Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

2. В разделе Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла создаваемой базы данных без указания расширения. Расширение ACCDB будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить ACCDB-файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажать кнопку Открыть (рядом с полем Имя файла), перейти к нужной папке и нажать кнопку Ok.

3. Щелкнуть кнопку Создать.

СУБД Access построит базу данных с пустой таблицей, которой будет присвоено имя Таблица1 и откроет эту таблицу. Если на этом этапе данные вводить не нужно, то нажать кнопку Закрыть, расположенную в верхней правой части тела таблицы. Область переходов будет пустой. Для дальнейшей работы по созданию базы данных целесообразно настроить область переходов следующим образом. Щелкнуть левой кнопкой мыши в верхней строке области переходов. Откроется список параметров настройки. Выбрать Все объекты и Тип объекта Теперь в области переходов будут отображаться имена всех создаваемых объектов, причем все они будут сгруппированы по типам (вначале все таблицы, потом все запросы и т.д.).

? Примечание. Пустая база данных становиться хранилищем информации только тогда, когда для нее созданы таблицы и определена схема данных. Это основа для дальнейшего пополнения базы другими объектами.

Что включает в себя создание таблицы?

Таблицы составляют ядро базы данных. Любая база данных обязана содержать как минимум одну таблицу, иначе работа с базой не имеет смысла. Создание таблицы предполагает определение имени, структуры и свойств таблицы.

Имя таблицы должно быть семантически осмысленным, лаконичным и уникальным в рамках создаваемой базы данных. Оно может содержать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.

Структура таблицы определяется

• списком полей. Поля задают столбцы таблицы;

• свойствами полей. Свойства устанавливают множества допустимых значений, которые могут появляться в тех или иных столбцах таблицы;

• первичным ключом – минимальным набором полей, значения которых позволяют однозначно идентифицировать записи таблицы;

• индексами. Индексы ускорят доступ к данным, содержащимся в таблице.

Таблица как объект базы данных, представляющий собой множество полей и множество записей, обладает собственными свойствами. Эти свойства отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. При создании таблицы ряд ее свойств устанавливается по умолчанию.

Средства создания таблицы

Существуют два основных средства конструирования таблиц в Access: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Им отвечают два соответствующих режима работы с таблицей: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Через контекстное меню возможна смена режимов.

Режим таблицы имеет ряд преимуществ перед Конструктором таблиц. Во-первых, он проще в применении. Во-вторых, таблицу в процессе конструирования можно сразу обозревать и заполнять. В Конструкторе таблиц таблица только конструируется, а для просмотра результатов конструирования необходим переход в Режим таблицы. Однако Конструктор таблиц предоставляет разработчику баз данных больше инструментальных возможностей, чем Режим таблицы.

Для создания новой таблицы в существующей базе данных (возможно пока пустой) при помощи Режима таблицы нужно выполнить следующие действия.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Таблица. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. В дальнейшем это имя может быть изменено при сохранении или закрытии таблицы. Таблица откроется в Режиме таблицы и на ленте отобразится вкладка Режим таблицы.

Вкладка Режим таблицы имеет четыре группы команд (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Для формирования новой таблицы при помощи Конструктора таблиц необходимо исполнить такие шаги.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Конструктор таблиц. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. Таблица откроется в Конструкторе таблиц. На ленте отобразится вкладка Конструктор, а в области данных – бланк конструктора.

Вкладка Конструктор обладает тремя группами команд (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Бланк конструктора содержит три столбца:

• Имя поля. Должно быть уникальным в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;

• Тип данных. Определяет значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;

• Описание. Необязательный параметр для записи комментария.

Бланк разбит на строки. Каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы. В нижней части бланка располагается область Свойства поля. В этой области определяются и отображаются свойства выделенного поля.

Выбор имени поля

Для каждого поля таблицы должно быть задано имя. В Access нет никаких особых ограничений на имя поля. Это может быть любой набор из 64 символов. Однако с самого начала нужно тщательно продумать имена полей таблицы, т.к. они в дальнейшем будут использоваться при создании запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:

• имя должно быть лаконичным, поскольку при вводе длинных имен больше вероятность возникновения ошибки;

• первую букву слова, включенного в имя поля, желательно делать заглавной. Например, ГруппаТоваров;

• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется использовать скобки, а это увеличивает длину записи выражения. Вместо пробела можно применять символ «_»;

• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с названиями, которые легко перепутать;

• если одни и те же данные используются в разных таблицах, то и поля должны называться одинаково.

Свойства полей и типы данных

У всякого поля таблицы есть свойства. Данные свойства определяют множество допустимых значений поля и особенности работы с этими значениями. Наиболее важное из этих свойств – тип данных. В Access предусмотрены следующие типы данных:

• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля – память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;

• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;

• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;

• Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;

• Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;

• Счетчик. Целые числа, автоматически формируемые и уникальные для каждой записи таблицы. Поле с таким типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;

• Логический. Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;

• Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фотографией, точечным рисунком, электронная таблица или текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;