Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника

Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника
Танзиля Искандеровна Гарипова

Бизнес. Как это работает в России
За успешным руководителем, предпринимателем, публичным человеком всегда стоит первоклассный бизнес-ассистент. Не девочка, которая готовит кофе и принимает входящие звонки, а настоящий профессионал. Тот, кто грамотно составит расписание шефа, разрешит конфликтную ситуацию, проведет при необходимости деловую встречу и возьмет на себя организацию зарубежной поездки.

Танзиля Гарипова подбирает и обучает ассистентов для топ-менеджеров и собственников бизнеса. С ее помощью за 6 лет более 3000 человек нашли себя в этой должности. Эта книга – инструкция для тех, кто ищет идеального бизнес-ассистента или хочет стать им.

В формате PDF A4 сохранён издательский дизайн.

Танзиля Гарипова

Идеальный бизнес-ассистент

Как найти и воспитать надежного помощника

Серия «Бизнес. Как это работает в России»

© Гарипова Т., текст, 2021

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2021

* * *

Книга Танзили Гариповой полезна как руководителям, так и их помощникам. Я почерпнула много нужной мне информации и знаний для совершенствования себя в этом направлении. А мой руководитель благодаря этой книге имеет четкое понимание, как найти ассистента на всю жизнь и правильно выстроить отношения с ним. Ведь личный ассистент – это правая рука, тень своего руководителя, сотрудник с широким СПЕКТРОМ разноплановых задач, который становится частью семьи, сохраняя при этом субординацию и строгую конфиденциальность.

Прочитав эту книгу, я будто бы прошла повышение квалификации. Книга Танзили – настоящий кладезь знаний для тех, кто хочет быть лучшим в своем деле! Это точная инструкция, открывающая вам двери к лучшей версии себя! И не важно, начинаете вы свой путь в этом направлении или уже имеете стаж, вы откроете много полезной и ценной информации.

    Яна Дьяченко,
    ассистент Елены Малышевой

Введение

В XXI веке особенно актуальна профессия бизнес-ассистента, одна из тех специальностей, которые никогда не умирают на рынке. Ассистент – незаменимый человек, его не уволят, что бы ни происходило в мире или в компании. Помощник – правая рука руководителя по управлению компанией в целом и бизнес-процессами – в частности. Уходят другие сотрудники, приходит и уходит топ-менеджмент, приходят и уходят, а ассистент годами продолжает работать в компании.

Даже сейчас (а книга написана в период пандемии), когда многие предприниматели «ужимаются», адаптируют затраты и увольняют большую часть персонала, в первую очередь с руководителем остается его ассистент. Ассистент – один из самых эффективных инструментов роста и поддержания бизнеса.

Эта книга как раз и расскажет о том, кто такие бизнес-ассистенты, зачем они нужны руководителю и как выстроить действительно слаженную работу тандема. Кроме того, я разберу и другие важные вопросы: сколько платить ассистенту, как его мотивировать и контролировать, каким образом сделать так, чтобы проект рос вместе с помощником.

Натолкнули меня на написание книги клиенты. Уже более пяти лет я занимаюсь подбором и обучением эффективных ассистентов, тех самых «многоруких многоногов», и воочию вижу, что, помимо наличия профессионала в команде, важно иметь еще и «инструкцию по применению», как и в любом новом приобретении. Несмотря на то что на рынке труда профессия бизнес-ассистента появилась относительно недавно, свою актуальность и важность она уже доказала.

Чтобы книга стала для вас максимально эффективной, заведите отдельный блокнот – и усаживайтесь поудобнее, заварив себе ароматный кофе. Лучше всего читать не между встречами, а выделив пару часов в тишине, чтобы полностью погрузиться в изучаемый предмет. Пошагово выполняйте приведенные задания и рекомендации, это позволит вам спланировать работу и успешно решить задачу по поиску ассистента.

Эта книга написана для вас, предприниматели, и, надеюсь, станет настольной в работе с ассистентом, благодаря чему жизнь уже не будет прежней и развернется на 180 градусов.

Моя цель – дать всю необходимую информацию, чтобы читатель почувствовал не только пользу, но наслаждение от приглашения ассистента. Не пройдет и полугода, как у вас появится потребность взять второго, третьего, четвертого помощника. Ассистент часто становится не просто правой рукой руководителя, но и активно способствует развитию бизнеса, внедрению передовых технологий. Следовательно, и сам вырастает в позиции. Я помогу выстроить эффективную работу с помощниками на всех уровнях, сколько бы их в компании ни было.

Когда появляется не один ассистент, у руководителя возникает много вопросов, ведь управление командой помощников – отдельный бизнес-процесс, требующий внимания. Как и все процессы в компании, его тоже можно один раз поставить на рельсы и запустить в далекое плавание, получая хорошие дивиденды. Уверяю вас, останетесь довольны.

Книга предназначена как для начинающих предпринимателей, так для продвинутых и даже «матерых», у которых есть, к примеру, крупный холдинг. Перед тем как перейти к делу, хочу поблагодарить за доверие, за выбор книги, за внимание и уделенное время.

Поехали!

I

Кто такой ассистент

Глава 1

Должность ассистента

Профессия ассистента – довольно молодая, ее до сих пор нет в реестре официальных специальностей и вакансий. Поэтому, принимая помощника на работу, в его трудовой книжке пишут либо «офис-менеджер», либо «секретарь».

Кто же такой ассистент? Ассистент – это помощник руководителя, его «тень и шея». От того, насколько грамотно человек в этой должности способен повернуть в нужное русло, зависит, куда будет смотреть руководитель. Потому как босс, как правило, не видит многих деталей внутри компании, будучи занят глобальными проблемами: развитием, масштабированием, привлечением инвестиций – крупными мазками набрасывая движение компании.

Мало кто из серьезных предпринимателей позволяет себе погрузиться в рутину. Обычно есть определенный штат сотрудников, если это крупная организация, либо текущими делами занимается ассистент, что особенно актуально для среднего и малого бизнеса. Помощник, как никто другой, видит все нюансы, плюсы и минусы в работе компании. Так что грамотному руководителю важно прислушиваться к словам ассистента, следовать рекомендациям и не отклонять его предложения.

Ассистент – «многорукий многоног», который занимается полностью всеми задачами, в наивысшей степени облегчая жизнь предпринимателя.

У любого помощника, особенно профессионального, обладающего опытом от года до трех, рука набита, и глаз – алмаз. Кажется, он просто проходит мимо, а оказывается, все видит и все слышит. Не так давно один руководитель отправил мне свою фотографию, и я заметила:

– Симпатичный у вас партнер по проекту…

Собеседник удивился:

– А где вы его видели? Я же на снимке один.

– Так посмотрите, он же в зеркале отразился!

Ассистент всегда видит лес за деревьями и замечает множество деталей, мимо которых обычный человек пройдет, не задумываясь. Руководитель, о котором я рассказала, был в шоке, ему и в голову не приходило, как можно рассмотреть кого-то в отражении, да и вообще – с чего бы вдруг вглядываться в отражение на фото? Между тем это все привычки моей прежней профессии ассистента – видеть то, что не дано другим.

Чуть позже в книге мы затронем и эту тему – о пути в предприниматели через позицию помощника, когда он может вырасти до руководителя направления компании, либо при холдинге открыть новый проект, работая с руководителем долгие годы. Здорово, когда вы взращиваете человека «с нуля», помогая ему развиваться. Кстати, не стоит зажимать его в зарплате, если не хотите, чтобы он ушел от вас за лучшей жизнью.

Такой вовлеченный ассистент вполне может помогать и с личными делами: с детьми посидеть, одежду выбрать, продукты купить – в зависимости от того, на какой уровень общения вы с ним вышли. Если достаточно близки, то он способен и за порядком в доме проследить, и за тем, не опустел ли холодильник, и в других бытовых вещах, не говоря уже о том, что незаменим в подготовке корпоративов. Часто такие люди вхожи в ближний круг, становясь своего рода «членами семьи».

Конечно, до такого уровня взаимного доверия нужно дорасти. Но это удивительное чувство – когда между людьми нет ни тени сомнений или подозрений, и возникает то родство душ, которое позволяет руководителю ощущать, что рядом – надежный человек, на кого можно смело положиться в любой ситуации. По факту ассистент становится даже ближе, чем семья, на которую у занятого едва ли не круглые сутки босса порой не хватает времени. А помощник не просто находится все время рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.

Помощник – дорогой бриллиант в «короне» руководителя.

Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.

Глава 2

Нужен ли помощник?

Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.

Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.

По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.