Стратегическое планирование

ЧЕМ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ ДОКЛАДЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Доклады об исполнении НЕ являются ежедневными докладами руководителей, а также их подчиненных. Ежедневные доклады – это обычные информационные сообщения.

Они содержат:

1. Информацию о деятельности в их области.

2. В особенности информацию о любых важных событиях, которые происходят.

3. Любую информацию, которая могла бы представлять интерес для начальника.

Такие доклады должны быть очень точными, они не должны содержать обобщений и не должны строиться на предположении, что получатель знает данный вопрос.

Укажите «имя, звание и личный номер», но в этих докладах никогда не должно быть информации типа «Сегодня звонил господин Джонс». Это предполагает, что получатель должен вспоминать о том, кто такой господин Джонс: «А, это господин Джонс из Американской торговой ассоциации». Предоставьте достаточно данных, чтобы можно было ясно определить: КТО. А также, конечно, достаточно данных, чтобы можно было ясно определить: ЧТО или ПО ПОВОДУ ЧЕГО.

И никогда не используйте сокращения, способные внести путаницу. «С/Д» может означать «Стив Дэниелс», или «совет директоров», или даже «срочные дела»!

ЧЕМ ЯВЛЯЮТСЯ ДОКЛАДЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Доклад об исполнении является именно ДОКЛАДОМ ОБ ИСПОЛНЕНИИ, то есть завершенным циклом действия, о котором человеку, издавшему приказ, докладывают как о ВЫПОЛНЕННОМ цикле действия.

Это не тот цикл, который начат, и не тот, который находится в процессе выполнения. Это завершенный цикл, СООБЩЕНИЕ О КОТОРОМ, КАК О ВЫПОЛНЕННОМ, ВЕРНУЛОСЬ К ЧЕЛОВЕКУ, ИЗДАВШЕМУ ПРИКАЗ, чтобы закончить командный цикл общения.

Просто начать выполнять цикл – не значит выполнить приказ. Добиться некоторого прогресса – не значит выполнить приказ. Выполнить приказ – значит довести весь цикл до завершения. И чтобы доложить о нем как о ВЫПОЛНЕННОМ, подать затем доклад об исполнении человеку, отдавшему приказ.

Доклад об исполнении должен свидетельствовать о том, что первоначальный приказ выполнен, о нем делается запись в журнале, и ответ направляется тому, кто отдал приказ. Стандартная формула общения.

На практике доклад об исполнении оформляется следующим образом:

1. Доклад об исполнении пишется в форме обычного послания, направляемого через руководителей человеку, издавшему приказ.

2. Вверху страницы, посередине, пишется заголовок «ДОКЛАД ОБ ИСПОЛНЕНИИ».

3. В докладе в краткой, сжатой форме содержится описание того, что было сделано.

4. К нему скрепкой прикрепляются ВСЕ первоначальные приказы, с тем чтобы человек, издавший приказ, а также секретари на линии могли сразу увидеть, что именно было приказано, и, сравнив это с тем, что было сделано, убедиться, что это действительно исполнено, что это – законченный цикл.

5. Любая другая относящаяся к делу информация также прикрепляется скрепкой к докладу об исполнении. Например, копия написанного письма, если был отдан приказ написать письмо.

6. ДОКЛАД НАПРАВЛЯЮТ ЧЕЛОВЕКУ, ОТДАВШЕМУ ПРИКАЗ, через любого коммуникатора, который делает запись в журнале о выполнении приказа.

7. Он содержит подтверждение: то, что было сделано, действительно завершено. Например, «Прилагаемый приказ выполнен».

Далее. Существуют долгосрочные задачи и краткосрочные задачи. И хотя о долгосрочных задачах не докладывают как о выполненных, до тех пор пока их выполнение действительно не будет закончено, это не мешает докладывать о завершении краткосрочных задач, из которых складывается выполняемая долгосрочная задача.

Цель этого не в том, чтобы сказать, что следует составлять доклады о ходе работ. Нет. Мы заинтересованы только в ЗАВЕРШЕНИЯХ. Но разве ВЫПОЛНЕННАЯ краткосрочная задача не является завершением?

Доклады об исполнении приказов руководителя пишутся не на имя секретарей руководителя, но они направляются через них, чтобы можно было сделать отметку в журнале и передать их руководителю. Кто отдает приказ, тот и получает ответ.

В том случае если секретарь руководителя должен получить доклад об исполнении одного приказа от нескольких человек, он обычно хранит этот доклад до тех пор, пока все эти терминалы не пришлют свои доклады. В случае если некоторые области деятельности не отчитываются, он отправляет послание вместе со сводкой докладов об исполнении из тех областей, которые выполнили приказ, а также копию приказа о дисциплинарных мерах, предпринятых в отношении тех областей, которые не выполнили приказ. Это ни в коем случае не используется для того, чтобы необоснованно задерживать доклады об исполнении, хотя, конечно же, выполнение приказа полностью завершено лишь тогда, когда это сделано всеми, кому он был отдан.

ЗАСТРЯВШИЕ ИЛИ ЗАВИСШИЕ ЗАДАЧИ

Всегда выясняется, что, если какая-либо важная задача не выполнена, в ней есть какой-то «стопор» или «дефект», неизвестный и не обнаруженный.

В случае если приказ или задача не выполняется, или если не предпринимается никаких действий, или как только появляется какой-нибудь стопор, секретарь руководителя, предприняв все обычные действия по проверке программы с целью удостовериться, что программа полностью понята, а также подтолкнув тех, кто занимается программой, и лично проведя опрос, отправляет копию приказов в отделение коррекции вместе с информацией, которой он располагает, и просьбой носить шляпу, к обязанностям которой относится коррекция организации и выяснение того, где же «стопор».

Часто это делают до того, как снять человека с должности, или вместе с применением мягких дисциплинарных мер. Это основано на теории о том, что остановка потока всегда означает, что присутствует «стопор» (непонятые слова, что-то неизвестное человеку и т.д.), который отделение коррекции может устранить, но который останется не обнаруженным, если на этом этапе будут использовать только дисциплинарные меры. Это не исключает дисциплинарные меры, это дает руководителю еще один инструмент, с помощью которого можно добиться выполнения приказов.

Отделение квалификации обнаруживает, где находится один или несколько этих «стопоров» И ПЕРЕДАЕТ ВЫПОЛНЕНИЕ ЭТОГО ДЕЙСТВИЯ ОБРАТНО В ТО ОТДЕЛЕНИЕ (ИЛИ ТОМУ ЧЕЛОВЕКУ), КОТОРОЕ ЗА НЕГО ОТВЕЧАЕТ. Само отделение квалификации не завершает действие, оно находит «стопоры», ставит все на свои места и возвращает это дело человеку, которому был отдан приказ.

И таким образом даже застрявшие и зависшие задачи выполняются, и, в свою очередь, об их выполнении докладывают человеку, отдавшему приказ, отправляя доклад об исполнении.

Доклад об исполнении

Кому: Ответственному за программу 24 декабря 2008 г.

_______________________________

От: Зам. по техническим вопросам

Программа по переезду в новый офис

на ул. Красноармейская, 65

Задача: Описать обязанности сотрудников при переезде (рабочие группы, ответственные, обязанности по упаковке, обязанности по распаковке).

Что было сделано: Посмотрела объем работ, описала все имущество компании по комнатам, также учла всю мебель в офисе. Закрепила за каждым сотрудником сбор его рабочего места, то, что он будет дополнительно упаковывать, а также учла, что, если сотрудник закончит раньше, помогает другому. Все это описала в виде проекта.

Доказательство:

Приложение: Проект по ответственным за упаковку/распаковку.

Это верно.

С уважением,

Герасименко Марианна

Заместитель директора по техническим вопросам

ГЛОССАРИЙ

Аберрированный – находящийся под воздействием аберрации. Аберрированное поведение – это неправильное или неразумное поведение. Аберрация – отклонение от рационального мышления или поведения. Быть аберрированным – значит ошибаться, совершать промахи или, более точно, иметь фиксированные идеи, которые не являются правдой.

Аффинити – любовь, симпатия или какое-либо другое эмоциональное отношение; степень расположения. Основное определение аффинити – это мыслезаключение о том, желает ли человек находиться близко или далеко от чего-то или кого-то. Если человек не хочет быть близко с чем-то, то имеет место низкий уровень аффинити и наоборот.

Дев-ти – искусственно созданные, ненужные действия, совершаемые вместо того, чтобы выполнить только одно правильное действие. Происходит от английского dev-t, сокращение от developed traffic – «излишнее движение». Например, сообщение, которое было неправильно адресовано, является примером дев-ти так как приводит к необходимости делать лишнюю работу – возвращать сообщение отправителю и переадресовывать его, чтобы исправить ситуацию.