Справочник по делопроизводству

2.2. Положение о службе ДОУ

Положение о службе ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий его организационно-правовой статус в системе управления предприятия, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами предприятия.

Рис. 2.1.

Открытое акционерное общество «Фасет»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«22» марта 2010 г. № 135

г. Екатеринбург

О внесении изменений в штатное расписание предприятия

В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава предприятия

РАСПОРЯЖАЮСЬ О СЛЕДУЮЩЕМ:

1. Создать с 01.07.2010 на предприятии службу документационного обеспечения управления – службу ДОУ. Установить предельную численность состава службы на 2010 год – 22 должностных единицы, в том числе:

1.1. Административная группа – 2 чел.

1.2. Отдел делопроизводства – 10 чел.

1.3. Отдел хранения документов – 5 чел.

1.4. Отдел технического исполнения документов – 10 чел.

1.5. Отдел обеспечения – 5 чел.

2. Начальнику отдела кадров к 01.04.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии предприятия представить предложения по укомплектованию службы ДОУ, а также кандидатуры на должности начальника службы и его заместителя.

До 01.06.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующее штатное расписание предприятия, утвержденное приказом от 00.00.0000 № 000.

3. Ввести в действие с 01.07.2010 уточненное расписание предприятия (приложение 1 к настоящему распоряжению).

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия.

Приложение: по тексту, всего – на 1 л.

Генеральный директор личная подпись А.А. Агеев

Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина

Начальник отдела кадров личная подпись Д.Е. Жур

Рис. 2.2.

Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:

1. Наименование вида документа.

2. Дата документа.

3. Регистрационный номер документа.

4. Место составления или издания документа.

5. Гриф утверждения.

6. Заголовок к тексту.

7. Текст.

8. Подпись.

9. Визы согласования[27 - Если предусмотрено согласование проекта.].

10. Отметка о наличии приложения[28 - При наличии приложений.].

Проект положения о подразделении подписывает его руководитель (начальник), а утверждает, как правило, руководитель предприятия.

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение (см. приложение 2 к настоящему пособию) и Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).

2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы) в составе службы ДОУ

Положение о подразделении в составе службы ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий организационно-правовой статус данного подразделения (отдела, группы) в системе управления службой ДОУ, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами службы ДОУ.

Оформление документа производится с соблюдением правил, изложенных в предыдущем параграфе. При подготовке текста положения о подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения – например, примерное положение об архивном отделе (см. приложение 3 к настоящему пособию)[29 - См. в этой связи, например, положение об архивном отделе органа местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 9 октября 2001 г. № 76.].

2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция по документационному обеспечению управления – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления[30 - В ряде источников – технологии (работ).] ДОУ предприятием и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов по вопросам данного вида обеспечения. Проект инструкции по документационному обеспечению управления предприятием целесообразно разрабатывать на основе соответствующих нормативно-методических документов[31 - См.: Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.). См. также: Методические рекомендации ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. Необходимо иметь в виду, что данные рекомендации определяют требования к разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.], и с учетом особенностей организационно-правовых условий осуществления предприятием своей деятельности.

Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:

1. Наименование вида документа.

2. Дата документа.

3. Регистрационный номер документа.

4. Место составления или издания документа.

5. Гриф утверждения.

6. Заголовок к тексту.