Кадровая кухня

Кадровая кухня
Валентина Панкратова

Данная книга преследует цель поделиться с коллегами по опасному кадровому бизнесу идеями по организации работы отдела кадров, ее оптимизации и автоматизации. Мы годами занимаемся кадровым делопроизводством, не чувствуя, как «замыливается» наш глаз. В результате перестаем замечать очевидные вещи, привыкаем двигаться в колее, услужливо протоптанной для нас старшими поколениями. Надеюсь, моя книга позволит встряхнуться и взглянуть на давно знакомые вещи по-новому. Она адресована кадровикам и рассказывает об опыте такого же кадровика с большим стажем. Кадровика, всю свою профессиональную жизнь борющегося с привычной рутиной, стремящегося сделать работу в отделе кадров интересной, привлекательной и доставляющей удовольствие.

Валентина Панкратова

Кадровая кухня

Введение

Хочу сразу предупредить – данный плод моего вдохновения для тех, кто уже в кадровой теме. Эта книга больше походит на специальную литературу, и тут не будет забавных историй, которые, например, вы могли читать в моем менее техническом творении «Осторожно: кадровик. Как выживают с таким диагнозом». В ней также нет юридических советов, потому что в наше время законы меняются особенно быстро. Но есть вещи, которые еще долго будут оставаться востребованы, и данный продукт посвящен исключительно тому, как организовать работу для соблюдения трудового законодательства.

Благодаря книге Вы сможете взглянуть на привычные ситуации с другой стороны и под другим углом зрения. Она поможет вам стереть налет «замыленности» взгляда на привычные вещи. А возможно вы найдете интересные решения имеющихся проблем

Через призму моего двадцатилетнего опыта работы в мелких, средних и ооочень крупных компаниях, покрывающих филиалами всю Россию, вы узнаете о таких обычных с виду мелочах – как расставить мебель, организовать хранение, распределить обязанности, оптимизировать и автоматизировать процессы… как организовать работу с филиалами, обучить новичков и бороться с цейтнотами… нужны ли дополнительные документы, помимо законодательно установленных, зачем и как дружить с другими подразделениями…

Уверена, Вам встретятся знакомые вещи. Ну что ж, Вы либо убедитесь, что поступаете правильно, либо захотите поспорить. Я с удовольствием приму все возражения. Однако, надеюсь, что попадутся и такие моменты, которые будут Вам не просто интересны, но и полезны. Вы сможете их применить, не исключено что, несколько видоизменив «под себя». Точнее даже, наверняка несколько видоизменив «под себя».

Мой многолетний опыт подсказывает, что ищущие люди всегда найдут оптимальное решение.

Итак, желаю Вам найти в книге полезные для себя идеи и приглашаю кадровиков всех рангов к разговору об организации работы Отдела кадров. Меня можно найти ВКонтакте: vk.com/pankratovamoscow

Учимся и ищем новое

Помню, поначалу мне сильно не хватало знаний о том, как же оно все устроено в других компаниях. Естественно, со временем у меня появился опыт. Но все двадцать лет я старалась узнавать новое. Что-то из разговоров с коллегами на семинарах, что-то из книг, что-то додумывала сама. Некоторые фишечки мне приносили новые работники. Еще на этапе собеседований всегда выспрашивала у кандидатов, а как у них. А уж когда человек принимался на работу, я сразу же устраивала ему «допрос с пристрастием». Новые люди, как никто другой, чувствительны к непривычному. Поэтому девочки с удовольствием сравнивали, к чему привыкли на прежней работе, и что удивило у нас. Ну а я, выслушав их, потом решала, полезны ли для меня их сведения или нет. Кстати, зная привычки новых сотрудников на прошлых местах работы, я достаточно легко могла прогнозировать их ошибки и помогать им с адаптацией к нашим правилам.

Сейчас много есть кадровых форумов, где можно задать вопрос и получить ответ от практикующих коллег. НО, будьте осторожны! Во-первых, Вы не знаете профессиональный уровень отвечающих. Их советы могут быть юридически безграмотны. К тому же там отвечают на задаваемые вопросы. А если есть вещи, о которых Вам даже не пришло в голову спросить, то и ответа не последует. К тому же помните, как говорят? «Каков вопрос, таков и ответ». Если, не дай бог, Вы немного некорректно поставили вопрос, то, будьте уверены, Вы получите на него точно такой же некорректный ответ. А во-вторых, не помню, чтобы кто-то поинтересовался на форумах не юридическими, а организационными вопросами. Как правило их решают сами, кто во что горазд.

Расставляем мебель

Вы имеете полное право задать вопрос, а как связана мебель с кадровым делопроизводством. Я понимаю, что у многих все давно обставлено, и есть ощущение, что сделать перестановку нет никакой возможности.

И тем не менее ....

Мой опыт показывает, что небольшую перестановку можно сделать всегда, даже в самых стесненных условиях, с уже имеющейся мебелью.

Что я имею в виду?

Шкафы и картотеки

Традиционно шкафы расставляют вдоль стен. Скажу сразу, при любой возможности я всегда старалась использовать шкафы в качестве средства зонирования. Никогда не следует бояться ставить их поперек стены, образовывая рабочие уголки для подчиненных. Известно, что люди, работающие с документами, предпочитают иметь свой уголок или хотя бы его имитацию.

В открытом пространстве каждый входящий считает своим долгом поздороваться со всеми. И воспитанные люди вынуждены либо отвлекаться и отвечать, либо развивать в себе «стервозность» и учиться не реагировать на людей. Подобная деградация личности работников лично меня категорически не устраивает.

Не следует забывать, что на столах у кадровиков часто бывают документы не для общего обозрения. И не только документы, но и информация на их экранах. Понятно, что бесконтрольное фланирование посетителей по кабинету мимо столов и экранов совершенно ни к чему.

Выход один – стараться всех кадровиков рассаживать за шкафами и картотеками, оставляя на переднем фланге одного ответственного работника, который и будет ведать потоками посетителей. Задача данного работника решать все вопросы с посетителями самостоятельно, а при необходимости подзывать нужного коллегу к посетителю. Естественно, рулить потоками – не единственная их задача, а «одна из».

При правильной расстановке мебели получается, что люди, входя в большой кабинет, на самом деле видят лишь небольшое пространство и одного-двух специально выделенных кадровиков. Основная масса работников Отдела кадров сидит, загороженная шкафами и картотеками.

Да! У расположения мебели зонированием есть свои недостатки. В частности, работающие не всегда слышат и видят, когда в кабинет кто-то входит. Это принуждает кадровиков разговаривать очень тихо и, прежде чем болтать о «деликатных материях», убедиться, что в кабинете нет лишних ушей. Однако, прошу заметить! Привычку работать в тишине нельзя назвать большим недостатком.

Рабочие столы

Начну с себя. Не могу работать, когда сзади меня ходят. Поэтому всегда все столы и себе, и подчиненным устанавливаю так, чтобы сидеть спиной к стене / шкафу / картотеке. Кстати, это продиктовано и соображениями безопасности. Кадровики часто работают с конфиденциальной информацией, и крайне важно быть уверенным, что никто не сможет заглянуть в монитор кадровика из-за спины.

И еще. Не очень хорошо сажать людей рядом. Предпочтительней поставить столы буквой Г или с каким-то разделением. Причем, разделением не только на уровне столов, но и на уровне стульев. Сидение рядом провоцирует работников на «потрепаться», пригнувшись за компами. А когда есть перегородка между стульями или столы стоят буквой Г, перекинуться словами можно, но долго трепаться незаметно очень сложно.

Стол для посетителей

Посетители – это или работники, которые приходят, чтобы подписать документы, в том числе и уволиться, или кандидаты на прием, которые, бывает, достаточно долго заполняют и подписывают документы. Для таких внутренних клиентов требуется стол. Надо сказать, он редко пустует.

Кстати, помимо основной функции этот спецстол можно использовать для праздничных посиделок, он также удобен при необходимости искать документы в папках, раскладывать накопированные в большом количестве документы и т.д.

Стоит заметить, что одна из самых ужасных привычек кадровиков – привычка предлагать посетителям присесть сбоку за свой рабочий стол. На мой взгляд даже стульев сбоку от столов работников не должно быть. Если есть в кабинете стол для посетителей, то общаться с посторонними надо только за ним.

От всей души сочувствую кадровикам, которые не могут позволить себе такой свободный стол. Однако, всегда можно найти выход. У меня в паре Компаний в кабинете Отдела кадров не было места для такого чудесного предмета мебели, поэтому я выставляла стол для посетителей в коридор. Разумеется, не слишком далеко от двери в Отдел кадров. Кстати, в этом есть своя прелесть – заполняющие и подписывающие документы не толкутся в кабинете и не слушают, о чем говорят кадровики по телефону. Сами знаете, часто информация, обсуждаемая в Отделе кадров, бывает не для чужих ушей.

Стеллажи

Этим достаточно экзотическим видом мебели лично я воспользовалась лишь однажды. Хозяйственное управление хотело выбросить стеллажи за ненадобностью. Я же вцепилась в них мертвой хваткой. Естественно, они тут же были использованы для зонирования и создания перегородок между работниками. Т.е. у каждой девочки получился свой полноценный уголок. Стеллажи были «прозрачные», т.е. полки без задней стенки. Мы на них поставили папки, горшки с цветами, коробки с канцтоварами (не поленились их немного украсить), оставили место для сумок. А внизу было место для обуви. В общем, наш Отдел кадров был оформлен вполне по-дизайнерски достойно.

Цветы

Цветы – это не просто элемент интерьера и источник кислорода. Они еще и элемент хобби, которое сплачивает коллектив. Все вместе их выбирают, поливают, подкармливают, лечат, обрывают ненужные листочки и ростки. Как минимум это объединяет работников общей заботой. Ну уж о красоте, наверное, даже и писать не стоит. Это аксиома.

Насколько дома мне лень разводить растительность (к счастью, этим занимается муж), настолько на работе наличие цветов является обязательным условием. Цветы по-разному могут попасть в кабинет. Можно самим сброситься только на горшки, а росточки принести из дома, можно договориться, чтобы деньги на покупку цветом и горшков выделила Компания. Главное, не бояться окружить себя живой природой по максимуму. Все-таки сидеть по девять часов в день приятнее с зеленью.

Картины

В некоторых компаниях эстампы и картины закупаются централизовано. В других, не столь продвинутых кадровики вешают сами. Естественно, лучше их выбирать всем вместе. Все достаточно элементарно. Принесли глянцевые журналы или календари, вырезали понравившиеся всем картины и вставили их в деревянные недорогие рамки. Впрочем, при желании можно сделать самим «а ля» рамки из картона. Фантазия и умелые ручки могут очень многое. Но в результате стены «оживают» и радуют глаз.

Общий смысл данной главы таков. Вы проводите в своих кабинетах очень много времени. Если работа не на удаленке, то офис оттягивает на себя больше половины часов суточного бодрствования. Поэтому ради самих себя любимых вы необходимо сделать свое рабочее место максимально комфортным. Это относится и к индивидуальному рабочему уголку, по возможности огороженному, и отсутствию подглядывающих из-за спины, и радующей глаз зелени и картин.

Организация хранения документов

В последние годы наше государство все настойчивее заговорило об автоматизации. И, что удивительно, не просто заговорило – уже в ходу электронные отчеты, электронные трудовые книжки. Ведется разговор об электронных подписях на трудовых договорах. Все это несомненно замечательно, однако не избавляет от тонн бумажных документов, накопленных за предыдущие годы. Да и, честно говоря, не все работники ринулись дружной толпой отказываться от бумажных трудовых книжек.

Так что еще много лет хранение документов останется чуть ли не главной головной болью кадровиков. Мало того, что бумаги занимают место, так вдобавок, периодически требуются их копии. То есть документы должны лежать так, чтобы можно было их легко отыскать. В этом смысле простое складирование в картонные коробки не катит.

Что же тогда?

Давайте сразу отделим мух от котлет и договоримся, что хранение бывает текущее (пополняющиеся документы текущего года) и долгосрочное (документы закончившихся лет). Рассмотрим их подробнее.

Текущее хранение личных дел

Уверена, все давно уже привыкли, что в личных делах нельзя хранить персональные данные. Некоторые компании объявили войну копиям паспортов, СНИЛС, ИНН, дипломов, военников, свидетельств о браке/разводе/рождении. Бедные работники лопатили тысячи личных дел, вытаскивая из них персональные данные для уничтожения.

Кстати, немного об уничтожении. Основная масса кадровиков ликвидирует ненужные конфиденциальные документы, измельчая (вручную или с помощью специальных устройств). Более-менее крупные компании могут себе позволить огромные короба из плотного картона, высотой со стол, с прорезью наверху. Залезть в них просто так нельзя. В короба через прорезь закладывают документы, не подлежащие разглашению, а заполнив, отправляют в специализированные фирмы, где короба уничтожают, не вскрывая. Очень удобно.