Руководство для модератора групповой работы

• от представителей других групп;

• от приглашенных экспертов;

• от людей, выбранных из числа участников в качестве представителей позиций заинтересованных сторон.

Вопросы могут быть на уточнение и прояснение, а могут быть на критику предложений. Кроме того, само время, выделенное на вопросы, может быть регламентировано или нет.

Обсуждение может быть организовано как представление и защита разных позиций.

Отдельные элементы коллективной работы

Это приблизительное время на основные элементы, из которых собирают сессию.

Шоу как форма организации обсуждения

В шоу, в частности в телевизионных, накоплен огромный опыт:

• вовлечения;

• анализа информации;

• поиска неожиданных способов решений.

Вот лишь несколько примеров:

• «сто к одному» – проводится предварительный опрос участников по тематике обсуждения, а потом сравниваются их ответы с ответами экспертов;

• буллшит бинго[3 - http://bullshit-bingo.ru/] – побуждает участников внимательнее слушать докладчиков и фиксировать ключевые тезисы;

• «битва быков» («дуэль», «баттл») – эксперты выступают в качестве оппонентов вокруг какого-либо тезиса.

И так далее.

Норма (формула) высказывания

Структурированное обсуждение предполагает, что модераторы предлагают участникам использовать определенные словесные формулы для выражения своих мыслей.

Во-первых, это резко повышает качество содержания.

Во-вторых, помогает убрать из общения лишние слова и фразы. Не секрет, что человек тратит довольно много времени и слов, чтобы подобраться к сути того, что хочет выразить. Норма высказывания помогает сразу перейти к передаче смысла.

В-третьих, использование формул высказывания позволяет участникам быстрее перейти на единый язык общения. Важно, что это язык, предложенный модераторами, то есть нейтральный для всех участников.

Самое сложное – это предложить такую формулу высказывания, которая будет пониматься однозначно.

При этом и сам модератор должен строго придерживаться заданной им нормы.

Правила для конструирования сессии

Эти правила не являются жестким требованием, скорее рекомендациями, проверенными опытным путем.

• В обсуждении должны быть представлены все заинтересованные стороны, но не должно быть «лишних» людей, тех, кто не добавит в ход обсуждения ни информации, ни нового взгляда, а также не будет пользователем результатов обсуждения. Правило «необходимого и достаточного» позволяет определить число участников сессии.

• Чем более детальное обсуждение предполагается, тем меньше должны быть группы участников. Правило позволяет определять необходимое число модераторов. Наш опыт показывает, что на стадиях согласования представлений, взглядов, мнений численность группы должна быть от 7 до 20 человек. При обсуждении проектных идей или при планировании проекта число участников обсуждения должно быть меньше: от 3 до 7 человек.

• Обсуждение (сессию) необходимо строить по одной из схем:

– Практика – теория – практика. Вначале участники что-то делают, что-то пробуют сами, потом получают инструментарий для решения своих задач и потом решают задачу с помощью полученного инструментария. Когда участники что-то попробовали, у них есть опыт, который позволяет им понять, какую часть теоретического материала и каким способом они могут применить. Это резко повышает усвоение материала.

– Вызов – обсуждение – игропрактика (эксперимент) – обсуждение. В этом случае крайне важно сделать провокацию, установить высокую планку требований и побудить участников её перепрыгнуть. На первом этапе идет работа с мотивацией участников. Игропрактика – это способ быстро и дешево проверить свои гипотезы.

– Текущие проблемы – актуальные задачи – способы решения (проблем). Часто люди не могут перейти к конструктивному обсуждению, не отрешившись от забот, которыми полна их жизнь. Выписывание текущих проблем позволяет затем переключиться на обсуждение важного, чтобы в конце, найдя решение задач, вернуться к списку проблем и проверить, разрешаются ли и они тоже.

• Чем более структурированные требования по оформлению результатов обсуждения (см. также главу «норма высказывания»), тем более группа может быть самостоятельной в своей работе. Правило позволяет определять, какое число рабочих групп может поддерживать модератор[4 - Возразят, что в open space модератор формально вообще один, хотя ни само обсуждение, ни требования к результату практически не структурированы. Однако в каждой группе кто-то берет на себя функции (и роль) модератора. Поэтому фактически в каждой группе модератор есть.].

• Минимальное время, которое необходимо выделять группе на обсуждение, – полтора часа. Больше чем три часа в одной форме работы людям очень сложно сохранять внимание на обсуждении одного вопроса.

• Перерывы между отдельными частями обсуждений должны быть или короткими (не более пяти минут), или длинными (до получаса). В первом случае вы показываете, что это перерыв организационный, фиксирующий переход от одной формы работы к другой, позволяющий участникам переставить мебель, перейти в другое помещение и т. п. Во втором случае вы даете участникам полноценно передохнуть и пообщаться.

Ранжирование идей

Мы часто в работе с группой используем прием «ранжирование идей». Это способ и для участников, и для модератора сделать очевидными приоритеты. Это простой и быстрый способ привлечь всех участников к обсуждению идей и предложений.

Что это дает?

С точки зрения групповой динамики: максимальную вовлеченность участников в работу, особенно во время общих обсуждений. Это возможность, пусть и опосредованно, выразить своё отношение каждому участнику, когда нет возможности выделить много времени на вопросы и перекрестное обсуждение.

С точки зрения содержания: на этом этапе группа (или отдельные ранее «тихие» участники) начинают отстаивать формулировки, уточнять границы и суть идей – то есть серьёзно относиться к тому, что сказано/предложено. Ранжирование по разным признакам позволяет рассмотреть ситуацию под разными углами и наметить наилучший маршрут продвижения в обсуждении темы. Кроме того, итоговый выбор часто открывает для группы рассматриваемый вопрос с новой стороны.

С точки зрения времени, выделенного на обсуждение, ранжирование позволяет сфокусироваться на том, что важно для большинства.

Организация ранжирования

• Необходимо заранее подготовить несколько оснований для сравнения. Мы обычно используем не менее трех. Например, самый эффективный в реализации, самый быстрый в реализации, самый дешевый в реализации.

• Выбранные вами основания для ранжирования должны опираться на постановку задачи для группы.

– Пример 1: вы хотите поискать новые стратегические горизонты, выйти «из ящика» – тогда основаниями для сравнения могут быть: «безумность идеи» (насколько идея не укладывается в текущие представления), новизна для группы (насколько для собравшихся это терра инкогнита и никто ничего о подобном не слышал), перспектива стать доминирующим продуктом/захватить рынок и т. д.

– Пример 2: вы хотите описать план работ на ближайший период (год-два) – в этом случае самыми частыми основаниями мы выбираем: скорость реализации (насколько быстро), затраты на реализацию (насколько дешево), масштаб эффекта, скорость согласования и др.

– Пример 3: вы хотите сделать нечто, что требует согласованных действий большого числа людей, – тогда удобными критериями будут тиражируемость, охват и вовлеченность людей, размер кумулятивного эффекта и т. д.

• Способ и основания для ранжирования также зависят от места в конструкции сессии. В самом начале имеет смысл сосредоточиться на наиболее интересных идеях. Ближе к концу следует сделать фокус на реализуемости предложений.

Для проведения ранжирования необходимо заранее подготовить списки, сделать их видимыми и доступными для участников. Как правило, мы даем участникам два голоса, что позволяет им выбирать не только свои предложения. Однако число голосов может быть и большим, что в первую очередь зависит от числа идей или предложений, которые внес в список отдельный участник.

При ранжировании важно быстро провести подсчет голосов. Самый быстрый способ – попросить участников поднимать руки и записывать результат подсчета на флипчарте. Один модератор может вести процедуру, а его коллеги разделяют зал между собой и считают голоса. Сейчас появились приложения для телефонов, позволяющие делать ранжирование в электронном виде.