Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Индекс: КодПрофессии.

Предприятия

Индекс: КодПредприятия.

Вакансии

Индекс: КодПредприятия + КодПрофессии (составной индекс из двух полей).

Ограничение целостности: размер оклада не более 50000 рублей.

1.4. Контрольные вопросы

1. Является ли Access реляционной СУБД и почему?

2. Какие объекты может содержать база данных в Access? Укажите их назначение. Какие объекты базы данных являются обязательными, какие – нет? Какое расширение имеет исходный файл базы данных?

3. Как можно осуществить запуск Access и открытие существующей базы данных? Продемонстрируйте эти действия. Поясните функции основных элементов интерфейса Access.

4. Для чего предназначена область переходов? Как можно выполнить настройку области переходов?

5. Какие действия необходимо осуществить, чтобы создать базу данных? Как в Access можно построить пустую базу данных?

6. Что включает в себя создание таблицы? При помощи каких инструментов можно формировать в Access таблицы? Укажите и покажите, как можно добавлять в таблицу поля или удалять из таблицы поля.

7. Какие типы данных могут быть назначены полям таблицы в Access? Каким образом можно задавать и изменять тип данных поля таблицы? Какие свойства может иметь поле таблицы?

8. Какие типы данных допускают выполнение арифметических операций? Чем тип данных Числовой отличается от типа Денежный? Продемонстрируйте разницу этих типов на примере.

9. Для чего предназначен тип данных Счетчик? Какие типы счетчиков возможны в Access? Какое максимально допустимое значение может содержать поле типа Счетчик с последовательными значениями? Можно ли сортировать, фильтровать и индексировать такие поля? Продемонстрируйте использование этого типа данных на вашей базе данных.

10. Для чего используется тип данных Поле объекта OLE? Продемонстрируйте применение этого типа на вашей базе данных. Можно ли сортировать и индексировать такие поля? Какой фильтр можно установить для данных типа Поле объекта OLE?

11. Чем тип данных Текстовый отличается от типа Поле MEMO? Можно ли сортировать данные типа Поле MEMO? Покажите это на примере. Какой фильтр можно установить для данных типа Поле MEMO?

12. Для каких типов данных возможно использование свойства поля Маска ввода? Продемонстрируйте применение этого свойства на одной из таблиц вашей базы данных.

13. Для чего предназначен столбец подстановок? Как можно организовать столбец подстановок в виде списка значений из другой таблицы? Как можно сформировать столбец подстановок в виде фиксированного набора значений? Как можно пополнять этот набор значений?

14. Для чего предназначено свойство поля Значение по умолчанию? Как можно воспользоваться этими свойством, чтобы в поле типа Дата/время всегда изначально отображалась текущая дата?

15. Для какой цели служат свойства поля Условие на значение и Сообщение об ошибке? Как можно вызвать Построитель выражений при определении свойства Условие на значение?

16. Для чего предназначены свойства поля Обязательное поле и Индексированное поле? Для каких типов данных могут быть определены эти свойства?

17. С помощью какого свойства можно установить отображение календаря при вводе данных типа Дата/время?

18. Что такое первичный ключ таблицы? Можно ли работать с таблицей, для которой не объявлен первичный ключ? Покажите, как можно определить простой и составной первичный ключ. Сколько полей может содержать составной ключ? Какие свойства могут иметь ключевые поля таблицы?

19. Что такое подтаблица таблицы базы данных. Каким образом можно организовать вставку, развертывание, свертывание и удаление подтаблиц? Сколько уровней вложенности подтаблиц допускается в Access?

20. Каким образом возможно модифицирование структуры базовой таблицы (добавление, удаление, переименование полей, изменение типа данных и свойств полей и т.п.)? В каких режимах допускается внесение данных в базовую таблицу?

21. Какие свойства имеет таблица как объект базы данных? Как можно изменить эти свойства?

22. Для чего предназначена схема данных? Можно ли работать с базой данных без схемы? Укажите последовательность действий, необходимых для создания и редактирования схемы данных.

23. Какие межтабличные связи возможны в Access? Какие параметры имеет всякая межтабличная связь? Как устанавливаются Параметры объединения таблиц при создании схемы данных? Какие режимы соединений таблиц допускаются в Access?

24. Что представляет собой ссылочная целостность данных? Как осуществляется контроль ссылочной целостности базы данных? Покажите, как действует этот контроль в вашей базе данных.

25. Как работает механизм каскадных удалений и изменений таблиц базы данных? Продемонстрируйте функционирование этого механизма на вашей базе данных.

26. Какие средства форматирования внешнего вида таблиц существуют в Access? Примените эти средства к таблицам вашей базы данных.

27. На какие типы данных действует команда Итоги, находящаяся в группе Записи на вкладке Главная?

28. Каким образом можно упорядочивать информацию в таблице? По каким типам полей возможна сортировка? Как осуществить сортировку по двум и более полям?

29. Где можно просмотреть определенные для таблицы сортировки? Как можно удалить все сортировки? Как сохранить установленную сортировку, т.е. сделать так, чтобы она автоматически выполнялась при каждом открытии таблицы?

30. Какие способы поиска записей существуют в Access? Какие возможности предоставляет диалоговое окно Поиск и замена? Как вызвать это окно? Продемонстрируйте работу с данным окном для поиска записей.

31. Что представляют собой фильтры и для чего они предназначены? Какие встроенные фильтры существуют в Access? Указать способы применения и отмены встроенных фильтров.

32. Как организовать фильтр для отбора записей по значению нескольких полей? Продемонстрируйте работу такого фильтра на вашей базе данных.

33. Где можно просмотреть последний заданный в таблице фильтр? Как можно очистить все фильтры? Как сохранить установленный фильтр, т.е. сделать так, чтобы он автоматически выполнялся при каждой загрузке таблицы?

34. Зачем нужно индексировать таблицу? Можно ли работать с таблицей, для которой не создано ни одного индекса? Покажите, как можно создать простой и составной индекс? Для каких полей индекс создается автоматически? Какие свойства допустимы для индексированных полей?

35. Что происходит с индексами таблицы при добавлении, удалении, изменении записей этой таблицы? Почему замедляется ввод и редактирование таблицы при наличии у нее индексов?

36. Можно ли менять индексы таблиц базы данных? Покажите, как это можно сделать. Какие типы полей могут быть включены в индекс? Сколько полей может содержать составной индекс?

37. Каким образом можно выполнить предварительный просмотр и печать таблицы? Продемонстрируйте эти действия на примере таблиц вашей базы данных.

38. Как можно сформировать и напечатать отчет, в котором отражена схема данных? Сохраняется ли этот отчет в базе данных? Продемонстрируйте процесс документирования созданной вами схемы данных.

39. Для чего предназначена команда Архивариус? Как с помощью этой команды сформировать отчет, содержащий характеристики таблиц базы данных? Сохраняется ли этот отчет в базе данных? Можно ли сохранить данный отчет в виде документа Word?

40. Для каких целей предназначена команда Анализ таблицы, расположенная в группе Анализ на вкладке Работа с базами данных? Используя данную команду, выполните анализ созданных вами базовых таблиц.

2. Создание запросов

Для эффективной работы с данными обычно применяют запросы. Запрос – обращение пользователя к базе данных с целью ввода, получения или изменения информации, хранимой в базе данных. Состав запросов, формируемых к базе данных, определяется преимущественно информационными потребностями ее пользователей. Такие запросы называются пользовательскими. Существуют также управляющие запросы – запросы, предназначенные для нужд администратора базы данных. Они направлены на актуализацию и управление данными. Для записи запросов в современных реляционных СУБД используют преимущественно два языка: QBE – язык запросов по образцу, SQL – структурированный язык запросов. СУБД Access располагает возможностями обоих этих языков. Данная тема посвящена созданию различных типов запросов в Access с помощью языка QBE. Здесь рассматриваются также правила записи выражений, описывающих условий отбора записей и формулы расчета вычисляемых полей, обсуждаются вопросы печати и документирования запросов.

2.1. Немного теории