Регистрация ИП: пошаговая инструкция

6) спортсмены (ст.348.3 ТК РФ);

7) лица, принимаемые на работу, непосредственно связанную с движением поездов и маневровой работой, и работники, выполняющие такую работу (п.3 ст.25 Федерального закона от 10.01.2003 №17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации»);

8) работники, занятые на подземных работах (ч.1 ст.330.3 ТК РФ);

9) работники отдельных профессий, производств, предприятий, учреждений и организаций, которые проходят обязательное медицинское освидетельствование для выявления ВИЧ-инфекции (п.3 ст.9 Федерального закона от 30.03.1995 №38-ФЗ «О предупреждении распространения в Российской Федерации заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции)»). Перечень работников таких профессий определяется Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 №877 (в данном перечне некоторые категории медицинских и научных работников);

10) спасатели (Федеральный закон от 22.08.1995 №151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей»);

11) работники общеобразовательных учреждений (п.11.8 СанПиН 2.4.2.2821-10 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям и организации обучения в общеобразовательных учреждениях», утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 29.12.2010 №189);

12) работники общежитий (п.5.12 СанПин 2.1.2.2844-11 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, оборудованию и содержанию общежитий для работников организаций и обучающихся образовательных учреждений», утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 23 марта 2011 №23);

13) обслуживающий персонал прачечных (п.4.9 СанПиН 2.1.2.2646-10 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, оборудованию, содержанию и режиму работы прачечных», утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 10.06.2010 №65);

14) парикмахеры и косметологи (п.9.29 СанПиН 2.1.2.2631-10 «Санитарно-эпидемиологические требования к размещению, устройству, оборудованию, содержанию и режиму работы организаций коммунально-бытового назначения, оказывающих парикмахерские и косметические услуги», утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 18 мая 2010 №59);

15) работники детских оздоровительных лагерей, в том числе организации, деятельность которых связана с организацией детского отдыха и оздоровления детей на базе санаториев, санаториев-профилакториев, домов отдыха и других (п.13.1 СанПиН 2.4.4.3155-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации работы стационарных организаций отдыха и оздоровления детей», утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 27.12.2013 №73).

В данный список не вошли некоторые категории лиц, которые для предпринимательской деятельности не применимы (судьи, работники таможни, работники ведомственной охраны).

В свою очередь работники, указанные в указанном выше перечне, обязательно должны проходить медицинские осмотры перед заключением трудового договора.

Для прохождения медицинского осмотра лицу, поступающему на работу, выдаётся индивидуальное направление, форму которого ИП может разработать самостоятельно. В направлении указываются фамилия, имя, отчество лица, планируемое место работы, соответствующая позиция в перечне рабочих мест и профессий, требующих медицинского осмотра, а также перечисляются вредные, опасные производственные факторы и работы.

У работодателя может быть заключён договор с медицинской организацией, которая будет проводить медицинские осмотры. Если такой договор не заключён, работника можно направить в любое медицинское учреждение, у которого есть соответствующая лицензия. Санкций за незаключение подобного договора с медицинской организацией не установлено.

Форма документа, который подтверждает успешное прохождение медицинского осмотра, зависит от категории граждан, направленных на осмотр.

Бывают случаи, когда соискатель должности отказывается по тем или иным причинам проходить медицинский осмотр. Если медицинский осмотр для него является обязательным по вышеуказанным основаниям, то такой отказ работника влечёт за собой и отказ в заключении трудового договора. В случае заключения трудового договора с работником без обязательного медицинского осмотра ИП может быть привлечён к административной ответственности.

Административная ответственность в данном случае предусмотрена более, чем серьезная.

В соответствии со ст.5.27.1 КоАП РФ, допуск к работе работника без прохождения обязательного медицинского осмотра влечёт наложение штрафа на ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей. За повторное нарушение данного требования – штраф в размере от 30 000 до 40 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Санкции весьма жесткие, поэтому не забывайте направлять на обязательный медицинский осмотр лиц, которых принимаете на работу, если данные лица попадают под соответствующие законодательные требования.

Заключение трудового договора

В соответствии с уже упомянутой ст.67 ТК РФ, трудовой договор оформляется в двух экземплярах – для работодателя и для работника. На экземпляре трудового договора работодателя работник должен расписаться в получении своего экземпляра.

В трудовом договоре, в соответствии со ст.57 ТК РФ, указываются:

– фамилия, имя, отчество работника и фамилия, имя, отчество работодателя – индивидуального предпринимателя;

– сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – индивидуального предпринимателя;

– ИНН работодателя;

– сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (если применимо);

– место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются также следующие условия:

– место работы;

– трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

– дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с трудовым законодательством;

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

– режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

– гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

– условия труда на рабочем месте;

– условие об обязательном социальном страховании работника;

– иные условия.

Кроме того, в трудовой договор могут быть включены и дополнительные условия:

– о рабочем месте;

– об испытании;

– о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

– об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счёт средств работодателя;

– о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

– об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

– об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя;

– о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника;

– иные не противоречащие законодательству условия.

Важно отметить, что если у человека это первое трудоустройство, то у него может не быть ни страхового свидетельства, ни трудовой книжки. В этом случае, в соответствии со ст.65 ТК РФ, трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

П.2 ст.7 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» уточняет, что лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившее договор ГПХ, получает страховое свидетельство через страхователя (т.е. через работодателя/заказчика).

Правила заполнения трудовой книжки.

Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку работника на основании приказа о приёме на работу по форме №Т-1 или №Т-1а.

Все записи в трудовой книжке необходимо делать перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке не допускается.

В соответствии с п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69), запись о приёме на работу необходимо сделать следующим образом:

– в графе 3 раздела «Сведения о работе» указываются слова «Индивидуальный предприниматель» и его полные фамилия, имя и отчество;

– строкой ниже в графе 1 необходимо поставить порядковый номер вносимой записи. Нумерация записей в трудовой книжке сплошная. Таким образом, при внесении первой записи о приёме на работу ей присваивается «1», а при внесении последующих записей нумерация продолжается. Например, если номер записи об увольнении с последнего места работы – «2», то следующая запись о приёме работу должна быть под номером «3»;

– в графе 2 напротив порядкового номера записи арабскими цифрами указывается дата начала работы в соответствии с приказом (число, месяц – двузначными числами, год – четырехзначными, например, 01.12.2018);

– в графе 3 напротив даты начала работы указывается наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации, на которую принят работник, и наименование подразделения, где он будет работать (в случае указания такового в трудовом договоре);

– в графе 4 необходимо прописать слово «Приказ» и проставить его дату и номер.

Запись о приёме на работу подписью и печатью не заверяется. Согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225), подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, заверяются все записи, сделанные у данного работодателя, при увольнении работника.

Для наглядности приводим пример заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем с учётом вышеописанных требований.

В примере индивидуальный предприниматель принимает себе на работу помощника. С работником заключён трудовой договор, издан приказ о приёме на работу:

Помните также, что сведения о награждении и увольнении также необходимо вносить в трудовые книжки в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Кадровые документы

Между ООО и ИП как работодателями существует минимум различий. Следовательно, для ИП установлен примерно такой же объём обязательной кадровой документации, которую он обязан вести.

У ИП есть преимущество перед юридическими лицами в части воинского учёта. В соответствии с действующим законодательством у ИП нет обязанности вести воинский учёт своих работников. Организации такой учёт вести обязаны.

Рассмотрим, какие кадровые документы будет обязан вести ИП, который стал работодателем.

К обязательным кадровым документам относятся следующие:

1. Трудовой договор как основа возникновения трудовых отношений.

2. Документы, оформляемые при приёме работника (личная карточка работника по форме №Т-2, приказ о приёме на работу по форме №Т-1 или №Т-1а).

3. График отпусков. Данный документ, в соответствии со ст.123 ТК РФ, является обязательным. График отпусков составляется не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, и является обязательным как для работодателя, так и для работника. График отпусков составляется по форме №Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В график отпусков должны включаться все работники ИП, которых он нанял на работу по трудовому договору. Сам ИП в график отпусков не включается, т.к. понятие «отпуск» для ИП не предусмотрено.

4. Табель учёта рабочего времени. В соответствии со ст.91 ТК РФ, данный документ является обязательным для каждого работодателя, в т.ч. и для ИП. В табеле учёта рабочего времени отражаются данные о фактически отработанном или не отработанном каждым работником времени. Табель учёта рабочего времени ведется по форме №Т-13, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

5. Штатное расписание. ИП может нанимать себе в помощники большое количество работников, поэтому у него, как и в организации, может быть своя организационная структура. Если работников у ИП изрядное количество, то ему однозначно не помешает составить штатное расписание.

Прямая обязанность составлять штатное расписание прямо в законодательстве не предусмотрена. Однако, исходя из норм ст.15, 57 ТК РФ, в которых сказано, что если работник по трудовому договору нанимается на конкретную должность, то такая должность должна быть указана в штатном расписании. Если ИП нанимает себе на работу работников и в каждом договоре прописывает конкретные должностные обязанности каждого из них, то штатное расписание для него не обязательно. Если он решит облегчить процесс оформления работников путём указания в договоре только его должности, то такая должность обязательно должна быть в штатном расписании. Данный документ в любом случае будет полезен, поэтому им лучше не пренебрегать.

Штатное расписание представляет собой перечень создаваемых в организации должностей и величину окладов по этим должностям. Штатное расписание составляется по форме №Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

6. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В соответствии со ст.189 ТК РФ – это обязательный документ для каждого работодателя. В правила внутреннего трудового распорядка включаются положения о порядке приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

7. Положение о персональных данных работников. В соответствии с п.8 ст.86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области. А в соответствии со ст.87 ТК РФ работодатель обязан установить порядок, регламентирующий хранение и использование персональных данных работников. ИП исключением не является – для него такой документ также является обязательным.

8. Расчётный листок. В соответствии со ст.136 ТК РФ работодатель обязан утвердить бланк расчётного листка, и с помощью него в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы.

Расчётный листок, в соответствии все с той же ст.136 ТК РФ, должен содержать сведения:

– о составных частях заработной платы за соответствующий период;

– о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;

– о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

– об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Утвердить расчётный листок можно обычным приказом.

9. Правила и инструкции об охране труда. В соответствии с ч.2 ст.213 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой своей деятельности, а также обеспечить ознакомление работников с данными правилами и инструкциями.

У ИП-работодателя должны быть созданы инструкции по охране труда по каждой профессии, журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения.

Отметим также, что в соответствии со ст.225 ТК РФ все работники, в том числе ИП-работодатели, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Данные правила установлены Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 №1/29).

10. Приказы и распоряжения. Обязательность приказов и распоряжений прямо предусмотрена ТК РФ.

В отдельных статьях ТК РФ содержаться требования об издании определённых видов приказов и распоряжений по вопросам оформления, изменения или прекращения трудовых отношений. Помимо уже рассмотренного приказа по форме №Т-1 в кадровом учёте применению подлежат также следующие виды приказов (распоряжений):

– приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по форме №Т-5 или группы работников по форме №Т-5а;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме №Т-6 или группе работников по форме №Т-6а;

– приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником по форме №Т-8 или с группой работников по форме №Т-8а;

– приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 или группы работников по форме №Т-9а;

– приказ (распоряжение) о поощрении работника по форме №Т-11 или работников по форме №Т-11а;

– приказ о применении дисциплинарного взыскания;

– приказ о снятии дисциплинарного взыскания;

– приказ об изменении штатного расписания;

– приказ о привлечении работника к сверхурочной работе;

– приказ об оплате сверхурочной работы;

– приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу;

– приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день;

– приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день;

– приказ об установлении неполного рабочего времени;

– приказ об отзыве работника из отпуска;

– приказ о выплате материальной помощи.

Некоторые формы приказов из вышеперечисленных утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, некоторые (для которых не указан номер формы), могут разрабатываться работодателями самостоятельно. Некоторые виды приказов, исходя из специфики вашей деятельности, вероятно, вам вообще не понадобятся.

11. Иные обязательные документы. Это документы, обязательность которых хоть и предусмотрена трудовым законодательством, но при этом ставится в зависимость от определённых действий работника или работодателя.

Заявления работника:

– о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику в возрасте до 18 лет, женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трёх месяцев (ч.3 ст.122 ТК РФ);

– о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, в случаях, предусмотренных (ч.2 ст.124 ТК РФ);

– о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком (ст.255-256 ТК РФ);

– о расторжении трудового договора по инициативе работника (ст.80 ТК РФ);

– о выдаче работнику копий документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ);

– об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч.5 ст.65 ТК РФ);

– об оплате труда в неденежной форме (ч.2 ст.131 ТК РФ);

– о замене выдачи молока (других равноценных пищевых продуктов) компенсационной выплатой (ст.222 ТК РФ);

– о возмещении работодателем ущерба, причиненного имуществу работника (ч.3 ст.235 ТК РФ).

Уведомления работодателя в адрес работника:

– о времени начала отпуска (ч.3 ст.123 ТК РФ);

– о предстоящих изменениях определённых сторонами условий трудового договора (ч.2 ст.74 ТК РФ);

– о введении новых норм труда (ст.162 ТК РФ);

– о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте (ч.6 ст.84.1 ТК РФ);

– о готовности работодателя произвести выплату задержанной заработной платы (ч.4 ст.142 ТК РФ);

– о предоставлении справки, подтверждающей состояние беременности (ч.2 ст.261 ТК РФ).

Уведомления работником работодателя:

– о подтверждении беременности (ч.2 ст.261 ТК РФ);

– о работе по совместительству (ч.5 ст.66 ТК РФ).

К обязательным в некоторых случаях кадровым документам относятся:

1. Положение об оплате труда и премировании. В соответствии со ст.135 ТК РФ, данный документ необходим, если условий о премировании и выплате дополнительных вознаграждений не содержится в ПВТР. Можно, конечно, обойтись и без такого положения, но в таком случае ИП не сможет начислять и выплачивать премии, а также производить различные доплаты. Если подобные выплаты не планируются – Положения не нужно, в противном случае оно обязательно.

2. Положение о ненормированном рабочем дне. Если вы нанимаете на работу работников, для которых в трудовом договоре устанавливаете ненормированный рабочий день, то в соответствии со ст.101 ТК РФ обязаны разработать локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём. Данный перечень может содержаться в ПВТР, в этом случае отдельного положение не разрабатывается. Разумеется, что если ненормированный рабочий день для работников вы устанавливать не планируете, то и положение вам не понадобиться.

3. График сменности. В соответствии со ст.103 ТК РФ, если у ИП организована сменная работа, то такая работа должна производиться в соответствии с графиком сменности. Только в этом случае график сменности обязателен. Во всех остальных – в нём нет необходимости.

4. Должностная инструкция. Данный документ не предусмотрен в законодательстве в качестве обязательного. Однако если в трудовом договоре с работником не перечислены его трудовые обязанности, и содержится ссылка на должностную инструкцию, в которой и конкретизируется трудовая функция работника, такая должностная инструкция будет обязательной. Должностная инструкция может быть оформлена как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору.

К необязательным кадровым документам относятся следующие:

1. Коллективный договор. Данный документ вполне может быть составлен и у ИП, хотя на практике – это редкость. В соответствии со ст.43 ТК РФ, коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения между работниками и работодателем, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор могут включаться положения, касающиеся системы и размеры оплаты труда, выплаты пособий, переобучение работников, время отдыха, улучшение условий и охраны труда работников, гарантии и льготы, оздоровление и отдых, оплата питания работников и иные вопросы. Коллективный договор не является обязательным.

В соответствии со ст.50 ТК РФ коллективный договор подлежит уведомительной регистрации в органе по труду (как правило – это отдел по труду и социальному развитию при местной администрации).

2. Положение о подразделении. ИП никто не запрещает создавать структурные подразделения из групп работников одной функции. Положение о подразделении не является обязательным, но его наличие целесообразно, если у ИП множество работников и разветвленная организационная структура. Положения о подразделении позволяет разграничить полномочия между ними, а также четко определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений. Если вы не испытываете необходимости в данном документе, то можете его не разрабатывать.