30 лучших коммуникационных проектов ТЭК: Издательский проект национальной премии «КонТЭКст»

• Персонал, задействованный в проекте «Сахалин-2», представители подрядных и субподрядных организаций, включая:

– находящихся на длинной вахте на «стерильных» объектах компании;

– находящихся на обязательной 14-дневной обсервации в пунктах временного пребывания (ПВП);

– членов семей сотрудников компании и подрядных организаций.

Используемые инструменты PR

В рамках пандемии было особенно важно принимать нестандартные решения и оперативно взаимодействовать с персоналом компании и проекта «Сахалин-2» и всеми заинтересованными сторонами. В это время были активно задействованы все внутренние и внешние корпоративные каналы коммуникации: внутренний и внешний веб-сайты, рассылка электронных сообщений для сотрудников, информационный бюллетень «Вести «Сахалин Энерджи», печатные материалы – плакаты, листовки, брошюры и др.

Все коммуникации были последовательными, доступными, с возможностью обратной связи. Для оказания круглосуточной информационной поддержки была создана многоканальная горячая линия, которая работает 24 часа в сутки.

С целью изучения мнения персонала и необходимых изменений в работе были проведены опросы среди персонала компании и подрядных организаций.

В компании были инициированы корпоративные конкурсы, волонтерские акции, которые в условиях новой реальности позволили снять эмоциональное напряжение, направить энергию и усилия на участие в проектах по поддержке социально уязвимых групп населения.

Технология реализации

С марта 2020 года в «Сахалин Энерджи» функционирует Главный координационный комитет (ГКК) под председательством главного исполнительного директора. ГКК включает три штаба, которые обеспечивают непрерывную работу компании в режиме 24/7.

Первый штаб отвечает за разработку и внедрение мер по предотвращению распространения коронавируса на объектах. В него входят специалисты сектора охраны здоровья и гигиены труда, кадрового директората, управления эксплуатации и развития инфраструктуры, других подразделений.

Второй штаб под руководством директора по производству занимается обеспечением надежного производства, отгрузкой продукции и реализацией проектной деятельности. Даже в условиях сложной эпидемической ситуации и низкого рынка компания обязана обеспечивать непрерывное производство и стабильные поставки углеводородов согласно утвержденному акционерами графику.

Третий штаб отвечает за финансовую устойчивость и контроль рисков в условиях санкционного режима.

Постоянными членами ГКК являются руководители штабов и ряда подразделений: департамента промышленной и пожарной безопасности, противофонтанной защиты и ЧС, департамента по охране труда и окружающей среды, департамента информационных технологий и управления информацией, департамента корпоративной защиты, департамента корпоративных отношений, службы по организации перевозок, управления эксплуатации и развития инфраструктуры.

Первоначально заседания ГКК проводились ежедневно, включая выходные и праздничные дни, что обеспечивало оперативное реагирование с учетом текущей ситуации, решений акционеров, рекомендаций и постановлений органов государственной власти. В рамках работы ГКК был разработан и реализован Единый комплексный план мероприятий, который актуализировался по мере необходимости.

Для координации действий подразделений в рамках работы ГКК был создан секретариат под руководством советника главного исполнительного директора по охране труда и промышленной безопасности. В состав секретариата входят сотрудники департамента корпоративных отношений. Среди обязанностей секретариата – анализ работы штабов, сбор информации по направлениям их деятельности, координация взаимодействия с заинтересованными сторонами по вопросам COVID-19, организация ежедневных заседаний ГКК, составление отчетов, переводческая поддержка и т. д.

ГКК принимает все решения, касающиеся обеспечения безопасности объектов, сохранения здоровья сотрудников и непрерывности производства в период пандемии COVID-19. Многие из них – инновационные для компании и нефтегазовой отрасли.

Основные каналы внутренних коммуникаций

Сообщения от Главного координационного комитета

Все ключевые решения ГКК оперативно транслировались через сообщения для сотрудников (рассылка по корпоративной электронной почте, размещение на специальной странице корпоративного сайта, посвященной теме COVID-19, передача информации подрядчикам и пр.). Персонал департамента корпоративных отношений составлял проекты обращений и согласовывал их с председателем ГКК.

В самом начале пандемии, в марте – мае 2020 года, вышло более 70 % сообщений от имени ГКК за 2020 год. Это были самые тревожные месяцы, период неопределенности в мире и в России, когда все вопросы, связанные с пандемией, были не просто «серой зоной», а временем «идеального шторма».

Было особенно важно своевременно информировать сотрудников проекта «Сахалин-2» о принятых решениях, мерах предупреждения распространения инфекции на производственных объектах и дальнейшей стратегии поэтапного выхода компании из режима повышенной готовности к ЧС, а также о других ключевых решениях ГКК, направленных на создание безопасных условий работы компании и ее персонала в условиях пандемии.

С марта 2020 по декабрь 2021 года для персонала компании подготовлено и разослано более 60 сообщений от имени ГКК.

Внутрикорпоративный сайт компании (интранет)

Уже в конце февраля 2020 года для сотрудников компании на внутрикорпоративном веб-сайте была разработана отдельная страница, связанная с темой COVID-19. Здесь оперативно размещалась и обновлялась вся актуальная информация, которая включала материалы по работе компании в условиях пандемии и ссылки на полезные публикации.

Основные каналы внешних коммуникаций

Внешний сайт компании

В марте 2020 года компания стала одной из первых разработавших и открывших в России отдельную страницу по COVID-19 на внешнем веб-сайте с информацией о своей деятельности в условиях пандемии.

http://www.sakhalinenergy.ru/ru/covid-19/ (http://www.sakhalinenergy.ru/ru/covid-19/)

Другие ресурсы

Департамент корпоративных отношений использовал для коммуникаций все внутренние каналы: онлайн-сессии сотрудников с руководством компании, ежедневный новостной экран, рассылки сообщений для всего персонала, информационный бюллетень «Вести «Сахалин Энерджи», информационные доски и телевизионные плазмы в офисах и на объектах компании, печатные материалы (плакаты, листовки, буклеты и пр.).

Кроме того, постоянно проходили личные встречи руководителей с вахтовым персоналом перед началом обсервации в пунктах временного пребывания и общение с персоналом в ПВП через каналы видео-конференц-связи. Ряд информационных материалов (памятка для сотрудников, выезжающих на вахту, брошюра «Пункты временного пребывания. Правила и нормы», распорядок дня для ПВП) был разработан специально для отправленных на изоляцию в ПВП до заезда на производственные объекты.

В рамках информационной кампании разработано более 40 печатных материалов с дополнительной информацией для сотрудников о работе в условиях COVID-19: правила, требования, рекомендации. Многие публикации (плакаты «Носите маски», коммуникация с приглашением к участию в корпоративных благотворительных акциях) носят неформальный, эмоциональный характер и отличаются интересной подачей визуального ряда, что, несомненно, привлекало внимание и мотивировало на требуемые действия.

Основные каналы обратной связи

Горячая линия по вопросам, связанным с COVID-19

В целях оперативного реагирования на обстановку и предоставления сотрудникам возможности получать ответы на вопросы в марте 2020 года была запущена круглосуточная многоканальная горячая линия.

Первоначально было введено посменное дежурство трех специа-листов департамента корпоративных отношений. В течение первых трех месяцев работы количество звонков постоянно росло, и было принято решение перевести линию на многоканальный режим работы (в марте 2021 года одновременно дежурили пять специалистов).

Телефон горячей линии размещен на внутреннем и внешнем сайтах компании, указан в шаблоне рассылок для сотрудников, используется в печатных изданиях по вопросам COVID-19.

В марте 2020 – марте 2021 года на горячую линию поступило более 1650 звонков от вахтовых работников проекта «Сахалин-2», сотрудников компании и членов их семей.

Работа горячей линии позволяет не только оперативно отвечать на вопросы, но и реагировать на темы, которые в определенные моменты становятся наиболее актуальными и способны создать риски для репутации компании. Эти меры резко снизили количество звонков, поступающих на горячую линию от персонала, находящегося на обсервации в ПВП.

Опросы среди персонала компании

В 2020 году в компании были организованы несколько опросов с целью изучения мнения персонала о различных форматах работы, их положительных и отрицательных сторонах, включая тему коммуникаций. Опросы проходили в форме анкетирования с открытыми и закрытыми вопросами. Цель – улучшение процесса информирования в связи с распространением коронавирусной инфекции, задача – выявить наиболее эффективные каналы оповещения и темы, которые требуют наиболее активного реагирования.

В сентябре – октябре 2020 года проходил фокусный опрос вахтового персонала о работе в условиях долгой вахты и ключевых моментах ее организации, связанных с 14-дневной обязательной обсервацией. Почти 95 % участников подтвердили, что знают, к кому обратиться в случае необходимости получения дополнительной информации.

Обратная связь позволила сделать вывод о том, что в целом в компании в условиях пандемии выстроено эффективное общение с персоналом.

Корпоративные проекты, потребовавшие фокусных коммуникаций

Организация системы психологической поддержки и помощи

С самого начала пандемии было понимание, что увеличение продолжительности вахты с 28 дней до трех месяцев могло привести к таким последствиям, как:

• рост числа неправильных решений и ошибок, связанных с хронической усталостью, бессонницей, нестабильным эмоциональным состоянием;

• увеличение количества инцидентов, происшествий;