Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания

Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания
Александр Кудряшов

Совещания являются незаменимым, но не всегда эффективным инструментом повседневной деятельности руководителей на различных уровнях организационной иерархии. На совещаниях хорошо видны примеры высокоорганизованной, командной работы, так и сбои, ошибки и недостатки, ведущие к потерям времени и пессимизму участников. Руководители и участники совещаний хотят сделать эти мероприятия лучше и полезней. Вопросам повышения эффективности совещаний и посвящена эта книга.

Сага о служебных совещаниях

Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания

Александр Кудряшов

© Александр Кудряшов, 2021

ISBN 978-5-0055-6412-2

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Cовещания являются незаменимым, хотя не простым и не всегда эффективным инструментом повседневной деятельности руководителей на различных уровнях организационной иерархии.

На совещаниях хорошо видны примеры высокоорганизованной, командной работы, так и сбои, ошибки и недостатки, ведущие к потерям времени и пессимизму участников. Все хотят улучшений в этой сфере, но эффективность совещаний не обеспечивается сама собой. Без систематических усилий по подготовке и проведению совещаний, по контролю исполнения решений, они могут быстро превратиться в бессмысленные, ритуальные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников.

При этом современные «прозаседавшиеся» зачастую и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от руководства. Повторяющиеся плохо организованные совещания являются не только источником значительных потерь рабочего времени участников, но и зримым примером недостаточной корпоративной культуры, фактором дискредитации руководства, а иногда и действенным методом дезорганизации управления компанией. Каков же выход? Меньше заседать? Вовсе отказаться от совещаний? Правильный ответ – устранять потери и повышать эффективность совещаний.

В значительной степени эффективность совещаний можно поднять за счет четкого структурирования бизнес – процессов совещаний, устранения типовых ошибок, возникающих на различных этапах подготовки и проведения совещаний, с помощью регламентов, отработанных методик и рекомендаций проведения совещаний, поддержанных современными информационными системами. Этим вопросам и посвящена данная книга.

Книга содержит также ряд приложений, которые могут быть полезны при совершенствовании совещаний на предприятиях. Эти материалы включают:

1. Шаблон регламента управления совещаниями и краткую памятку о проведении совещаний, которые можно использовать для разработки собственного регламента предприятия;

2. Структурированный по бизнес – процессам перечень основных недостатков совещаний, составляющих основу для критического анализа и улучшения состояния дел с совещаниями на предприятии;

3. Таблицу для самоконтроля эффективности служебных совещаний, позволяющую самостоятельно и оперативно получить количественные оценки совещательных процессов предприятия;

4. Подходы к совершенствованию бизнес – процессов совещаний на базе методов «бережливого производства»;

5. Список контрольных вопросов совещания, позволяющий объективно оценить уровень подготовки совещаний и использовать эти вопросы для лучшей организации совещаний и устранения возникающих на них ошибок;

6. Общее описание системы автоматизации совещаний;

7. Программа бизнес – тренинга по эффективным совещаниям;

8. Примеры служебных совещаний в литературных произведениях и кинофильмах.

Книга рассчитана на руководителей компаний, их заместителей, руководителей подразделений, проектов, других менеджеров и должностных лиц, которые, по роду служебных обязанностей, регулярно проводят или участвуют в совещаниях. Здесь они найдут объяснения многим недостаткам и «узким» местам совещаний, а представленные подходы, методы и средства будут способствовать переводу этих рутинных и часто скучных и малополезных мероприятий в эффективный институт управления.

Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не только секретари, помощники и технические специалисты, которым (при всем уважении к этим профессиям), иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, овладев материалами книги, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний. Эта книга будет интересна и рядовым участникам, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями.

Полагаем, что этот материал привлечет внимание менеджмента к проблеме эффективности совещаний, даст повод задуматься о том, все ли в порядке с этим делом на родном предприятии, поможет сдвинуться с места и предпринять практические шаги по улучшению организации и проведения совещаний.

Отличием книги от ранее опубликованных изданий состоит в более полном и детальном структурировании бизнес – процессов совещаний на шесть основных этапов: организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ. Такая формализация обеспечивает лучшее управление совещаниями и позволяет более четко определять источники потерь и устранять недостатки совещаний.

Отдельная глава описывает манипуляции на совещаниях, а также способы предупреждений и борьбы с ними. Жертвой манипуляций может стать отдельный участник, группа сотрудников, а иногда руководитель совещания и все собрание в целом. Также можно высказаться и о самих манипуляторах: это может быть участник совещания, группа сотрудников, и конечно, руководитель, проводящий совещания. Бывает, что секретарь или помощник руководителя выступает в роли манипулятора, а иногда и он становится жертвой манипуляций. Вариантов много. И без этого невысокая эффективность совещаний будет дополнительно снижена действиями манипуляторов всех мастей и их жертв (зачастую, это одни и те же лица в различных ситуациях и на различных совещаниях).

Наконец, в книге показан с практической точки зрения механизм включения служебных совещаний в контур управления предприятием, в рамках реализации итеративно – циклической модели управления, что позволяет использовать совещания как важный инструмент менеджмента и последовательно перейти от совершенствования совещаний к повышению эффективности управления предприятием, компанией, организацией в целом.

Применение предлагаемых методов и средств позволит получить отдачу оперативного и долгосрочного характера, которая может быть выражена в сокращении потерь времени, совершенствовании порядка в организации и проведений совещаний, в улучшении внутрифирменных коммуникаций, повышении управляемости и росте общей эффективности компании.

Книга будет полезна руководителям и специалистам в организациях и на предприятиях различных форм собственности и отраслевой принадлежности.

Автор проводит вебинары и дает бизнес-консультации по теме эффективных совещаний.

Почта: info@auto-management.ru

Сайт: https://auto-management.ru

Глава 1. О служебных совещаниях

1.1. Признаки и разновидности служебных совещаний

По материалам некоторых исследований, в течение года топ-менеджеры затрачивают на совещания до 50% рабочего времени, руководители среднего уровня – примерно 30% (включая время на подготовку и для исполнения решений). Потери компании от одного неэффективного совещания могут достигать сотен долларов на каждого участника. Например, в США затрачивается ежегодно порядка 4 млрд. долларов на проведение 25 млн. деловых встреч и совещаний, причем КПД совещаний не превышает 30% (9). Легко оценить отдачу от совершенствования совещаний, полученную, например, если хотя бы на 10 – 20%% сократить затраты времени на их проведение!

Следовательно, в улучшении совещаний заключена прямая экономическая выгода – экономия рабочего времени, чем уже нельзя пренебрегать. Для обеспечения задач управления компании расходуют значительные средства на информатизацию. Однако, создавая перспективные комплексы аналитической обработки, автоматизируя управление бизнес – процессами, внедряя развитые интеллектуальные системы, на предприятиях очень часто не замечают тех источников эффективности, что находятся под рукой.

Совещания – это обыденная вещь, они всем известны, особенно руководству, от них ничего нового и хорошего не ждут. Это же не изощренные корпоративные порталы и базы данных или экзотические системы управления знаниями, с многомиллионными бюджетами, предложения по которым от ведущих ИТ-поставщиков льстят самолюбию, ласкают слух и воображение больших боссов.

По сравнению с такими перспективами заниматься улучшением совещаний как-то несолидно, да и что здесь можно улучшить? Ведь совещание во многом является производным от личности руководителя, который породил (или приспособил, подстроил) это мероприятие под себя, установил подходящий ему порядок проведения, полностью управляет им, отвечает за него и способен сам разобраться с недостатками, если они есть (так он считает). А ему предлагается опять расти над собой…

Да, служебные совещания относятся к сфере деликатных, тонких механизмов в работе руководителя. Но он – не единственный и не единоличный пользователь этого механизма. Есть еще и участники совещаний, в них все дело. И заблуждается тот руководитель, который считает, что при необходимости, он и сам все усовершенствует, как надо, попробует тот вариант, другой… Метод проб и ошибок не самый подходящий способ развития управления компанией.

Поэтому заинтересованные лица найдут в книге ответы на вопросы совершенствования управления предприятием с помощью хорошо поставленных, эффективных и результативных служебных совещаний.

Признаки служебных совещаний

Определим, что такое служебные совещания. Совещание – заседание, собрание группы лиц, посвященное обсуждению одного или нескольких вопросов. Существует множество мероприятий, различающихся по видам, формам проведения, целям, масштабам, составу участников, периодичности и т.д., которые можно отнести к совещаниям. Примеры приводятся ниже.

1. Партийные съезды.

2. Сессии законодательных органов.

3. Научные симпозиумы, семинары.

4. Заседания научно – технических советов (НТС).

5. Собрания акционеров компаний.

6. Педагогические советы.

7. Заседания советов директоров компаний.