Полное руководство по Microsoft Windows XP

К сожалению, офисный пакет Microsoft Office является практически единственным, позволяющим обойти проблему создания по умолчанию нового документа, поэтому вам придется поискать иные подходы для ее решения. Я создаю папку Templates (Шаблоны) на Рабочем столе. Так, при написании большого числа писем одного и того же формата можно воспользоваться текстовым процессором Word для создания документа, содержащего все необходимые компоненты. Копия шаблона письма помещается в папку Templates, а каждый раз при желании написать письмо достаточно нажать кнопку для соответствующего шаблона папки Templates и перенести его в нужное место, например в папку проекта. При появлении контекстного меню следует воспользоваться опцией Копировать для создания рабочей копии шаблона.

Описанный подход для создания новых документов позволяет сократить время на выполнение всей операции. На практике разрешается формировать большое число копий шаблона для каждого проекта, причем на это требуется не более нескольких секунд. Применение шаблона, в частности, гарантирует, что все параметры при формировании окончательного варианта документа будут задаваться корректно.

Повышение эффективности при работе с данными

Теперь, когда вы познакомились с приемами перемещения объектов и копирования данных, можно перейти к рассказу о более эффективном способе организации данных. Я предпочитаю сразу рассмотреть новый способ организации, поскольку принципы работы Windows XP имеют свои особенности. Обычно при подготовке проекта нужно выполнить ряд несложных действий:

1. Создать главную папку проекта на Рабочем столе.

2. Открыть эту папку и создать в ней вложенные папки, соответствующие разным типам данных, с которыми планируется работать. При написании данной главы я, например, немного поэкспериментировал и создал одну папку для текстовых документов, другую для информации по исследованиям в электронной области и третью для графических файлов.

3. Открыть первую папку данных, создать копию шаблона, а затем – множество копий шаблона, которые будут использоваться в этой папке.

4. Переименовать файлы данных для того, чтобы их имена соответствовали содержащейся информации.

5. Закрыть папку данных и повторить пп. 3–4 для каждой используемой папки.

6. Завершить подготовку к проекту путем заполнения каждой папки соответствующими данными.

Вы можете, конечно, поинтересоваться теми преимуществами, которые вам дает применение принципа централизованной организации данных (datacentric approach) в операционной системе Windows. На первый взгляд кажется, что давно знакомый способ, опирающийся на применение соответствующих приложений, обеспечивает не самые плохие результаты. Тем не менее предложенный подход имеет целый ряд преимуществ по отношению к прежнему:

• улучшение режима передачи данных. Предоставление другим пользователям доступа к объекту предполагает пересылку им соответствующей папки, а не просто группы отдельных файлов. На практике пользователям приходится часто задумываться над тем, все ли файлы они подготовили для работы над проектом, и не раз убеждаться в том, что какой-то из необходимых файлов не был своевременно передан адресату. Предлагаемый подход организации данных позволяет практически полностью устранить подобные проблемы;

• независимость используемых приложений. На практике не важно, какое приложение планируется применять для модификации файла. Если все сотрудники офиса задействуют одно и то же приложение, для модификации файла достаточно дважды щелкнуть по значку данного файла. После этого уже не требуется размышлять о том, которое из приложений следует открыть, сосредоточив внимание на самих данных;

• корректный выбор местоположения. Наверняка вы не раз задумывались над тем, где располагаются ваши файлы данных, и не раз проводили по несколько часов в поиске нужного файла, который считался потерянным. Предложенный подход позволяет помещать все данные, касающиеся определенного проекта, в одно и то же место (например, в папку). Физическое местоположение данных теперь не играет практически никакой роли, поскольку все объекты данных упорядочены внутри соответствующей структуры. Конечно, вам по-прежнему необходимо знать о местоположении файлов данных при организации папки проекта, однако теперь достаточно проверить наличие одного из файлов и больше не обращаться к этой проблеме. Применение папок на Рабочем столе гарантирует, что после первого размещения данных в этих папках они уже никогда не будут вами потеряны;

• удобный способ хранения данных. Когда я завершал выполнение проекта, связанного с тестированием операционной системы Windows XP, то совершенно не заботился о том, чтобы связать полученные объекты данных. Все объекты хранились в одной папке, поэтому все, что потребовалось сделать, – сохранить папку. При необходимости повторного обращения к полученным результатам достаточно просто обратиться к материалам соответствующей папки, присутствующей на жестком диске.

Рекомендация

К сожалению, применение универсального способа создания новых файлов данных на практике не представляется возможным, в частности в силу специфических особенностей различных приложений. В некоторых случаях, например при работе со скриншотами (screen shots), способ создания файлов должен быть иным. Так, скриншоты создаются на основе использования буфера, захватывающего изображение на экране монитора. Здесь мне не требуется создавать исходный файл для хранения соответствующих данных, поскольку эту функцию берет на себя программа захвата экрана. На практике рекомендуется применять тот способ создания объектов, который позволяет наиболее оптимально взаимодействовать с используемым приложением.

Активный Рабочий стол: взгляд из Internet

Использование нового Web-стиля оформления Рабочего стола – Активный Рабочий стол (Active Desktop) – позволяет получать данные из Internet или intranet, которые размещаются на Рабочем столе. Это создает возможность для быстрого выполнения операций при минимальных затратах времени и ресурсов. Так, я обнаружил, что Активный Рабочий стол весьма полезен в различных ситуациях, например при перегрузке в процессе обработки данных.

Последующие материалы позволяют более детально ознакомиться с функциями Активного Рабочего стола в Windows. Их изучение поможет использовать Активный Рабочий стол без помощи программы Проводник. Одновременно вы получите ряд рекомендаций, чтобы эффективно применять Активный Рабочий стол в дальнейшем.

Возможности Активного Рабочего стола

Следует отметить, что все ранее имевшиеся Рабочие столы носили статичный характер – другими словами, они не претерпевали никаких модификаций в процессе работы. Применяемый в настоящее время Рабочий стол через некоторое время совершенно изменит свой облик. Когда вы будете включать компьютер, придя в офис или вернувшись домой, содержимое и оформление Рабочего стола будут адаптивно изменяться с учетом конкретной ситуации.

Ниже приводится описание возможностей Активного Рабочего стола. Отвлекитесь и представьте, что речь идет не об операционной системе, а об обычной газете. Подобная газета, как правило, доставляется ежедневно и в конечном счете попадает на стол получателя. При появлении новой газеты старая, как правило, отправляется в мусорную корзину. То же самое происходит и с Рабочим столом: при его изменении на экране будет появляться та информация, которая требуется для работы на текущий момент. Windows XP будет корректировать содержимое Рабочего стола ежедневно, чтобы учесть меняющуюся обстановку, и именно для этой цели предусмотрен новый Web-стиль оформления Рабочего стола – Активный Рабочий стол. Если вы стали, например, абонентом канала новостей и выводите последние новости на экран монитора, то воспроизводимая информация будет меняться каждый день и адекватно отражать смену событий.

Возможности Активного Рабочего стола, естественно, не ограничиваются простой модификацией данных. Подумайте над тем, что происходит, когда вы производите поиск данных на своем компьютере, в локальной сети или в Internet. Прежде вам приходилось использовать три различных процедуры для получения информации из указанных источников. Так, компьютер требовал применения одной процедуры поиска, локальная сеть нуждалась в другой процедуре, а при переходе к работе в Internet требовалась третья. Переход к Windows XP позволяет осуществлять доступ к ресурсам с помощью всего одной процедуры, при этом вы можете обращаться к объектам, совершенно не задумываясь над тем, где они расположены.

Возможности нового подхода оказываются еще более значительными в случае работы системного администратора. Если требуется привлечь внимание сотрудников к конкретному событию, информационному сообщению или другой проблеме, связанной с деятельностью фирмы, системный администратор обычно готовит уведомление и рассылает его всем. Однако задача может заметно упроститься, если поместить необходимую информацию на Рабочем столе каждого сотрудника, чтобы тот мог с ней без труда ознакомиться. Именно такой подход предлагает Windows XP. Следует отметить, что корпоративные сети большей части фирм уже подготовлены для того, чтобы системные администраторы могли напрямую направлять информацию сотрудникам. Кроме того, системный администратор в этом случае способен отслеживать порядок выполнения заданий сотрудниками, не заглядывая им через плечо, поскольку все результаты их работы также будут отображаться на Рабочем столе.

Следующие материалы посвящены вопросам практического применения Активного Рабочего стола. Следует лишь отметить, что Активный Рабочий стол, в отличие от использовавшихся ранее Рабочих столов статичного типа, имеет весьма небольшое число ограничений.

Рекомендации по применению Активного Рабочего стола

Если вы выбрали Активный Рабочий стол, его следует применять максимально эффективно, так чтобы получить наиболее ощутимые результаты. Некоторые пользователи склонны загромождать свой Рабочий стол различными папками, что весьма затрудняет работу с ним и с системой в целом. Ситуация еще больше усложняется в том случае, когда на экран требуется выводить данные из Internet. В этом случае даже в Windows XP у целого ряда пользователей могут возникнуть серьезные проблемы, поскольку Рабочий стол приобретает вид, совершенно непригодный для эффективного использования. Приводящиеся ниже рекомендации помогут сохранить работоспособность системы даже в самой сложной ситуации:

• исключение избыточных данных. При использовании Активного Рабочего стола следует решить, какая информация вам нужна, а без какой можно обойтись. Скажем, вам вряд ли понадобится папка, содержащая финансовый отчет за прошлый год. Степень необходимости той или иной информации определяется по частоте обращений к Рабочему столу. Подобный анализ позволит уменьшить степень заполнения его ненужными элементами и данными и создаст условия для эффективной работы. Так, если вы ежедневно посещаете какой-либо Web-сайт, его присутствие на Рабочем столе вполне уместно;

• создание места для ввода и хранения данных. Активный Рабочий стол предназначен для взаимодействия с Internet. Сеть использует различные ссылки и страницы для организации информации, при этом порядок организации во многом напоминает порядок хранения обычных конторских папок с документами и предусматривает применение своего рода ящиков и шкафов. Вам, вероятно, не раз приходилось иметь дело с Web-страницами, которые выполняют только функцию ссылок на другие страницы. Теперь вы и сами можете создавать такого рода страницы для правильной организации и хранения данных, особенно тех, которыми вы пользетесь достаточно редко (не ежедневно);

• консолидация данных (по мере необходимости). Некоторые пользователи работают одновременно над несколькими проектами и нуждаются в доступе к различным источникам информации. Попытки наведения порядка на Рабочем столе в подобных случаях кажутся на первый взгляд совершенно бессмысленными. Однако вы можете избежать многих проблем путем простого размещения однотипных данных в отдельных папках (по проектам). Так, например, может потребоваться положить на Рабочий стол момент четыре или пять папок, содержащих информацию из одного и того же проекта. Если сложить эти папки в одну главную папку проекта, эффективность работы резко возрастет;

• использование инструментов панели задач. Экономить пространство на Рабочем столе и упрощать доступ к материалам конкретного проекта достаточно легко. Для этого следует создать панель инструментов на панели задач и связать ее с локальным или сетевым каталогом. Размещение в сетевом каталоге может оказаться более эффективным, чем применение самого Рабочего стола, поскольку создает дополнительные возможности для членов группы, занятых одним проектом. В этом случае любой сотрудник получит в свое распоряжение перечень рабочих папок с одними и теми же именами и ярлыками. Поскольку всем сотрудникам будет предоставляться одна и та же информация, число ошибок заметно уменьшится, что позволит сэкономить время для решения других вопросов. Кроме того, руководитель получает возможность постоянно модифицировать перечень работ по проекту путем изменения записей всего в одном каталоге (что не требует наведения порядка на Рабочем столе каждого сотрудника – см. раздел «Пользовательские панели инструментов» в начале данной главы);

• минимизация размера окна для просмотра Web-страниц. В большинстве случаев не требуется одновременно просматривать несколько Web-страниц в окнах, раскрытых во весь экран. Небольшого окошка обычно вполне достаточно для того, чтобы последовательно ознакомиться с содержимым соответствующих страниц. Я обычно уменьшаю размер окна для просмотра Web-страниц до минимально возможного, но позволяющего регистрировать те изменения, которые автоматически осуществляет Windows XP. При необходимости легко увеличить размеры окна с изображением Web-страницы до нормальных размеров.

Настройка Активного Рабочего стола

Прежние версии операционной системы Windows позволяли выполнять настройку Активного Рабочего стола, используя расширенные возможности. Теперь настройка Активного Рабочего стола выполняется с помощью вкладки Веб (Web) диалогового окна Элементы Рабочего стола (Desktop Items). Это диалоговое окно открывается, если щелкнуть правой кнопкой мыши по свободному месту на Рабочем столе и выбрать из контекстного меню пункт Свойства. Затем в открывшемся диалоговом окне Свойства: Экран нужно перейти на вкладку Рабочий стол (Desktop) и щелкнуть по кнопке Настройка Рабочего стола (Customize Desktop).

В левой части диалогового окна Элементы Рабочего стола (Desktop Items) находится поле Веб-страницы (Web Pages), а в правой – четыре кнопки. Список Веб-страницы (Web Pages) при первом обращении включает одну запись – Моя текущая домашняя страница (My Current Home Page), а уже в дальнейшем вы заносите в указанный список новые Web-страницы, которые будут отображаться на Рабочем столе.

Для создания новой Web-страницы на вкладке Веб щелкните по кнопке Создать (New). На экране появится диалоговое окно Новый элемент Рабочего стола (New Active Desktop Item), которое позволит просмотреть папку Избранное (Favorites) и вручную задать URL-адрес соответствующего сетевого ресурса или посетить Базу знаний Microsoft, чтобы добавить какой-либо URL-адрес Web-страницы или другого Web-элемента в список Веб-страницы. При нажатии кнопки OK откроется диалоговое окно Добавление элемента на Рабочий стол Active Desktop (TM) (Add Item to Active Desktop). При повторном нажатии кнопки ОК операционная система загрузит новую страницу с Web-сайта.

Для удаления из списка Веб-страницы URL-адреса следует использовать кнопку Удалить (Delete), однако Windows XP не позволит исключить из этого списка вашу домашнюю страницу.

Если в списке Веб-страницы выделить какой-либо URL-адрес и нажать кнопку Свойства, откроется диалоговое окно Свойства: [имя или URL-адрес Web-страницы или элемента]

(Web Page Properties). Вкладка Общие этого окна содержит статистику, например последнее время посещения соответствующего сайта и общее число посещений. Опция Сделать эту страницу доступной автономно (Make This Page Available Offline) на вкладке Документ Интернета позволяет сохранить страницу на жестком диске и не загружать ее копию каждый раз при необходимости просмотра. Параметры вкладки Расписание (Schedule) указанного диалогового окна определяют расписание, в соответствии с которым Windows XP должна обращаться к этой Web-странице. Так, например, разрешается определить число уровней для перехода на загружаемые по ссылкам страницы с заданного Web-узла и максимальный объем информации, который браузер Internet Explorer может загрузить с Web-узла на жесткий диск, а также указать ваше имя и пароль.

Web-страницы время от времени требуют обновления, что позволяет сохранять их данные в актуальном состоянии. Windows XP поддерживает для определенных страниц режим автоматической или ручной модификации. Автоматическое обновление выполняется в соответствии с заданным планом, а обновление, производимое вручную, предусматривает необходимость выделения соответствующего URL-адреса в списке Веб-страницы и нажатия кнопки Синхронизировать (Synchronize).

Еще одна опция вкладки Веб диалогового окна Элементы Рабочего стола – Закрепить элементы Рабочего стола (Lock Desktop Items). При ее активизации запрещается перемещать компоненты на Активном Рабочем столе. Эта опция весьма полезна в тех случаях, когда настройка Активного Рабочего стола завершена и вы хотите сохранить ее неизменной.

Работа с программой Проводник

Как отмечалось в главе 2, программа Проводник является одним из программных инструментов операционной системы Windows XP, и способы ее применения должны быть хорошо знакомы пользователям. В главе 2 был дан обзор наиболее важных и легко доступных компонентов Проводника. В приводящихся ниже разделах речь пойдет о некоторых усовершенствованных способах применения этой программы, а также будут приведены рекомендации по ее конфигурированию.

Задание свойств папки

Windows XP обеспечивает весьма широкие возможности в плане представления на экране различных типов данных. Так, конфигурирование программы Проводник (в режиме по умолчанию) представляет собой одно из лучших решений специалистов Microsoft, которое, несомненно, понравится всем пользователям. Для изменения способа представления данных служит команда Сервис ? Свойства папки (Tools ? Folder Options) программы Проводник, при этом на экран выводится одноименное диалоговое окно.

Вкладка Общие этого окна содержит три основных раздела. Первый раздел позволяет выбирать обычные папки Windows или непосредственно отображать список типичных задач в самих папках. В главе 2 вы уже познакомились с результатами использования папок, создаваемых на основе Web-стиля. Несмотря на тот факт, что дополнительная информация всегда полезна, ее получение несколько снижает быстродействие системы в целом и захламляет экран. Второй раздел позволяет выбирать между открытием каждой папки в текущем или в новом окне. При активизации опции, связанной с применением нового окна, появляется возможность сравнивать две папки без открытия (вручную) двух копий программы Проводник. С другой стороны, использование текущего окна освобождает пространство на экране. Третий раздел позволяет задать однократный или двойной щелчок при обращении к объекту. Двойной щелчок является традиционным для операционной системы Windows, с его помощью выполняются самые разнообразные операции. Однако я считаю, что однократное нажатие является более удобным и вызывает меньше ошибок у тех пользователей, которые много работают в Internet.

Вкладка Вид (View) содержит два основных раздела. Первый раздел включает в себя опции, предназначенные для автоматической настройки папок. Так, при необходимости унификации всех папок по образцу текущей, можно воспользоваться кнопкой Применить ко всем папкам (Apply All Folders). Кнопка Сброс для всех папок (Reset All Folders) удобна в тех случаях, когда для папок на компьютере восстанавливаются параметры, которые были при установке Windows. Второй раздел содержит улучшенные способы изменения свойств папок. Выше уже обсуждались некоторые из этих способов, в последующих разделах я подробно проанализирую возможности применения ряда опций данного раздела.

Вкладка Типы файлов (File Types) содержит перечень всех типов файлов, зарегистрированных Windows. Большая часть файлов одного типа открывается с помощью одного или нескольких приложений, назначенных данному типу файлов. Сопоставление типа файла определенному приложению позволяет открывать файл автоматически путем двукратного щелчка мышью в программе Проводник (см. раздел «Назначение приложения для работы с файлами определенного типа» в конце данной главы).

Работа с данными в автономном режиме