Прием заявки:
? запись со слов заказчика существа проблемы и его пожеланий;
? регистрация данных об автомобиле;
? согласование сроков;
? предложение прокатного автомобиля и других дополнительных услуг.
Подготовка к выполнению заказа в согласованные сроки:
? планирование выполнения работ в полном объеме, с учетом имеющегося трудового потенциала и наличия запчастей.
Прием автомобиля в ремонт:
? контрольный осмотр автомобиля вместе с владельцем;
? составление заказа;
? регистрация в заказе пожеланий клиента, договоренностей с ним и дефектов автомобиля;
? информирование клиента о стоимости работ по заказу.
? подробное информирование всех задействованных служб о дефектах автомобиля, объеме предстоящих работ, потребности в запчастях и о пожеланиях клиента;
? точное исполнение заказа;
? согласование с клиентом внесения дополнений в заказ, при необходимости.
Технический контроль:
? проверка качества работы и ее соответствия объему заказа;
? при необходимости – опробование автомобиля на ходу;
? регистрация дефектов, устранение которых не было заказано;
? наведение чистоты в салоне, моторном отсеке.
Передача автомобиля владельцу:
? выставление счета;
? оперативный, без вынужденного ожидания для клиента, возврат автомобиля;
? квалифицированное разъяснение позиций и суммы счета;
? рекомендация устранить выявленные дополнительные дефекты.
Последующая работа с клиентом:
? получение отзыва о работе в рамках постсервисного опроса;
? оперативная организация помощи клиенту, заявившему рекламацию;
? принятие мер по устранению проблемы.
Изложенный порядок применим ко всем заказам – техническое обслуживание, общеремонтные, кузовные или малярные работы.
Самая лучшая схема не будет работать, если на каждом этапе не будет ответственных исполнителей надлежащей квалификации, и/или если условия на предприятии оставляют желать лучшего.
Поэтому одна из главных задач сервис-менеджера – организовать слаженную работу на всех этапах цикла, регулярно контролируя взаимодействие исполнителей.
Наличие необходимых запчастей проверяется на стадии приема предварительных заявок и обеспечивается к сроку диспетчерского распределения работ. Если потребность в запчастях не может быть определена в момент составления заказа, это делают как можно быстрее до начала его выполнения. Если нужных запчастей нет в наличии, то их сразу же заказывают.
Предвидя задержку и срыв согласованного срока, мастер-приемщик должен предупредить об этом клиента.
Задачи руководителя сервисного цеха
Руководитель сервисного цеха ответственен за цех, его оборудование и инструмент, контроль и оценку качества ремонта, отношения с клиентами и взаимоотношения с другими службами фирмы, подчиняется сервис-менеджеру.
Руководитель цеха:
? встречает и приветствует клиентов;
? владеет процессом подготовки, обработки и разъяснения механикам заказов на ремонт;
? обладает знаниями о системах автомобилей и технологии ремонта;
? оценивает себестоимость и стоимость ремонта автомобилей;
? изучает новые модели машин по технической информации;
? владеет вопросами гарантийной политики и способен определить гарантийные случаи и увязать их с заказами на ремонт;
? связывается со страховыми компаниями во время оценки стоимости ремонта, чтобы убедится в наличии страхового покрытия стоимости работ;
? организует и поддерживает аккуратное и полное оформление необходимой документации;
? обладает знаниями федеральных, региональных и местных нормативных актов, касающихся опасных производств, экологических требований, а также здоровья и безопасности персонала;
? имеет управленческую подготовку по руководству и контролю, организации и планированию, а также по работе с персоналом.
Полугодовые задачи:
? консультирует сервис-менеджера по вопросам управления персоналом цеха;
? направляет руководству рекомендации по повышению оплаты отдельным служащим;