Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

Подавляющее большинство иностранных граждан, лиц и организаций, их приглашающих, плохо знакомы с требованиями действующего законодательства по данному вопросу и нюансами, возникающими при этом.

Порядок оформления приглашений изложен в следующих Законах и Постановлениях Правительства Российской Федерации (тексты указанных документов в приложении):

1. Федеральный Закон от 25.07.2002 №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

2. Правила оформления приглашений на въезд в Российскую Федерацию иностранных граждан и лиц без гражданства (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 08.10.2007 N 655).

3. «Положение о предъявлении иностранными гражданами и лицами без гражданства гарантий предоставления средств для их проживания на территории Российской Федерации и выезда из Российской Федерации» утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 октября 1998 г. №1142.

Для въезда на территорию Российской Федерации иностранным гражданам, а так же лицам без гражданства необходимо иметь российскую визу. Основанием для получения визы в Россию является приглашение для иностранцев.

Приглашение для иностранца в Россию представляет собой бланк, выдаваемый Управлением Федеральной Миграционной Службы (ФМС).

На основании выданного приглашения в РФ иностранец может получить российскую визу в консульстве Российской Федерации, в стране своего проживания. Оформить приглашение иностранцу могут как граждане РФ, так и юридические лица, зарегистрированные в России.

Иностранцы могут прибывать в Россию по туристической или частной визам.

Туристические визы в Россию оформляются иностранцами, которые хотят посетить Россию с туристическими целями, т. е. для посещения одного или нескольких городов России. Также туристические визы в Россию оформляются для посещения культурных, спортивных мероприятий, или участия в международных конференциях, выставках, аукционах, конгрессах и т. п. Туристические визы также получают иностранцы, собирающиеся приехать в Россию на лечение, или медицинскую консультацию. Но самым большим спросом пользуются туристические визы у иностранных граждан, приезжающих в Россию к своим друзьям в гости. В этом случае по правилам нужно оформлять гостевую визу. Но так как оформить гостевую визу достаточно сложно и длительно, делается выбор в пользу оформления туристической визы, как наиболее быстрого, простого, и доступного варианта.

Частная (гостевая) виза предназначена для иностранцев желающих приехать в Россию с целью навестить родственников, знакомых, друзей. Оформление частной визы происходит в отделе ФМС по месту постоянной регистрации гражданина РФ, который желает принять иностранного гражданина.

Иностранные граждане, планирующие посетить Россию с целью туризма в составе туристических групп или индивидуально могут приехать в Россию по однократной или двукратной туристической визе. Срок пребывания по туристической визе по закону не может превышать 30 дней.

Туристическая виза для приезда в Россию выдается иностранному гражданину на основании туристического приглашения.

Туристическое приглашение для иностранцев в РФ представляет собой ваучер на туристические услуги (турваучер), т. е. документ установленной формы, подтверждающий право указанного в нем лица на получение перечисленных в ваучере услуг. Так же, в ваучере, делается отметка об оплате заказанных туристических услуг. Одновременно с ваучером на туристические услуги оформляется второй документ – «Подтверждение о приеме иностранного туриста», в котором фактически дублируется вся информация в ваучере. При этом ваучер – это документ, который должен оставаться на руках у туриста до окончания предоставления услуг на территории России, а Подтверждение – это официальный документ для консульства. Ваучер и Подтверждение могут быть распечатаны на одном листе формата А4 и представляться в консульство при обращении за визой.

Данный вид визы в Россию является подходящим, если Вам (иностранному гражданину), известны точные сроки пребывания на территории РФ и известны города, которые Вы планируете посетить. Туристическая виза, может быть однократной (один въезд/выезд) и двукратной (два въезда/выезда).

Преимуществом туристической визы является простота в оформлении туристического приглашения (обычно не более одного часа) и невысокий консульский сбор (в посольстве/консульстве). Минусом использования именно этого вида визы в Россию, является долгий срок оформления визы в посольстве/консульстве РФ (до двух недель). Срок пребывания по туристической визе не может превышать 1 месяц.

Частная виза оформляется для иностранных граждан желающих посетить Россию с целью погостить у родственников, друзей, знакомых. Оформляется в подразделении ФМС по месту жительства гражданина РФ, желающего принять иностранного гражданина.

Составление программы пребывания делегации и проведения переговоров

Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Составляется она лицом, ответственным за прием делегации, и утверждается руководством предприятия.

Программа должна быть обязательно согласована с соответствующими государственными органами.

Она должна включать в себя:

– вопросы встречи и проводов делегации;

– вопросы размещения в гостинице;

– вопросы материального обеспечения (питание, обслуживание, автотранспорт и т. п.);

– деловую часть;

– культурную часть программы (театр, экскурсии и т. п.);

– ответственных за проведение мероприятий.

Желательно до приезда согласовать программу с приезжающей стороной.

Практика показывает целесообразность предварительного инструктажа всех участников переговоров, проверки готовности к исполнению программы пребывания делегации, распределение между участниками переговоров вопросов, которые желательно выяснить в ходе встреч с иностранцами (например, вопросов для составления справки на фирму).

На этой же встрече необходимо распределить обязанности по обеспечению пребывания иностранной делегации (встреча в аэропорту или на вокзале, обеспечение гостиницей, питание, билеты в театр, экскурсии и т. п.).

Решение организационных вопросов целесообразно поручить одному из сотрудников протокольной группы.

В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неформальные встречи, как хозяевам, так и гостям. Первая такая встреча организуется принимающей стороной.

Для того, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.

Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы.

Состав делегации

Число членов группы, участвующей в переговорах, не должно значительно превышать число членов иностранной делегации. Так, если в состав группы со стороны инофирмы входят 3 человека, то с нашей стороны целесообразно включить 3—5 человек (руководитель, его заместитель, консультант-эксперт, переводчик). Конечно, это не исключает возможность привлечения к переговорам для консультаций дополнительно других лиц.

Если в состав делегации инофирмы входит женщина, то весьма желательно включить женщину в состав нашей группы.

Глава нашей группы должен соответствовать по своему служебному уровню главе иностранной делегации. Он должен вести все переговоры от начала до конца и обладать необходимыми полномочиями для принятия окончательных решений. Нужно предполагать, что ваш партнер является высококомпетентным как в коммерческих, так и в технических вопросах. Приезжающие к нам бизнесмены много путешествуют по делам по всему миру, хорошо знают рынок и ситуацию на нем, имеют большой опыт ведения переговоров.

Если планируется ведение переговоров через переводчика, то не забывайте об этой особенности. Уважайте труд переводчика, постарайтесь, чтобы он был вашим помощником и союзником. Для этого стройте свою речь так, чтобы ее можно было легко переводить. Фразы должны быть достаточно короткими, мысль точной и ясной, без недомолвок и двояких толкований.

Весьма желательно, чтобы все члены российской делегации в той или иной степени владели языком партнера.

Если переговоры будет вести не генеральный директор, а другой член руководства предприятия, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с главным руководителем (в начале, или в конце переговоров).

Необходимо заранее договориться о том, кто будет вести запись беседы и обобщение материалов переговоров. Это ни в коем случае не должен быть глава делегации или переводчик.

Все переговоры ведет только глава делегации, остальные помогают ему, но получают слово только с его разрешения или по его указанию.

Нельзя прерывать главу делегации и вести дискуссии между собой.

Желательно, чтобы с нашей стороны ведение переговоров с одной и той же фирмой, партнером поручалось одному и тому же лицу. Кстати, и фирмы придерживаются этой практики. Это существенно облегчает ведение переговоров с учетом личных особенностей ведущих.

Встреча делегации (в аэропорту, на вокзале)

В зависимости от уровня руководителя пребывающей делегации в аэропорту ее может встречать либо сам глава нашей переговорной группы, либо кто-то из ее участников. Если в составе делегации есть женщина, то с нашей стороны в аэропорт также должна поехать женщина. Не забудьте про цветы для г-жи N (в зависимости от сезона и ваших возможностей).

В случае приезда делегации из 3—4 человек следует предусмотреть две автомашины. Лучшим вариантом является обеспечение переговоров микроавтобусом.