Справочник по делопроизводству

Рис. 3.9.

Разработка проектов Табеля форм документов и Альбома форм документов организуется параллельно и предусматривает:

1. Предварительное изучение применяемых предприятием форм управленческих документов.

2. Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом.

3. Уточнение структуры табеля и альбома.

4. Оформление проектов табеля и альбома.

5. Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома.

6. Утверждение проектов табеля и альбома.

Рис. 3.10.

Работа по разработке проектов табеля и альбома начинается с предварительного изучения применяемых предприятием форм управленческих документов. Выполнение этого этапа позволит разработчикам установить соответствие состава управленческой документации предприятия:

задачам управления его деятельностью;

текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации.

Таким образом, предварительное изучение способствует определению (уточнению) состава и содержания задач управления деятельностью предприятия, а также (в предварительном порядке) степени соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых предприятием, этим задачам. В конечном счете это, как свидетельствует практика, позволяет повысить эффективность управления деятельностью предприятия и применяемой им документированной информацией.

По результатам предварительного изучения формулируются предложения, направленные на оптимизацию состава управленческой документации предприятия[84 - Посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативных правовых актов, а также распорядительных и нормативно-методических актов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.]. При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.