Факсимильная связь в Windows

Факсимильная связь в Windows
Сергей Васильевич Березин

Основу книги составляет подробное рассмотрение установки, настройки и использования программного обеспечения – приложения Microsoft Fax вместе с Outlook 97, Outlook 2000 и MS Exchange, а также с другими популярными программами факсимильной связи – VentaFax и Symantec WinFax SE. В книге приведено много советов и примечаний, предупреждений о возможных ошибках, факультативных сведений и др. Названия всех команд, окон и т. п. приведены как для русской, так и для английской версий программ и операционной системы.

Сергей Березин

Факсимильная связь в Windows

Введение

Моя цель с самого начала была – написать книгу, которую могли бы понять как можно большее число людей…

    Билл Гейтс. Дорога впереди. 1997

Наверно, лучшего эпиграфа не найти для любой книги, не правда ли?

Уважаемые читатели!

У вас в руках первое издание самоучителя по установке и настройке программ факсимильной связи для Windows 98 (или Windows 95). Это – совершенно новое издание на книжном рынке России. С его помощью, всего за несколько глав вы очень подробно познакомитесь с процессом установки, настройки и использования программ факсимильной связи Microsoft Fax и Symantec WinFax Starter Edition, обеспечивающих вместе с Microsoft Exchange, Microsoft Outlook 97 или Microsoft Outlook 2000 отправку и получение факсов на ваш персональный компьютер с помощью факс-модема. Отдельная глава в книге посвящена программе VentaFax. Среди читателей этой книги автору хотелось бы видеть прежде всего тех пользователей, кто планирует использовать факсимильную связь на домашнем компьютере и в небольших офисах, в том числе и через локальную сеть. Автор стремился избежать использования малораспространенного программного обеспечения, чтобы сделать книгу полезной для максимального числа читателей. Все, что вам нужно иметь для настройки факсимильной связи – это Windows 98 плюс Microsoft Outlook 97 или Microsoft Outlook 2000! Кроме того, учитывая высокую популярность в России программы VentaFax, в конце книги мы рассмотрим работу и с этим приложением. Пробную копию VentaFax можно бесплатно загрузить с сайта фирмы-разработчика, а затем, после того, как научитесь с ней работать, зарегистрировать уже платную версию программы.

Идея книги возникла еще в 1997 году, по завершению работы над первым изданием бестселлера "Internet у вас дома". Автора еще тогда удивляло, что движимые стремлением подключиться к Internet, миллионы людей приобретают факс-модемы, а в своей работе используют лишь «модемную» часть этого устройства. Более того, ежедневно подключаясь к Internet с помощью своих факс-модемов, эти самые миллионы людей продолжают бегать к офисным факс-машинам, вставлять туда вечно перекашивающиеся листки документов и молиться, чтобы "факс прошел". А когда нужно отправить по факсу многостраничный документ, то это для них становится просто мучением….

В то же время, как показали опросы автора многочисленных владельцев факс-модемов, почти все они знают о такой возможности, как отправка и получение факсов с помощью этих устройств, но за множеством текущих дел у пользователей просто нет времени на самостоятельный поиск в документации к Outlook и Windows 98 сведений по настройке факсимильной связи со своего компьютера. "Вот если бы была такая книга", – отвечало большинство людей. Теперь, благодаря издательству "BHV – Санкт-Петербург", такая книга есть и вы держите ее в руках!

Следуя традиции издания "Internet у вас дома", эта книга также изобилует советами и примечаниями, о возможных ошибках пользователя предупреждают специальные текстовые вставки, а для иллюстрации материала использованы многочисленные копии экранов русских версий Microsoft Fax, Symantec WinFax Starter Edition, Outlook 97/2000, Windows 98 и VentaFax. Те пользователи, которые работают с англоязычными версиями продуктов, также найдут в этой книге всю необходимую информацию, т. к. англоязычные названия элементов пользовательского интерфейса дублируются в тексте.

Хотя эта книга была задумана и написана как практическое руководство, а не обзорная монография, в ней вы найдете ответы на многие теоретические вопросы факсимильной связи. Познакомившись в первых главах со стандартами и протоколами факсимильной связи, классами факс-аппаратов, далее мы перейдем к вопросам установки и настройки Microsoft Fax, отправке и получению факсов в Microsoft Exchange, Outlook 97 и Outlook 2000. Для тех читателей, кто работает с Outlook 2000, мы дополнительно рассмотрим пересылку факсимильных документов с помощью программы Symantec WinFax Starter Edition, входящей в поставку Office 2000.

Затем практическая часть книги будет продолжена знакомством с популярной в России программой VentaFax, мы рассмотрим функциональные возможности этого приложения, поучимся принимать и отправлять факсы с его помощью. Завершит книгу обзорная глава по профессиональным пакетам факсимильной связи, представленным на рынке независимыми разработчиками. И конечно, как же обойтись сегодня без Internet? Отдельная глава будет посвящена вопросам пересылки факсов по Internet и мы также рассмотрим программные реализации этой идеи, в том числе и рекомендуемые Microsoft. Кроме того, на протяжении всех глав вы найдете множество ссылок на сайты Web, откуда можно загрузить те или иные программы и пакеты обновления или более подробно познакомиться с материалами, оставшимися вне поля зрения книги. Поэтому наличие подключения к Internet будет очень полезно для читателей.

Автору хотелось бы еще раз отметить, что эта книга предназначена именно для читателей, работающих на так называемом рынке SOHO (домашние и малые офисы). Для корпоративных пользователей предназначены иные, гораздо более сложные приложения – так называемые «факс-серверы», установкой и настройкой которых должны заниматься системные администраторы компаний, и мы не будем рассматривать подобные приложения в этой книге.

Как построена эта книга

Для того чтобы работа с книгой была наиболее продуктивной, автор провел тщательный анализ материала и сделал основной акцент на освещении принципиально важных основ работы с программами факсимильной связи, которые можно установить и настроить, пользуясь стандартным набором ПО в виде Windows 98 + Office 97/ Office 2000. Вопросы, которые логически дополняют основной материал, вынесены на вашу самостоятельную проработку с помощью ссылок на сайты Web, где вы найдете всевозможные дополнительные материалы и программное обеспечение.

Для облегчения восприятия материала в текст книги включены следующие графические и текстовые элементы:

Замечание

Информация о дополнительных сведениях, которые надо иметь в виду при выполнении действий, описанных в текущем разделе.

Совет

Сведения, которые могут существенно помочь вам в определенных ситуациях. Хороший совет, как известно, "всегда к месту".

Предупреждение

Будьте особенно внимательны! Несоблюдение приведенных здесь правил может привести к неприятным последствиям вплоть до повреждения оборудования компьютера.

Чтобы исключить раздражающие читателя повторы выражений типа "нажмите Пуск, затем выберите Программы и т. д." мы будем просто разделять символом вертикальной черты | последовательность команд, которые читателю надо будет выбирать из меню приложений. Например, Пуск | Программы | Стандартные | Факс | Отправить факс означает, что читателю нужно последовательно выбрать эти элементы меню Windows 98 для запуска процесса формирования нового факса.

При написании книги автор отказался от ряда элементов, принятых в оформлении изданий за рубежом. К ним относятся указания так называемых "горячих клавиш" (Hot keys) и иных сокращений, с помощью которых пользователь может ускорить свою работу. Возможно, при регулярной работе с какой-либо прикладной программой "горячие клавиши" и способствуют повышению скорости работы, но графический интерфейс Windows все же рассчитан на использование мыши как более эффективного метода управления.

Глава 1

Факсимильная связь: факс-модемы и факс-машины

Мы уже говорили во Введении о том, что сегодня все современные модемы выпускаются с поддержкой передачи факсимильных сообщений, то есть это – факс-модемы. Однако, приобретая факс-модем, пользователи зачастую используют только «модемную часть» этого устройства для выхода в Internet, удаленного доступа к локальной сети своей организации, а также соединения с BBS.

Многие пользователи факс-модемов, не умея или не желая пользоваться «факсимильной» частью этого устройства, по-прежнему распечатывают свои документы на принтере, бегают к офисной факс-машине, стоят в очереди и тратят свое время на то, чтобы правильно заправить в нее листы и дозвониться по нужному номеру.

Разумеется, факс-модем не может полностью заменить факс-машину в офисной деятельности, но он может существенно поднять производительность вашей работы, если вы научитесь им правильно и эффективно пользоваться. Что касается домашнего компьютера, то здесь факс-модем может удовлетворить потребности в эпизодическом использовании факсимильной связи для 99,999 % пользователей.

Эта глава расскажет о том, как сочетаются преимущества и недостатки у факс-модемов в сравнении с факс-машинами и о том, когда стоит отдать предпочтение тому или иному устройству.

Мы рассмотрим:

• Понятие о факсимильной связи и устройстве факс-машины

• Преимущества и недостатки факс-модемов

• Преимущества и недостатки факс-машин

Понятие о факсимильной связи и устройстве факс-машины

При факсимильной связи по телефонной линии передаются в виде нулей и единиц строки точек (пикселов) черного и белого цвета, которые на принимающей стороне последовательно выводятся на лист бумаги. Это похоже на то, как точка за точкой печатает изображение матричный или струйный принтер. Для того чтобы разложить отправляемое изображение на пикселы, используется сканер. Таким образом, в состав каждой факс-машины входит три базовых устройства: сканер, модем и принтер. Разумеется, в состав факс-машины входит и телефонный аппарат, – причем часто достаточно дорогой, – с автоответчиком и памятью.

Наиболее распространены факс-машины, которые печатают на рулонной термочувствительной бумаге, однако такое изображение нестойко, имеет малое время хранения и через пару лет полностью выцветает. Поэтому более дорогие модели современных факс-машин используют встроенный лазерный или струйный принтер, и печатают на обычной бумаге формата А4.

Факс-модемы представляют собой лишь одну из базовых частей факс-машины, – модем для передачи и приема строк пикселов. Поскольку в компьютере все документы уже представлены в электронном виде, то практически отпадает нужда в сканере (за исключением того случая, когда документ представлен в виде бумажной копии, например, написан от руки, и его требуется ввести в компьютер). Для формирования последовательностей пикселов факс-модем использует специальное программное обеспечение, преобразующее текстовый документ или рисунок в одном из графических форматов, в соответствующие строки пикселов. При приеме изображения, наоборот, программное обеспечение факс-модема сохраняет пришедшие строки пикселов в виде файла на жестком диске компьютера, и пользователь может распечатать его на принтере или просмотреть с помощью соответствующего приложения.

Преимущества и недостатки факс-машин и факс-модемов

Сегодня нередко можно встретить дорогие и сложные факс-машины, пульт управления которых из-за обилия кнопок похож на приборную доску космоплана, и потому отбивает всякую охоту изучать их назначение. При этом, как показывает практика, потенциал таких устройств используется крайне ограниченно. Снять трубку, вставить лист отправляемого документа, набрать номер и нажать клавишу START, – вот и все, что обычно умеют сотрудники, несмотря на обилие сервисных функций в дорогих факс-машинах. С другой стороны, как мы уже упомянули в начале главы, факс-модемы зачастую вообще не используются для пересылки факсов из-за отсутствия у пользователей навыков по работе с ними. Поэтому вопросы преимуществ и недостатков факс-модемов и факс-машин неразрывно связаны с необходимостью обучения пользователей работе с этими устройствами.

Однако, давайте представим, что вы одинаково хорошо освоили работу с обоими типами факс-аппаратов. Тогда мы получим возможность сравнить характеристики этих устройств с потребительской точки зрения.

Преимущества факс-модемов

Список преимуществ факс-модема велик, однако, как уже говорилось, для этого пользователь должен научиться эффективно пользоваться ими, а наша книга поможет вам в этом.

1. Передача сообщения через факс-модем происходит значительно быстрее,

поскольку не требуется вставлять новые листы бумаги и сканировать их перед передачей. Для многостраничного документа разница в скорости между факс-модемом и факс-машиной может достигать нескольких раз!

2. Отсутствие ошибок передачи из-за «человеческого фактора». Кому из пользователей факс-машин не знакомы перекос страниц, замятие бумаги, а также необходимость «ловить момент», когда пора вставить следующий лист? Факс-модем избавляет пользователя от этих проблем.

3. Лучшая организация рабочего процесса за счет применения безбумажной технологии. Используя факс-модем, вам не придется предварительно распечатывать документ и стоять в очереди к факс-машине или же наоборот, периодически проверять рулон пришедших сообщений в ожидании важного документа. Не надо тратить рабочее время и расходные материалы (бумагу, картриджи) на рутинные вспомогательные процессы.