Справочник по делопроизводству

Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).

При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:

1. Положением о подразделении.

2. Инструкцией по виду деятельности подразделения.

3. Должностными инструкциями сотрудников подразделения.

4. Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения[58 - В части, затрагивающей вопросы деятельности данного подразделения.].

5. Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3–5 лет[59 - За исключением случаев, когда номенклатура дел разрабатывается впервые.].

6. Типовыми и примерными номенклатурами дел.

7. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

8. Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах.

Рис. 3.3.

Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:

1) о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;

2) об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;

3) об организационной структуре и штатной численности подразделения;

4) о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.

Предварительное определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:

основное содержание дела;

состав помещаемых в него документов;

их функциональную и видовую принадлежность.

В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).

В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов[60 - Состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться.]:

1. Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.).

2. Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа).

3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа).

4. Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело.

5. Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело.

6. Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело.

7. Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями.

Рис. 3.4.

Последующая конкретизация заголовков дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:

1. Заголовки дел, формируемых из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин «документы», дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в дело: планы, списки, доклады и т. д.[61 - Например: «Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения информационной безопасности на предприятии».].

2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин «переписка», дополненный пояснением – с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:

а) заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов)[62 - Например: «Переписка с органами местного самоуправления».].

Рис. 3.5 (начало).

б) заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки[63 - Например: «Переписка по вопросам повышения квалификации работников – руководителей подразделений и их заместителей».].

Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом[64 - Например: «Переписка с ОАО «Фасет» по вопросам НИОКР».].

3. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т. п.), должны содержать наименования последних. При этом:

а) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов)[65 - Например: «Материалы заседаний аттестационной комиссии».].

б) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней[66 - Например: «Документы по обмену опытом муниципального управления с администрацией Ленинского района Московской области».].

4. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты)[67 - Например: «Ежегодные планы командировок и деловых поездок работников ОАО «Аверс».].

5. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат наименование таких документов (группы документов) во множественном числе[68 - Например: «Распоряжения по вопросам документационного обеспечения управления предприятием».].

6. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов) – например, дела, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов – включают общий для всех частей (томов) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома)[69 - Так, для дела, сформированного из справочных материалов по вопросам производственной деятельности за текущий год общий заголовок может быть сформулирован следующим образом: «Справочные материалы по вопросам производственной деятельности за 2010 год», а заголовок первой части (тома), дополняющий общий заголовок, формулируется, к примеру, так: «Том 1. Справки, служебные записки, заключения по вопросам производственной деятельности за 1 – е полугодие 2010 года».].

Рис. 3.5 (окончание).

Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.

В пределах каждой строки листа (бланка) записываются не менее двух-трех вариантов заголовка дела. Затем из них выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.

Последующая систематизация заголовков дел выполняется в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых из:

1) организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих на предприятие для руководства в практической деятельности и затрагивающие вопросы (направления) деятельности соответствующего подразделения;

2) локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов предприятия, регламентирующих вопросы (направления) деятельности подразделения;

3) организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством подразделения: распоряжений, указаний и пр.