Сразить наповал. #Сопроводительное письмо. 2-е издание

Сопроводительное письмо играет важную роль при первичном отборе кандидатов. Три плюса для достижения цели:

1. Вы выделяетесь и формируете серьезное первое впечатление.

2. Вы заинтересовываете преимуществами и выгодами.

3. Вы запоминаетесь уникальностью по сравнению с другими кандидатами.

В итоге вас выбирают и приглашают на собеседование.

Таким образом, сопроводительное письмо – это дополнительный инструмент для установления потенциального контакта соискателя с работодателем. К тому же сопроводительное письмо раскрывает истинное лицо кандидата. По стилю письма и его содержанию можно определить общую культуру, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о его личности.

Письменная речь наглядно демонстрирует способность кандидата ясно и структурно мыслить, умение выделять главное и приводить аргументы, подчеркивать ключевые моменты из опыта, подкреплять их примерами. Если человек пишет в таком стиле, то и работать будет также: ставить конкретные цели и задачи, разбивать на подзадачи, выделять этапы и последовательно их выполнять. Поэтому текст в письмах – индикатор для определения таких качеств, как системность, структурированность, внимательность к деталям, ответственность, мотивированность, проактивность, коммуникабельность. Кандидат может утверждать, что он ответственный сотрудник, но, если он допускает ошибки и небрежность в деловых письмах, то это показатель того, что рано или поздно это проявится и в части отношения к своим должностным обязанностям. Стоит ли рисковать и брать на работу такого сотрудника? Ответ очевиден.

Выводы

1. Деловая коммуникация или деловое общение – это процесс передачи информации от одного человека к другому. Деловое общение по форме речи делится на устное и письменное. Сопроводительное письмо – пример деловой письменной коммуникации. Сопроводительное письмо выполняет три функции: информативную, убеждающую и воздействующую.

2. Насколько эффективно вы владеете навыками деловой переписки, настолько и будет определяться ваш личный успех в поиске работы. При этом развитию этой компетенции мало кто уделяет должного значения. Недостаточное внимание к важности письменной коммуникации и неумение выражать свои мысли в правильной форме, соблюдая основные правила и принципы делового письма, лишают возможности соискателей использовать сопроводительное письмо как дополнительный инструмент воздействия на HR c целью получить приглашение на собеседование в компанию мечты.

Сопроводительное письмо может иметь решающее значение для двух одинаково квалифицированных кандидатов.

При работе с текстом письма у каждого соискателя есть возможность продумать детали, составить план и тщательно сформулировать свои мысли, и в случае необходимости откорректировать сообщение перед отправкой. Поэтому плохо написанные тексты вызывают крайне негативную реакцию со стороны специалистов по подбору персонала и приводят к противоположному результату. Сопроводительное письмо к резюме может стать либо призывом к действию – «откройте и прочитайте мое резюме», либо оттолкнуть. Есть только один способ быстро научиться писать без ошибок – знать их. Цена ошибки в данном случае велика, поэтому в первой части книги я предлагаю учиться не на своих ошибках, а на чужих.

Работа над ошибками

Шаблоны

Бывают сопроводительные письма, которые содержат много умных слов, но чувствуешь, что их писали роботы.

Вам знакома такая формулировка: «Резюме с пустыми и шаблонными сопроводительными письмами рассматриваются в последнюю очередь»? Таким образом компании предупреждают о важности информации, которую указывают в своих письмах соискатели. Нет ничего хуже, чем рассылать одно и то же письмо в разные компании в надежде, что этого не заметят. Заметят и отметят. 38% HR-менеджеров получают шаблонные сопроводительные письма и это служит причиной отказа от дальнейшего знакомства с резюме. Они не раскрывают мотивацию кандидата и не содержат конкретной информации: в какой сфере, на какой позиции, в каком направлении, какой опыт и какие навыки у него есть. Шаблонные письма в среде HR называют «одно на всех». Поэтому такие письма не работают. Они не позволяют понять потенциальному работодателю, почему вы подходите для их компании.

Как выглядят шаблонные письма? Давайте разбираться. Рассмотрим пять примеров шаблонных сопроводительных писем.

N. B. Это плохие примеры. Не пишите так.

[1]

РУКОВОДИТЕЛЬ IT-ОТДЕЛА

«Здравствуйте! Отправляю Вам свое резюме, готов дополнительно встретиться и ответить на все интересующие Вас вопросы. Имею большой опыт в должности руководящего работника IT-подразделений. Опыт руководящего работника дали мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы в Вашей компании. Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания».

[2]

РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

«Добрый день, пишу Вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж».

Описанные обязанности и цели данной позиции предcтавляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.

Мой профессиональный опыт включает в себя большой опыт управления командами продаж и ведения переговоров с ключевыми клиентами.

В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время».

[3]

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

«Ваша вакансия руководитель проекта меня заинтересовала в виду того, что требования, предъявляемые к кандидату в полной мере, соответствуют моей квалификации.

Мои основные качества – умный, опытный, знающий, высокие управленческие компетенции, ответственность, системность».

[4]

СПЕЦИАЛИСТ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ

«Добрый день!

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на открытую вакансию.

Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои полученные знания и приобретенный опыт в области делопроизводства.

Более подробно Вы можете ознакомиться в резюме. Основная причина поиска новой работы – возможность совершенствования своих способностей и навыков. Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы».

[5]

МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ

«Добрый день!

Меня зовут Иван Иванов, специалист в области продаж. На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду. Имею более чем 10-летний успешный опыт работы в продажах, а также опыт руководства коллективом до 8 человек.

Уверен, что мой опыт и знания будут полезны Вашей компании!

В связи с этим прошу Вас рассмотреть моё резюме на данную вакансию».

Представленные выше примеры – это безликие пустые по содержанию письма, которые состоят из канцелярита – штампованных шаблонных фраз и не придают письменной речи смысла.

Все шаблонные письма схожи в том, что в них никогда не встретишь свежего, яркого, своеобразного оборота речи. Когда читаешь письмо, в котором повторяются механически одни и те же привычные фразы, возникает странное ощущение, что читаешь письмо не живого человека, а робота, и с каждой прочитанной строчкой это ощущение усиливается. Выпускник, начинающий специалист или топ-менеджер, пользующийся такой лексикой, подтверждает свою посредственность и отсутствие навыка деловой коммуникации. Используя штамп, они выбирают одни и те же речевые обороты и ничего дополнительно не сообщают адресату. Тем самым злоупотребляя вниманием и терпением читателя, который делает соответствующие выводы об их мотивации.

Как избежать штампов?

Штампы – это пустота. Поэтому, один из самых действенных методов борьбы с ними – добавление аргументов. Вместо того чтобы написать, что «я – командный игрок» – расскажите, с какими отделами вы взаимодействуете в своей работе и в каких совместных проектах принимаете участие. Не пишите, что «я – лидер, ведущий за собой команду», а приведите результаты работы своей команды.

Как перевести шаблонные фразы в конкретику?

Придать сообщению личностный характер, сделать его аргументированным и более действенным помогут примеры результатов. Так же как и в продающем резюме, в сопроводительном письме сразить наповал сотрудников по найму можно достижениями.