Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Проблема – недостаточная квалификация сотрудников для обслуживания новой техники. Преобразуем ее в задачу: «Повысить квалификацию сотрудников, чтобы они могли обслуживать новое оборудование».

Шаг 2.

Определим этапы, т. к. сразу определить конкретные шаги тяжело:

1. Определить требуемый уровень компетентности коллектива;

2. Определить текущий уровень компетентности коллектива;

3. Повысить уровень компетентности до требуемого.

4. Поддерживать уровень компетентности на нужном уровне.

Шаг 3.

Теперь в каждый этап нужно добавить конкретики, т. е. определить те дела, которые можете сделать именно вы сами:

1. Определить требуемый уровень компетентности коллектива;

1.1. Самостоятельно или при помощи специалиста определить список задач по обслуживания оборудования, которые должны уметь делать сотрудники.

1.2. Самостоятельно или при помощи специалиста составить список инструкций, необходимых для обслуживания оборудования.

1.3. Разделить задачи по сложности и частоте на:

– частые и несложные, около 70–75 %;

– редкие и сложные, около 20 %;

– очень редкие и повышенной сложности, 5–10 %.

1.4. Посчитать, сколько сотрудников должны соответствовать каждому из уровней:

– задачи первого типа – все сотрудники;

– второго – 20 %, но не меньше двух сотрудников;

– третьего – 10 %, но не меньше двух сотрудников.

2. Определить текущий уровень компетентности коллектива;

2.1. Протестировать сотрудников на выполнение действий по необходимым инструкциям, результаты свести в таблицу.

2.2. По результатам выделить слабые места и составить план обучения или самообучения сотрудников.

3. Повысить уровень компетентности до требуемого.

3.1. Подготовить инструкции и обучающие материалы (самостоятельно или с помощью специалиста).

3.2. Дать каждому сотруднику задание.

3.3. Периодически и выборочно контролировать процесс обучения.

3.4. Провести итоговое тестирование по окончанию срока обучения.

3.5. Если результаты не достаточно хорошие, то повторить действия начиная с п.2.2.

4. Поддерживать уровень компетентности на нужном уровне.

4.1. В течении года выборочно проверять уровень компетентности сотрудников.

4.2. Раз в год проводить проверку компетентности всего коллектива.

4.3. Если результаты неудовлетворительные повторять п.п. 2.2–3.3.

Как видим, даже такую сложную задачу можно записать по схеме близкой к «5 по 5».

Шаг 4.

У начальника обычно много текучки. Поэтому для него может стать проблемой работать над стратегическими задачами. Обучение персонала – одна из таких задач. Поэтому здесь важно к каждому пункту дописать: «Выделить 15 мин, чтобы … (например, определить требуемый уровень компетентности коллектива).»

Следующий этап – 30 мин., потом 45 мин. Скорее всего достаточно будет выделять до 45 мин. в день чтобы двигать и контролировать процесс обучения.

Шаг 5.

В зависимости от загруженности, получится выделить 15 или 30 мин. Обычно именно этот интервал находится в зоне развития, т. к. отключение от текучки на 45 мин и больше может вызвать не столько вашу панику, сколько панику руководства.

Итак: 15, 30 мин – зона развития, 45 мин – зона паники.

Шаг 6.

Можно определить такие цели:

В течении 2-х недель уделять как минимум 4 раза в неделю по 15–30 мин теме обучения сотрудников.

Через две недели как минимум 1–2 раза в неделю – по 45 мин, остальные 15–30 мин.

Глава 2. Компетентность сотрудников и коллектива

Есть ли у Вас уверенность в том, что ваш коллектив справиться со своими задачами? Или каждый день проходит как по минному полю? А при звонке своего начальника вы вздрагиваете, ожидая нового нагоняя или невыполнимого задания? Как же обрести такую уверенность и чувствовать себя защищенным в «кольчуге» навыков коллектива?

Как достичь такой уверенности разберем в этой главе. Для этого достаточно выполнить три задачи:

1. Определить перечень необходимых компетенций, исходя из задач коллектива и ожидаемых результатов;

2. Определить текущий уровень компетентности коллектива;

3. Повысить уровень компетентности до требуемого.