Практикум по работе с правовыми системами и комплексами. Для студентов гуманитарных вузов

Логические условия являются очень мощным средством поиска информации, но, как правило, неопытные пользователи стараются задать как можно более точное условие и этим ограничивают количество документов в результирующем списке. В результирующий список могут не попасть нужные документы.

Чтобы избежать этого, рекомендуем следовать следующим правилам:

1. Задавайте максимально простые запросы, их всегда можно усложнить, если результирующий список слишком большой

2. Если Вы получили слишком большой список, – все же просмотрите несколько документов, чтобы понять почему выборка слишком большая, а лишь затем уточняйте условие

3. Помните, что обычно у терминов есть синонимы. Постарайтесь указать в запросе через «ИЛИ» все подходящие

4. Осторожно пользуйтесь оператором «НЕ» – он часто приводит к слишком сильному ограничению выборки.

Операторы расстояния (»\" и "-») вводятся между словами поисковой фразы и определяют, сколько слов можно пропустить между этими словами в тексте документа (названии документа). Количество слов, которое может быть между словами поисковой фразы определяется числом, введенным после оператора, например: \2, \5, -2, -10. Различие между операторами расстояния рассмотрим на примерах:

Если Вы хотите найти документы, в тексте или названиях которых содержатся слова «подоходный» и «налог» (не важно в каком порядке), но между этими словами может быть заключено до пяти других слов, то введенный Вами запрос должен выглядеть так:

«подоходный \5 налог»

Если в контексте порядок слов важен, то запрос будет выглядеть так:

«подоходный -5 налог»

При проложительном результате контекстного поиска, в найденных текстах будут выделены все слова (фразы), заданные в запросе.

Обращаем Ваше внимание еще на одну возможность. Если Вам необходимо, чтобы поисковое слово воспринималось в строгом его контексте (без изменения окончания), следует в конце слова поставить точку. Например, Вы хотите чтобы поисковым словом было слово «налог», а не «налогам», «налогу» и т. п. В этом случае данное слово в поисковой фразе должно выглядеть следующим образом: «налог.».

Поиск подстроки

Горячая клавиша <Ctrl+F>.

Позволяет организовать контекстный поиск в активном информационном окне.

Выводит окно-диалог «Поиск подстроки», в котором можно указать параметры для поиска, а также направление поиска подстроки: с точки входа – к началу документа (назад) или с точки входа – к концу документа (вперед).

Меню «Поиск»

Поиск/выборка
Новый поиск
Приблизительный поиск
Простой поиск
Просмотренные документы
Папки пользователя

    Законодательство
Поиск/выборка

Горячая клавиша <F2>.

Позволяет изменить условия поиска, ранее полученной выборки.

Новый поиск

Горячая клавиша <Alt+S>

Позволяет организовать универсальный поиск документов (тематик) в базе данных (отдельных разделах базы данных). В запросе может использоваться поиск по тексту и (или) поиск по значениям любого из атрибутов документа.

Интеллектуальный поиск

Позволяет организовать контекстный поиск в текстах документов, располагая документы в результирующей выборке в порядке убывания вероятности их полезности с точки зрения полученного запроса.

Просмотренные документы

Формирует список документов, которые были Вами уже просмотрены (в списках и выборках такие документы выделены цветом (стилем) шрифта).

Папки пользователя

Выводит в информационное окно список папок пользователя и закладок, сделанных пользователем в текстах информационных материалов базы данных.

3.Работа с папками пользователя

Для создания новой папки необходимо нажать соответствующую кнопку панели инструментов или в информационном окне со списком (выборкой) нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстно-зависимом меню выбрать команду ПОЛОЖИТЬ В ПАПКУ.

В первом случае появится окно-диалог “ Создать папку», которое имеет поле ввода наименования папки, поле «Вложить в папку» и переключатель «Открыть папку в новом окне». Введите имя новой папки, затем в поле «Вложить в папку» выберите папку, в которую будет вложена новая папка, включите переключатель, если Вы хотите увидеть вновь созданную папку в новом информационном окне, и нажмите кнопку команды «Создать». Таким образом Вы заранее можете создать ряд папок, которые затем будете заполнять списками (выборками) и закладками в текстах документов.

Если перед Вами информационное окно со списком (выборкой) документов (тематик), то Вы можете сразу положить его в новую папку. Как это сделать?

1. Например, Вы проводили тематический (проблемный) поиск в разделе базы данных и в результате прошли до интересующей Вас тематики, открыли список документов для этой тематики и теперь хотите положить в папку этот список.

Щелчком правой кнопки мыши в области списка Вы открываете контекстно-зависимое меню и выбираете в нем команду ПОЛОЖИТЬ В ПАПКУ, после выполнения которой на экране появится окно-диалог «Положить в папку».

Окно-диалог имеет поле, куда необходимо ввести наименование папки. Если Вы введете новое имя, то такая папка будет создана.

В окне-диалоге «Положить в папку» имеется три переключателя, два из которых («Весь список» и «Только выделенные») определяют – весь список кладется в папку или только выделенные элементы списка (по умолчанию в папку будут помещены только помеченные элементы списка).

Если Вы включите режим «Показать в новом окне», то результат выполнения команды ПОЛОЖИТЬ В ПАПКУ будет показан в новом информационном окне, созданном в поле основного окна «Кодекс».

Выбрав (создав) папку, в которую Вы будете помещать список (часть списка), нажмите кнопку команды «Положить».

Если Вы хотите отказаться от выполнения команды ПОЛОЖИТЬ В ПАПКУ, нажмите кнопку команды «Отменить» и Вы вернетесь в информационное окно со списком документов.

2. Если в результате универсального атрибутного поиска, Вы получили выборку материалов, которые Вы хотели бы сохранить в папке, то Ваши действия аналогичны изложенным в п.1 настоящего раздела: помечаете необходимые Вам элементы выборки (всю выборку) нажимаете правую кнопку мыши, в появившемся контекстно-зависимом меню выбираете команду ПОЛОЖИТЬ В ПАПКУ, выбираете папку из списка или создаете новую и кладете туда выборку (часть выборки). Отличие от вкладывания в папку списка состоит в том, что выборку (часть выборки) можно переместить в папку. В этом случае выбрав (создав) папку Вы нажимаете в окне-диалоге «Положить в папку» кнопку команды «Переместить», а не «Положить». После этого выборка облегчится на количество перемещенных элементов или останется пустой, если Вы перенесли в папку всю выборку.

3. И, наконец, совершенно аналогичным способом Вы можете положить (переместить) в папку выборку (часть выборки), полученную в результате приблизительного контекстного поиска. В этом случае окно-диалог «Положить в папку» будет иметь флажок «Положить веса документов», который сброшен по умолчанию. Установив данный флажок Вы положите (переместите) в папку элементы выборки (всю выборку) вместе с весами, которые присваиваются материалам, найденным в результате приблизительного контекстного поиска.