Планирование для начинающих. Методическое пособие. Теория

Управление рисками проекта. Планирование управления рисками, идентификация рисков, качественный анализ рисков, количественный анализ рисков.

Управление закупками проекта. Планирование управление закупками проекта.

Управление заинтересованными сторонами проекта. Планирование вовлечения заинтересованных сторон.

2.4 Разработка плана управления проектами

Начнём с разработки плана управления проектом.

До разработки плана управления проектом идёт целая цепочка процедур включая создание устава проекта, про него я вам рассказывать не буду, но важно понимать что это такое, для чего он нужен, кто его создаёт и как он используется дальше на протяжении всего проекта. Всю эту информацию, вы можете найти в своде знаний PMboK 6.

Очень важно отметить, что в качестве литературы сегодня я буду использовать учебник Риты Малкахи это методическое пособие, которое очень внятно и доступно объясняет всё то что написано в своде правил, который называется PMbok.

Давайте сначала рассмотрим, что такое планы управления, а затем перейдем к обсуждению плана управления проектом.

Планы управления документируют стратегию и подход к управлению проектом и процессами, связанными с областями знаний: содержание, расписание, стоимость, качество, ресурсы, коммуникации, риски, закупки и управление заинтересованными сторонами. Это означает, что для каждой области знаний существует план управления. Эти планы, по сути, представляют собой набор документов с процессами, процедурами, практикой и стандартами, которым будет следовать команда для обеспечения согласованных результатов.

Планы управления, по необходимости, уникальны для каждого проекта в целях удовлетворения конкретных потребностей проектов. Формат и уровень детализации планов управления должны быть настроены в соответствии с потребностями проекта, стилем руководителя проекта и организационными влияниями.

Планирование часть плана управления, где мы определяем процессы и процедуры, которые будут следовать при завершении планирования для области знаний.

Настало время приступить к самому плану управления проектами. У меня в начале моего карьерного пути, как и у многих, было понимание того что план управления проектами это некий график, который содержит в себе основные вехи, которые мы отслеживаем на протяжении всего проекта, но и практика и теория доказали мне иное. Это не просто график, а что вы сейчас узнаете.

План управления проектом объединяет все индивидуальные планы управления в единое целое, создавая централизованный документ для описания того, что участвует в проекте. Общий план управления проектом также включает базовые показатели проекта. Это означает, что план управления проектом представляет собой набор планов и базовых показателей (а не просто график).

Ключевые компоненты плана управления проектами рассматриваются в следующих разделах:

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА. Жизненный цикл проекта описывает этапы работы над проектом, необходимые для получения результатов (например, требования, проектирование, код, тестирование, реализация). Жизненные циклы проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями.

Что значит выражение «жизненные циклы проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями»? Смотрите, как мы уже видели жизненный цикл проекта, описывает этапы работы над проектом, то есть у нас есть конкретный план и конкретные этапы работ. Изменения – это такой процесс, который оформляется документально, который утверждается многими заинтересованными сторонами и которые проходят конечную ревизию. После этого мы получаем изменённый документ. Так вот жизненный цикл проекта также варьируется от плана до изменения. То есть у нас есть один существующий план мы прошли огромное количество процедур, изменили план управления проектами и теперь мы руководствуемся изменённому плану управления, от управления планом до управления изменениями. Далее эта формулировка так же будет встречаться.

ПОДХОД К РАЗРАБОТКЕ. Подходы к разработке для получения результатов проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ. Основные этапы будут встроены в план управления проектом, с указанием времени, когда руководство и заинтересованные стороны будут сравнивать ход проекта с тем, что было запланировано, и определить необходимые изменения в любой из планов управления.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ, КОТОРЫЕ БУДУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ В ПРОЕКТЕ. Руководитель проекта должен определить степень, в которой процессы должны использоваться, исходя из потребностей проекта. Адаптация процесса является частью разработки плана управления проектом.

ПЛАНЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЛАСТЯМИ ЗНАНИЙ. Это планы управления для содержания, расписания, стоимости, качества, ресурсов, коммуникаций, рисков, закупок и управления заинтересованными сторонами.

БАЗОВЫЕ ПЛАНЫ (БАЗОВЫЙ ПЛАН ИЗМЕРЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ). План управления проектом включает содержание, расписание и базовые показатели затрат, по которым руководитель проекта будет отчитываться о производительности проекта. Эти базовые планы создаются во время планирования. Они представляют собой запись того, что проект был запланирован, создано расписание и заложен в бюджет с точки зрения содержания, расписания и затрат, и используются для сравнения фактической производительности проекта с запланированной производительностью. Ниже перечислены элементы, включенные в каждый базовый план:

• Базовый план по содержанию: описание содержания проекта, иерархическая структура работ и словарь Иерархической структуры работ.

• Базовый план по расписанию. Согласованный график, включая даты начала и окончания каждой работы, а также запланированные этапы.

• Базовый план по стоимости. Поэтапный бюджет расходов (план расходов, указывающий, сколько денег утверждено для проекта и когда средства необходимы и будут доступны).

Теперь поговорим о создании плана управления проектом.

СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. План управления проектом, включая индивидуальные планы управления и содержание, расписание и базовые показатели затрат, создается путем выполнения действий. После того, как план управления проектом завершен, спонсор или ключевые заинтересованные стороны рассматривают и утверждают его. Процесс разработки плана управления проектом должен привести к созданию плана управления проектом, который будет одобрен, реалистичен и формален. Другими словами, план управления проектом должен быть согласован с теми, кто участвует в проекте, он должен быть официально утвержден, каждый должен верить, что проект может быть выполнен в соответствии с планом, и он должен оставаться официальным документом, который контролируется и используется на протяжении всего проекта.

После того, как план управления проекта был завершен, менеджер проекта использует его как инструмент, чтобы помочь управлять проектом на ежедневной основе. Это не просто документ, созданный для спонсора и других заинтересованных сторон. Несмотря на то, что он может развиваться в течение всего срока реализации проекта путем прогрессивной разработки или утвержденных изменений, план управления проектом должен быть как можно более полным, когда начинается выполнение проект.

2.5 Планирование управления содержанием

Каждый из проектов имеет содержание. Согласованное и утвержденное, нам нужно выяснить каким образом формируется этот план, кем он формируется и что делать с ним дальше. И так, начинаем.

– Процесс: Планирование управления содержанием

– Группа процессов: Планирование

– Область знаний: Управление содержанием.

Информацию можно увидеть на схеме, которая у вас должна быть всегда открыта, и которая всегда должна быть перед глазами пока мы с вами проходим теоретическую часть, чтобы вы видели, какие процессы мы изучаем, Какие процессы у нас будут следующими и визуально уже понимаете, как они между собой взаимосвязаны.

Каждая из областей знаний управления проектом имеет план. Для содержания фактически существует два – план управления содержанием и план управления требованиями. Вместе эти планы обеспечивают направление того, как будет определяться, управляться и контролироваться содержание проекта и продукта.

Поговорим немного о входных данных этого процесса и всех процессов в целом. Начнём с того что я вам расскажу, что такое входные данные простыми словами, чтобы в будущем вы использовали эту формулировку и знали, что она значит.

По сути, входные данные – это то, что идёт до этого процесса, то есть та цепочка работ, которая должна быть выполнена до того момента, как начнётся этот процесс. Также существуют выходные данные. Это тот процесс, та цепочка работ, которая будет начинаться после того процесса, который в данный момент закончился, они могут между собой пересекаться. Схема входов и выходов будет у вас в конспектах, её нужно будет изучить, ознакомиться с ней зазубривать её не обязательно, но важно понимать, что из чего состоит что откуда исходит. Итак, входные данные.

Устав проекта, описание жизненного цикла проекта и активы организационного процесса являются входными данными для процесса планирование управления содержанием. Устав проекта включает высокоуровневое описание продукта, услуги или результата, который должен быть получен в рамках проекта. Он также документирует требования проекта высокого уровня. Описание жизненного цикла проекта разбивает проект на этапы, которые он будет проходить для создания продукта, услуги или результата. Важно также отметить, что планирование управления содержанием должно осуществляться в соответствии с организационными политиками и процедурами. Исторические записи и уроки, извлеченные из предыдущих, подобных проектов, могут быть полезны для команды в их усилиях по планированию.

Каждый проект имеет подход к разработке. Это может быть подход, управляемый планом, управляемый изменениями или комбинированный, или гибридный подход. Подход к разработке влияет на то, как будут выявляться требования, а также как будет разрабатываться описание содержания и ИСР (для всего проекта сразу или на высоком уровне для всего проекта, а затем более подробно для каждого релиза).

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ СОДЕРЖАНИЕМ. План управления содержанием, который является основным результатом процесса планирование управления содержанием, является частью плана управления проектом, и руководитель проекта использует его для руководства проектом до закрытия. План управления содержанием, по существу, содержит три части, в которых подробно описывается, как содержание будет планироваться, выполняться и контролироваться. Он определяет следующее:

– Как выполнить содержание

– Какие инструменты следует использовать для планирования выполнения содержания

– Как создать ИСР

– Как содержание будет управляться и контролироваться в плане управления проектом

– Как получить принятие результатов

План управления содержанием каждого проекта уникален, но он может охватывать темы, которые могут быть стандартизированы для компании или для типа проекта. Поэтому компании часто могут использовать шаблоны, формы и стандарты для управления содержанием. Это ценные активы для проекта. План управления содержанием может разрабатываться поэтапно или итеративно в ходе планирования проекта. Первым шагом является планирование того, как содержание будет определено.

Другим аспектом итераций является то, что более поздние части планирования проекта, могут привести к добавлению содержания в проект, тем самым изменяя план управления содержанием, описание содержания проекта и ИСР.

Давайте разберёмся с тем, что такое итерация. Это как веха, которая включает в себя набор каких-либо работ, в нашем случае это веха будет включать то, из чего будет стоять наш план управления проектами.

Так вот когда выполняется план управления проектами методом итераций, то есть постепенно добавляя какую-то информацию, которая разрабатывается в настоящее время, новая итерация может включать в себя информацию, которая будет требовать изменить что-то в предыдущей итерации и за счёт этого нам придётся изменять содержание. Процесс изменения вкратце мы с вами прошли, вы об этом прочитали и ещё прочитаете, но напомню изменения чего-либо в проекте, содержании плана, расписании неважно чего у нас осуществляется за счёт того, что заинтересованные стороны вносят какое-то изменение, обосновывает его, защищают его, документируют его и утверждают его. После этого, изменение вступает в силу и применяется уже на той или иной работе. В нашем случае это план управления проектами.

Идея создания плана управления содержанием и всех планов управления: если вы не можете планировать это, вы не можете сделать это.

Тем не менее, многие люди совершают ошибку, начиная работать над проектом до того, как продукт и содержание проекта определены и до того, как они правильно спланировали, как они будут управлять содержанием.