Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке

КП

– Что КП? О каком проекте идет речь?

СРОЧНО составить КП

– В какой срок? По какому проекту?

Задача по проекту

– По какому? Какая? Как мне это понять?

Отчет

– О чем? Как мне потом искать этот отчет в почте?

Презентация рассадка ВАЖНО

– Мне нужно тут что-то делать?

Основная ошибка в составлении темы такая: автор письма думает, что его получатель в любом случае откроет письмо. Поэтому не так важно, что написано в теме. «Ну подумаешь, неинформативная тема! Всё равно получатель обязан мне ответить. Вот пусть отвечает».

А в реальности так: человек открыл письмо и понял, что не может сию секунду ответить – например, он занят. Тогда он откладывает письмо и забывает, пока не вспомнит сам или мы ему не напомним.

Гораздо удобнее, когда у читателя есть возможность самому решить, когда и какие письма читать. Он хочет иметь возможность по одной лишь теме понять, что от него требуется. И уже исходя из этого расставлять письма в порядке важности.