежание финансовых потерь. С другой стороны, это планирование в условиях свободного предпринимательства осуществляется строго внутри организации. Это относится практически ко всем бизнес-проектам и применимо для любой организации.

На начальном этапе разработки проекта для оценки эффективности и целесообразности реализации производятся расчеты по множеству показателей: определяется потребность в материальных, трудовых, организационных ресурсах, выбирается оптимальное территориальное размещение для создаваемого предприятия и производства, принимаются планировочные, технические, технологические и другие решения, на их основе рассчитывается экономическая эффективность создаваемого проекта и т. д.

Вместе с тем для принятия различных решений по проекту и руководителю непосредственно, и всем другим предполагаемым участникам его реализации целесообразно иметь компактный документ, в котором бы отражались основные, достаточные для принятия инвесторских решений, данные. Таким документом служит бизнес-план инвестиционного проекта.

Бизнес-план – форма представления инвестиционного проекта в виде компактного документа, составляемого, как правило, на стадиях предварительного технико-экономического обоснования и содержащего основные сведения об условиях инвестирования, целях и масштабе проекта, объеме и номенклатуре намечаемой к производству продукции, потребных ресурсах, конкретную программу действий по его осуществлению, возможные экономические и финансовые результаты. Он заключает в себе детальное изложение целей, условий, путей и эффективности осуществления инвестиционных проектов.

Основная функция бизнес-плана состоит в том, чтобы дать целостную системную оценку условиям, перспективам развития, просчитать экономические и социальные результаты и затраты будущего осуществления проекта. Данные, заключенные в бизнес-плане, необходимы всем участникам инвестиционной деятельности:

– руководителю для определения экономической целесообразности реализации проекта и выработки программы действий в процессе реализации;

– кредиторам для оценки эффективности и прибыльности будущего проекта и на этой основе принятия решения по кредитованию проекта;

– органам государственного управления в целях регулирования и контроля экономической деятельности, принятия решения о финансировании проекта из государственного бюджета, льготного кредитования и т. д.

Таким образом, бизнес-план содержит в себе строго упорядоченную информацию об экономических планах и перспективах будущего осуществления проекта, мероприятиях по его реализации, финансовом и организационном снабжении программы. Он также выполняет функции рекламы для самих участников проекта.

Содержание бизнес-плана и его структура зависят от размеров создаваемого проекта и области производства и сбыта, в которой он будет реализован. В зависимости от уровня инновационности проектов бизнес-планы, имея сходную структуру, как правило, различаются полнотой проработки разделов и широтой их содержания на разных стадиях разработки. Перед составлением бизнес-плана обычно производится сбор и анализ достоверности необходимой информации, определяются цели и задачи разрабатываемого бизнес-проекта.

Затем на основании данных бизнес-плана намечается финансовая и производственная стратегия, анализируется конкурентоспособность будущей организации, ее продукции или услуг, производится прогнозирование положения на мировом и отечественном рынках, определяются способы решения экономических проблем и методы достижения высоких экономических, финансовых и производственных показателей. Здесь важнейшее значение приобретает достоверность и полнота содержащейся в бизнес-плане информации.

Естественно, для потенциальных инвесторов, кредиторов и деловых партнеров по осуществлению бизнес-проекта наиболее важны в бизнес-плане показатели его финансовой и экономической эффективности, так как их в первую очередь интересует возможность возврата вложенных в проект средств. Кредиторы, в частности, волнуются о сроках возврата кредитов при предоставлении соответствующих условий по кредитованию. Таким образом, необходимость достоверности и полноты информации, содержащейся в бизнес-плане, для данных участников реализации бизнес-проектов имеет первостепенное значение. Однако бизнес-план также должен служить рекламой для потенциальных инвесторов с целью привлечения их к финансированию рассматриваемого бизнес-проекта.

Итак, учитывая вышеупомянутые требования к бизнес-плану от всех заинтересованных сторон, при его разработке нужно использовать следующие принципы:

– объективность и достоверность входной и выходной информации;

– достаточное количество параметров выходных и промежуточных данных, необходимых для принятия решений по проекту на любом этапе принятия решения и реализации;

– комплексность и основательность анализа воздействия основных факторов на проведение и итоги реализации бизнес-плана;

– максимально возможная краткость бизнес-плана. Как правило, не рекомендуется составлять бизнес-план на 25 и более страниц, за исключением сложных сфер бизнеса (например, венчурных проектов), где бизнес-план может достигать 40–50 страниц. Все базовые материалы нужно прикладывать в приложении, так как в основном тексте могут содержаться только необходимые показатели и данные. Особенно не рекомендуют перегружать начальную часть текста плана:

– не должно быть общих и неконкретных фраз;

– необходимо каким-либо образом осуществить выделение привлекательных конкретных бесспорных преимуществ проекта;

– не рекомендуется допускать приукрашиваний и искаженного интерпретирования выходных и других данных, влияющих на принятие решений по проекту.

Содержание и разделы бизнес-плана инвестиционного проекта

Нет строгой структуры бизнес-плана, не позволяющей отклоняться от нее. Однако можно выделить следующие разделы, которые желательно включить в итоговую реализацию:

– общие сведения, включая положение о конфиденциальности;

– резюме;

– краткое описание предприятия и отрасли;

– основная сущность инвестиционного проекта;

– оценка рынков сбыта и конкурентов;

– план маркетинга;

– инвестиционный план;

– производственный план;

– организационный план;

– финансовый план и показатели эффективности проекта;

– анализ рисков проекта;

– выводы и предложения, использованные в резюме;

– приложения.

Бизнес-план начинается с титульного листа, который содержит в себе наименование и адрес предприятия-инициатора проекта, его название, время разработки бизнес-плана.