Эффективный закупщик. Все секреты в одной книге

Эффективный закупщик. Все секреты в одной книге
Екатерина Бурдаева

«Три кита», на которых держатся закупки, это планирование, конкуренция между поставщиками (возможность выбора) и тайм-менеджмент. Однако помимо ключевых факторов, лежащих на поверхности, в работе закупщика немало подводных камней и острых рифов. Чем обеспечить прозрачность закупок? Как убедить руководство в необходимости закупки? Что самое главное в договоре поставки? Как покупать в условиях форс-мажора? Как гарантированно добиться своего на переговорах? Как распределить ответственность в отделе закупок? Кто эффективней: снабженец-одиночка или департамент закупок? Нужны ли закупщику выставки?Вопросов много. А ответы – в книге "Эффективный менеджер". Автор книги – профессиональный закупщик с более чем 20-летним стажем работы на промышленных и коммерческих предприятиях.

Екатерина Бурдаева

Эффективный закупщик. Все секреты в одной книге

Кругом кричат: "Не прогадай,

купи-продай, купи-продай!"

Из эстрадной песни

От автора.

Эта книга посвящена закупщикам, но написана она и для тех, кто покупает, и для тех, кто продает. И вообще для всех, кого интересует «кухня» b-2-b закупок.

Зайдите в любой книжный магазин, и вы увидите тысячу и одну книгу, посвященную продажам, начиная от объемного тома под названием «Энциклопедия успешного менеджера по продажам» и заканчивая тонкой брошюрой «Как продать гиппопотама». И, скорее всего, практически ни одной книги, посвященной закупкам. Ну и кому, спрашивается, собираются продавать все те, кто берет с полки книжного магазина очередную книгу из серии «Как научиться эффективным продажам»? Закупка – это обратная сторона процесса продажи и его неотъемлемая составляющая. Одно без другого не существует, как не существует «право» без «лево», «юг» без «севера» и т. д.

Посвятив сфере закупок несколько лет, я изменила свои первоначальные представления об этом виде деятельности. То, как я представляла себе сущность закупок до того, оказалось верным не более чем на 25–30 %.

Именно поэтому мне хочется развеять некоторые мифы о закупщиках, самые распространенные из которых сводятся к тому, что закупать легко, сфера закупок – это «хлебное место» и что быть закупщиком – значит восседать на троне и принимать поток просителей, осчастливливая одних и давая «от ворот поворот» другим, а по некоторым данным – иметь абсолютную, подчас ничем не ограниченную власть над армией продающих.

Поскольку подобные мнения приходится слышать достаточно часто, хочется немного более подробно рассказать о том, что именно включает в себя деятельность современного закупщика и с какими проблемами ему чаще всего приходится сталкиваться.

Думаю, что эта информация будет полезна всем, кто занят этим увлекательным делом, особенно начинающим. Ведь закупщик – это не просто специально нанятый для растрачивания чужих денег человек, это прежде всего профессионал во многих сферах бизнеса.

Профессиональный закупщик должен отличаться целым рядом выдающихся личностных качеств и, помимо этого, вынужден совмещать сразу несколько зачастую несовместимых профессиональных обязанностей.

Настоящий закупщик, вне зависимости от своего образования и опыта работы, всегда в первую очередь маркетолог, потом немного юрист, немного экономист, чуть-чуть бухгалтер, отчасти психолог, слегка пиарщик, в некоторой степени хакер, очень часто сам себе секретарь-референт и практически всегда аналитик и дипломат. И это не просто лирическое отступление, это насущная необходимость, обусловленная спецификой деятельности.

Я не претендую на роль истины в последней инстанции, я всего лишь хочу показать специфику закупок глазами профессионала. Я готова к профессиональной дискуссии и всегда открыта для мнений других людей. Тем более что тема закупок – одна из самых спорных и часто обсуждаемых в современном бизнес-сообществе.

Хочу сразу оговориться: эта книга не является ни учебным пособием, ни научным трудом, она основана не на анализе законодательных актов и нормативной литературы, а исключительно на личном опыте закупок в коммерческих и производственных компаниях.

Поэтому если вас интересуют процессы организации регламентированных закупок, особенно в государственной или муниципальной сфере, вопросы разработки технической документации и проведения различных процедур, советую вам прочесть что-нибудь более академическое.

Например, могу порекомендовать такие замечательные книги, написанные мэтрами в области закупок, как: «Настольная книга поставщика и закупщика», «Конкурентные закупки», «Настольная книга гос.заказчика» (автор всех трех книг – Кирилл Кузнецов).

Еще одна замечательная книга «Эффективное управление корпоративными закупками. Опыт РАО ЕЭС России» написана целым коллективом авторов под редакцией Г. А. Сухадольского.

Если хотите стать настоящим асом закупок – обязательно прочтите эти книги.

Если, конечно, найдете.

Закупки: с чего начать. Алгоритм действий при необходимости начать закупки «с нуля»

Не зная броду, не суйся в воду.

Лозунг Всероссийского общества спасания на водах

Если бы эту книгу писал психолог, он бы начал эту главу со следующей фразы: «Если вам нужно заняться закупками, а вы не знаете, с чего начать, возьмите чистый лист бумаги и разделите его на две колонки. В первой колонке напишите список того, что, на ваш взгляд, вам нужно для успешного ведения закупок, а во второй колонке – список того, что у вас уже есть…»

Ну или что-то в этом роде. Советы психологов – вещь хорошая. Однако есть сферы деятельности, вторгаясь в которые, оказываешься мгновенно втянутым в круговорот событий и проблем, где надо молниеносно принимать решения и где совершенно нет времени вдаваться в глубины психоанализа. Закупки – одна из таких сфер, где ежедневно чувствуешь себя на вершине клокочущего вулкана.

Единственное, с чем я соглашусь, так это с тем, что любой новый вид деятельности, который приходится осваивать, – это в некотором смысле чистый лист. Вот только, как и что на нем написать, каждый решает сам.

Никто из нас не рождается ни директором, ни сталеваром, ни таксистом, ни, соответственно, закупщиком. Любой профессии принято учиться – либо в специальных заведениях, либо на практике. Однако практика практике рознь. Одно дело если ваше практическое обучение проходит под руководством опытного профессионала – то есть вам повезло стать «вагончиком», и вы какое-то время являетесь «подмастерьем» у какого-нибудь маститого закупщика, который медленно, но верно учит вас хитростям своего дела. И совсем другое дело, если вас тренируют «по бразильской системе» – безо всякой подготовки.

Такое случается все реже, поскольку сейчас существует – и активно развивается – уже несколько учебных заведений, специализирующихся на обучении «правильным» закупкам – в том числе и в рамках повышения квалификации специалистов, работающих в сфере закупок и имеющих опыт и авторитет.

Однако случаются еще такие казусы, когда перспективного сотрудника неожиданно вызывают к начальнику и ставят перед фактом: «С завтрашнего дня будешь заниматься закупками запчастей для нашего автопарка». Причем самый стрессовый вариант – это когда, объявив вам о новом круге обязанностей, начальство совершенно не собирается снимать с вас старые обязанности. И если вы уже тянете на себе одну лямку, например, бухгалтера или логиста, а может быть даже секретаря (и такие случаи бывают!), а вам вменяют в обязанность еще и закупки – из соображений, что, мол, человек вы толковый, а значит, справитесь, – то лично я вам не завидую.

Хорошо, если речь идет о какой-то разовой закупке. Это еще как-то можно пережить, хотя тоже всякое случается. Помню, одной учительнице литературы и русского языка директорат школы поручил на полученные от шефов деньги купить наглядные пособия и портреты классиков русской литературы для обновленного кабинета русского языка. Так она, бедняжка, так волновалась из-за возложенной на нее ответственности, что почему-то купила всех классиков в одном экземпляре, а Антона Павловича Чехова – в двух!

Хуже, если возложение обязанностей, выдаваемое за временное, превращается в постоянное. Что, кстати, чаще всего и случается. Вариант, когда вы приходите к начальнику и честно ему сообщаете, что вы не справляетесь, потому что вы – не Юлий Цезарь и не можете делать несколько дел сразу, мы даже и рассматривать не будем. Поверьте, в этом случае начальство вряд ли оценит вашу честность по достоинству. Давайте лучше поговорим о более конструктивных вариантах.

Для начала неплохо бы обратиться к руководству с просьбой направить вас на курсы повышения квалификации или на какой-нибудь интенсивный тренинг по ведению закупок. Смело требуйте обучения, ведь идея сделать вас закупщиком принадлежит не вам. Скорее всего ваша просьба не будет удовлетворена, поскольку, раз начальство вынуждено поставить на закупки первого попавшегося сотрудника, значит положение настолько безвыходное, что времени на поиски специалиста нет, а значит, нет его и на ваше обучение;

раз выбрали именно вас, значит, вам доверяют и в вас верят, и значит, у вас есть хороший потенциал и реальные навыки для того, чтобы стать хорошим закупщиком и без всякого обучения.

Так что смиритесь и приступайте к новым обязанностям. Главное – без паники.

Лично я – сторонник системного подхода к решению любого вопроса. Поэтому для удобства предлагаю разделить процесс «проникновения» в закупки на несколько последовательных стадий.

Стадия первая. Изучение «товара».

Если перед вами внезапно встала задача заняться закупками для своего предприятия, первое, с чего вам надо начать, – это определить свой статус, цели и задачи. Самый первый вопрос, который вам нужно задать своему руководителю (или себе самому, если вы и есть руководитель) – каковы мои обязанности и полномочия? В чем состоит моя главная задача? Какие права у меня есть? Каким образом следует организовать процесс закупок, чтобы это было наиболее выгодно и удобно для компании? Кто и как будет принимать окончательные решения? И т. д., и т. п. Другими словами, вам нужно сформировать у себя представление о том, что будет включать в себя процесс закупок и каково ваше место в этом процессе.

Второе – составить план действий, правильно расставив приоритеты. Начать, пожалуй, можно с того, чтобы постараться получить максимум информации о закупаемом товаре/услугах/работах. Представьте, что вы всю свою сознательную жизнь занимались тем, что смешивали краски, создавая разные новые оттенки цветов. И вдруг волею судьбы вы попадаете в компанию, где вас обязывают заняться снабжением небольшой швейной фабрики тканями и фурнитурой. Оба-на!

Конечно, самый простой способ решить вставшую перед вами задачу – это отказаться от такой работы и попытаться найти что-то более близкое вашим талантам и опыту. Но разве задачи так решаются? Если вы четко решили следовать новой линии на карте своей судьбы, то вам нужно засучить рукава и спокойно проанализировать ситуацию.

Для начала можно полазить по Интернету, используя разные поисковые системы, чтобы получить хотя бы общее представление о том, какие бывают ткани и чем фланель отличается от шерсти, а бязь от ситца. Хотя, конечно, Интернет вряд ли заменит вам общение со специалистом. Поэтому, оторвавшись от экрана компьютера, постарайтесь найти опытных сотрудников (которых обычно каждая собака на предприятии знает) и расспросите их о специфике бизнеса. Если проявить уважение, можно получить бо?льшую часть необходимой информации, поскольку в профессиональном общении действует знаменитое правило 80/20. То есть в любой сфере существует небольшое количество серьезных экспертов (20 %), которые владеют основным объемом нужной информации (80 %).

Углубить полученные знания можно с помощью небольшого маркетингового исследования – и лучше всего самостоятельного. Проехать по оптовым магазинам, которые занимаются торговлей тканями и фурнитурой, чтобы узнать о ценах, потрогать ткань руками, узнать у продавцов, какие нитки лучше, какие пуговицы самые ходовые и какие производители наиболее популярны в настоящий момент. Прикинувшись потенциальным покупателем, за 2–3 дня вы узнаете о тканях и швейной фурнитуре намного больше, чем за неделю сидения в Интернете.

Поняв, для каких целей вам нужна ткань, вы можете обратиться за советом к профессиональным швеям. Если таковых в вашей компании нет (допустим, предприятие только начало работу и пока не обзавелось профессионалом экстра-класса), то самый лучший способ пообщаться со специалистом – пойти в дорогое ателье, прикинувшись разборчивым клиентом, или заглянуть к конкурентам, представившись соискателем. Это так называемый метод «проникновения». На этом этапе придется как никогда кстати какой-нибудь учебник-справочник по тканям, который можно будет проштудировать в ближайшие выходные. За неимением учебника сгодится какой-нибудь профильный журнальчик, который можно полистать, пока едете в метро или сидите в приемной какого-нибудь большого босса.

Когда вы поймете, что уже немного разбираетесь в ситуации, можете переходить на следующий уровень. Можете начинать общаться с потенциальными поставщиками. И лучше именно в такой последовательности: поиск и получение информации (в том числе на личном опыте) – общение с профессионалами «инкогнито» – углубление полученных знаний. Ибо если вы попытаетесь проскочить стадию изучения предмета закупки, то рискуете стать посмешищем в глазах профессионалов. Само по себе это не так страшно, гораздо страшнее приобрести репутацию непрофессионала и невежды, которая останется вашим клеймом еще долгое время – даже после того, как вы станете суперпрофессионалом в сфере текстиля.

Если обобщить все вышесказанное, то стадия изучения товара, на мой взгляд, должна обязательно включать в себя следующие основные этапы:

Информационное ознакомление (поиск сведений в Интернете).

Погружение в тему (общение с экспертами, посещение торговых предприятий, профильных производств, «полевые» маркетинговые исследования).

Углубление полученных знаний (чтение профессиональной литературы).