Автоматизация в голове, а практика в Odoo
В общем, что он сделал, привожу в том порядке, в каком он делал свои дела:
Купил здание бывшего магазина в селе, там были только стены и крыша.
Пару месяцев сам делал там ремонт и даже положил плитку на пол.
Рассчитал, что из 50 тыс. населения как будто бы 20% будет покупать воду в бутылях.
Насчет скважины ничего не было.
Про разрешительную документацию на фасовку воды и пользование недрами вообще ничего не написал.
В каментах отписали, что для развозки по плану потребуется пятитонная машина и водитель экспедитор. Если будешь работать один, не успешь нафасовать и развезти.
В том самом городе работали уже две возовозные конторы. Океан явно не голубой, а алый.
Ну и что? Мы больше ничего не слышали про этого предпринимателя, потому что он начал не с того. Он начал с помещения. И многие начинают. И сразу прогорают.
Был пост у одного из бизнес-блогеров, как они решили «открыть очередной бизнес», а точнее, спекулировать косметикой. Когда подписчиков много, и есть действующие контракты с Avon и Mary Kay, можно неплохо заливать кремы и пудры.
Так вот, они начали с того, что за 2 млн сделали ремонт в съемном помещении. Это вообще дикость. Ну и, конечно, их попросили, а 2 млн, конечно, они не вернули.
Ребята, крупные компании делают ремонт в арендных помещениях не только с помощью денег и узбеков, но и с помощью юристов. Там договоры на 200 страниц мелкими буквами. И ТРЦ охотно их заключают, потому что арендаторы стабильные и сделают красиво. И выгнать просто так, без компенсации, их не смогут.
Так что продукт, только продукт и измерение спроса не него.
Этап 1 «Интернет-магазин на бесплатном движке»
Когда заказы пошли, нужно уже всё превращать в бизнес. Систематизировать, автоматизировать.
Вот в этот момент важно заложить точки роста.
Как все делают: а, щас соберем магазин в конструкторе, есть таких много, там можно сделать почти всё, даже карты принимают и кассы можно настроить.
Нормальное решение, будет работать. Но точно ограничит в свободе действий, и конечно же, ваша информация будет лежать у кого-то. Вы и деньги свои держите в чужом кармане, и ключи от квартиры тоже храните у блогера из инстаграма дома?
Наверное, вы не догадываетесь, что у крупных площадок с заднего крылечка можно купить информацию. Думаете, теория заговора? А как тогда попадают телефоны к брокерам? Как только мы сделали ООО, нам сразу звонят, откройте счет, возьмите кредит…
Крупняк дружит с крупняком. Если вы вскрыли нишу, дела идут хорошо, а ваш бизнес в облаке у дяди, то дядя рано или поздно засечет ваш оборотишко, и попробует продать данные тем, кто готов за них заплатить. Хотите появления в вашей нише крупного бизнеса?
Расскажу, как появился крупный игрок на рынке товаров для творчества
Был, кажется, 2010 год. Моя молодая компания Чип-Арт показывала чудный рост, 20-30% в месяц. Я уже сделал интерполяцию кривой роста и понял, что к Новому 2012 году буду жить в своей квартире и заказывать цыган и медведей.
Рынок так быстро рос, что мы могли делать всё, что только хотим: поднимали цены, грузили по месяцу, был даже брак, не специально, конечно.
Но мы честно работали, не поднимая головы, 24х7, активно росли, расширялись, увеличивали обороты и команду.
И вот гнилая сеть из 6-ти магазинов с американским капиталом, которая продавала говно-товар для творчества по заряженным ценам, была куплена московским крупным швейным оптовиком. Так начался новый этап работы сети Леонардо.
Нам удалось заключить с ними контракт. А им удалось заключить контракт покруче. Все знают, что у них по состоянию на 2020 год более 110 магазинов по стране, а оборот превысил 7 млрд рублей (данный Росстата).
Леонардо делали у нас заказы супер-регулярно. Каждый месяц. И кормили нас, платя славно и исправно. Они росли и мы тоже.
И вот к 2012 году размер месячного заказа приблизился к 1 млн рублей. А потом? А вот потом было совсем не славно. Они почти закончили строительство основной сети и взялись за продукты. Те категории, которые хорошо продавались, стали делать сами: заказывать в Китае под СТМ, заказывать где-то в РФ, а часть товаров вообще стали делать на мощностях Гаммы. И категорию за категорией стали выводить наш товар. Ну, не только наш, еще многих поставщиков.
Цены стали не выше рыночных, наличие и выбор отличные. И наши клиенты, оптовые покупатели, владельцы рукодельных магазинов, стали закрываться. У них перестали покупать, потому что народ стал покупать всё в Леонардо.
В итоге к 2020 году закрылось 70% оптовых клиентов Чип-Арта. Ну и мне пришлось компанию уменьшить в несколько раз.
Вот так, ребятушки, бывает, когда в нишу приходит крупный бизнес.
Да, квартиру я тогда так и не купил, потому что сдуру инвестировал всю прибыль. Рыночный рост – это, как оказалось, казино. Нужно 50% забирать и выводить из компании, это точно.
Хотите пойти и рассказать, как у вас классно дела?
Дерзайте. Озон, Тильда, Авито – это то, что вам надо.
Да, это будет работать и потребует очень мало усилий на старте.
Этап 2 «Делаем сами всё для себя»
На этом этапе можно нарубить дров, а можно реально сделать работающий инструмент.
Зафиксируем состояние: бизнес уже пошел, это уже бизнес, а не веселое хобби, которое ворует всё свободное время и деньги. Я к чему: гипотеза проверена, спрос есть, как делать продукт, понятно, возможности бесплатных и условно платных систем исчерпаны, пришло время сделать систему под себя.
Как вообще это делается?
Представьте свою фирму через год-два. Составьте список желаний, не менее 20, что УЖЕ произошло с ней, как УЖЕ она работает.
Теперь отключите воображение, включите скептика, эдакого консерватора, который раздерёт в пух и прах все ваши хотелки, выдвигая тезисы и аргументы, почему так невозможно.
Например, вот часть желаний:
–довести объем продаж до 10 млн в месяц
Скептик:
Ок, сейчас у нас выручка миллион, все загружены до предела, времени нет ни у кого. Нужно расширяться. Значит, нам нужно масштабироваться в 10 раз. Откуда у тебя ресурс на масштабирование? Это нужно снять новую площадь, обучить новых людей и пр. А самая главная жопа заключается в том, что:
–новые сотрудники не выдадут тебе продукт сразу. Пока ты их учишь, компания не приносит прибыль;
–ты знаешь, что по нормам управления ты не сможешь сам руководить всем, как сейчас, нужны будут начальники отделов, а они сами ничего не производят, нужны будут бухгалтеры и администраторы, новые кладовщики и прочие.
Принять доводы скептика и понять, что с ростом компании ее эффективность растет нелинейно. Существует так называемая яма при переходе от микро к малому бизнесу, от малого к среднему.
Т.е. пока ты микро, ты эффективен. Стал ты микро*2, ты уже в запаре, стал ты микро*3, ты безбожно неэффективен. Стал ты микро*10, у тебя снизилась себестоимость за счет массовости, и ты опять эффективен. И так далее.
Просчитать свою яму перехода на следующий этап.
Эта та самая яма, в которую попадает любая компания. Пути два: обратно в свой уголок, там тоже нормально и безопасно, или перейти яму и брать новые высоты. Все выбирают второй путь, но он не для всех правильный.
На этапе анализа данных от вашего скептика посмотрите, а какой лишний персонал у вас получается? Т.е., тот, который раньше был не нужен, а теперь понадобится?
Например, вы междугородние перевозки. У вас три фуры, и всё идет пучком. А что будет, если будет 30 фур? Уже нужен начальник гаража, диспетчер, закупщик запчастей. И все эти ребята напрямую денег не приносят, только благодарно принимают свой оклад ежемесячно с 5-го по 10-е.
И вот тут-то придет на выручку автоматизация. Если на этапе комфорта спроектировать свою будущую систему и сразу автоматизировать процессы, которые в будущем будут стоить вам денег, то можно лихо перекинуть мостик через эту яму, не потеряв эффективности в процессе трансформации и роста.
Например, сейчас у вас один администратор, который справляется с помощью экселя или google docs с диспетчеризацией заказов.
Правильно:
Повторить весь функционал в автоматической системе, которой без разницы 1 заказ обработать или тысячу.
По мере роста тот же самый администратор сможет обрабатывать с помощью системы любое количество заказов.
Неправильно:
А, еще девочку возьмем. Сейчас лишних денег нет.
Сколько стоит автоматизация? Че, серьезно? Да за эти бабки у меня девочка полгода будет работать.
Нафига автоматизировать, если у меня девочка в Экселе это делает за 30к в месяц и еще мне чай приносит?
Если не планируете расти, то и не делайте автоматизации. Она хороша только тогда, когда реально помогает. Автоматизация ради автоматизации это фигня полная.
Автоматизация – это ваша инвестиция. Алгоритмы – это ваши роботы. Такие же сотрудники, только очень дешевые, которые не увольняются и слушаются беспрекословно.
Следующий момент – это ТЗ
Можно написать ТЗ на сто страниц, делать систему год и ничего не получить или получить то, о чем вы думали год назад. Т.е. совсем не то, что нужно сейчас.
Вы должны работать как скульптор, а не как заказчик монумента.
Т.е., последовательно, штрих за штрихом, придавать системе нужные свойства и как можно быстрее начинать в ней работать.
Нужно найти специалиста, который будет вашим «долотом», который воплотит ваш замысел, который имеет опыт, чтобы ваши идеи были реализованы правильно.
Работайте спринтами: выбрали кусочек, описали, сделали. Куски должны быть на неделю-две работы. Попробуйте продумать спринты так, чтобы через 3-4 спринта запустить пользователей.
Пример:
0 спринт установка системы и самообучение. Попробовать пройти в ней типовые кейсы: продажа, закупка, изготовление и пр. Именно так, как предполагается.
1 спринт – введение ваших базовых сущностей, которых нет в системе. Например, детализация работы спецтехники.
2 спринт – печатные формы, настройка почты, права пользователей
3 спринт – движение денег: балансы, дебиторка, кредиторка.
Всё – можно запускать пользователей. И потом уже накручивать автоматизацию, например, автоматическое выставление счетов, групповое проведение, смс уведомления и прочее.
Как выбрать платформу
Нужно подобрать ядро, систему, которая вам нравится, про которую Вы знаете, что она точно не отправит ваши данные «дяде», работает быстро, сможет стать вашей экосистемой. Т.е. будет объединять сайт, учет, прием платежей (процессинг), диспетчеризацию и пр.
Таких систем несколько. Например, Odoo. Система с открытым исходным кодом, про нее точно известно, как она работает с данными, дыр нет.
В системе должно быть много всего, что вам нужно, скажем, 70% уже есть в базовой версии. Потому как разработка – процесс дорогой, и писать с нуля это в нынешний век просто расточительство.
Подобрать специалиста или нанять команду?
Обычно процесс идет несколько месяцев, поэтому нанимать команду себе в штат не стоит. Лучше обратиться к специализированной фирме или частному специалисту.
В большие конторы нет смысла обращаться, вы просто переплатите, потому что из «выставленных часов» часть денег пойдет на оплату продакт менеджера, на написание и согласование огромного вороха бумаг и документации, на выплату зарплаты разработчикам и прочее.
Есть две популярные схемы работы: по часам, и по фиксу. По часам – самая удобная форма для разработчиков, по фиксу – для Вас. Старайтесь работать по фиксу. Иначе, если попадется не очень честный партнер, вы будете оплачивать часы, а результат будет очень медленным. Не секрет, что софтверные компании продают больше часов, чем имеют ресурсов. Догадываетесь, почему?
А нужно ли учиться самому?
Если Вы автомобилист со стажем, то, скорее всего, помните, как иногда бывало раньше. Ваша машина на подъемнике, Вас подзывает слесарь и показывает, как что-то явно «бряцает» под днищем со словами «ууууу, видишь?» и дальше идет вроде бы непонятный, но знакомый термин типа «шаровые и рассухариватель закисли, надо распрессовывать и спринцевать». Ну, или фокус с пеной из масляной горловины. Знакомо чувство?
Вы наивно полагаете, что уж в вопросах внедрения вас не прокрутят на сахарок? Хотите, чтобы за пустяшную, но вроде бы крутую операцию с Вас взяли бабла сильно больше?
Есть ценовой парадокс во внедрении информационных систем. Часто некоторые задачи кажутся заказчикам более сложными и опытный менеджер проекта попробует продать Вам эти задачи дороже, чем они есть. Но часто есть задачи, которые недооцениваются заказчиками, их делать долго и муторно. Но заказчику кажется, да ну фигня, че там делать-то? И возникает конфликт.
К таким часто недооцененным задачам чаще всего относят:
Создание печатных форм. Это самая жесть для психически устойчивых. Бывает так, что возишься с формой и 10 и 15 часов. Но заказчик обычно не готов платить за эти часы, считая цену не адекватной. Если Вам назовут цену закрученной формы типа УПД с печатью и подписями в 15 часов, не удивляйтесь. Попробуйте-ка сами ее собрать.
Интеграция с кассовыми аппаратами. Это вообще история. У каждой онлайн кассы сейчас свой интерфейс. У кого-то облако, у кого-то локальный веб-сервер, у кого-то жесткие драйвера и взаимодействие через COM порты. Старайтесь ставить подрядчикам реальные задачи, а не «Да всё нужно, чек, возврат, Z и X отчеты, а кассовые аппараты все у меня разные, а еще хотим отчет кассира через EDI, которые подписываются ЭЦП». А сколько чеков то будет? «Пока 2, но будет 1000. Делайте и считайте нагрузку для 1000 чеков в смену». Когда Вам назовут сумму с пятью нулями за решение, у Вас волосы встанут на голове дыбом. А че так дорого-то? Вон 1С же так умеет, правда у меня не 1С, она тормозит у меня, и я не хочу за нее платить. Ребята, 1С пишут сотни программистов, и их универсальные решение используют тысячи компаний. Поэтому интеграция и стоит недорого. Но, да. Тормозит и платная.
Чтобы не иметь бледный вид, ну или красный с капельками пота, когда Вам пришлют оценку задачи, потратьте время, пройдите обучение. Сэкономите массу времени. Моя лаборатория проводит учебные курсы как по самой Odoo для пользователей, так и курс молодого программиста. Сэкономите от 150 часов своего времени.
День пятый. Автоматизация
Луддиты и гуманизм
Те, кто не слушал на уроках истории байки о личной жизни учителя или еще какую-нибудь туфту, которую обычно втирают в школе вместо изучения и анализа событий прошлого, а знакомился с историей первой промышленной революции, вспомнят про движение луддитов. В общем, там история такая. Ребята в Англии были как бы против внедрения станков. Они полагали, что будут дикие сокращения на заводах, и все помрут с голода. Барагозили, буянили, жгли.
Но тогда с голоду вроде как померло не очень много народу, все как-то приспособились, кому-то даже пришлось учиться в школе, потому как неграмотным больше не удавалось заработать денег, чтобы прокормить семью.
Образование – оно же животворящая сила для общества. Отступают страхи, появляется уверенность. Уходят простые вопросы, приходят более сложные, которые заставляют нас идти вперед, развиваться духовно, физически и интеллектуально.
Сейчас мы на пороге великих открытий, связанных с обработкой и передачей информации, возможно, скоро будет создан настоящий искусственный интеллект (ИИ).
То, что сейчас называют ИИ, по сути таковым, конечно, не является. Для тех, кто слабо разбирается математике, скажу, что на сегодняшний день современный «ИИ» – это математические модели, построенные на достижениях математики 19-20 века и более ранних.
Это, хотя и большие, но обычные системы линейных уравнений и неравенств и функции над ними. Так называемая «искусственная нейронная сеть» – это математическая чисто абстрактная вещь.
Да, эти модели неплохо подходят для задач классификации, для задач прогнозирования временных рядов на несколько шагов вперед. Но и речи никакой нет про научение, мысли, идеи и т.п. вещи, которые делают человека человеком. Так что бояться совсем еще пока рано.
Каково правильное отношение к современным ИИ системам и новым ИТ возможностям. Да самое положительное. Все же в детстве мечтали стать таким сильным, чтобы поднять автобус. Или в одиночку уметь решать сразу 100 уравнений.
Скажу так – современные ИТ технологии – это хранитель и усилитель человеческих возможностей, но не более. Давайте приведу примеры:
В середине 20 века на предприятии в 1000 человек нужно было 20-30 бухгалтеров. Сейчас достаточно 5-7. Предприятие, скорее всего, выпускает продукции в разы больше, а контрагентов в десятки раз больше. Ручной труд заменил бухгалтерский софт и ERP.
На поиск нужной книги в библиотеке уходило несколько минут, сейчас доли секунды.
На денежный перевод можно было потратить полдня с походом в банк, заполнением платежки ручкой и стояние в очереди. Сейчас менее секунды.
Задание:
придумать 20 примеров ИТ-усилителей человеческих возможностей.
Групповые операции
Первым усилителем в бизнес-решениях являются групповые операции. Концепция такая: если что-то можно сделать для одной записи, это что-то можно сделать для группы записей.
Классический пример – групповая печать документов. Не нужно входить в каждый и нажимать «Печать».
При построении своей бизнес-системы всегда продумывайте групповые операции. Вашим сотрудникам должно быть также просто работать с 10 000 записей, как с одной. Тогда простые операции, которые укладываются в нашей голове в простую мысль типа «а давайте перенесем все товары из этой категории в другую?», правда, будут простыми и не встретят на совещании отпора вроде «Иван Иваныч, ну это же песец сколько времени всё переносить, переколачивать».
Групповые операции бывают как интерфейсные, которые может запустить пользователь, например, отметив то, что ему надо, галочкой, так и фоновые.
Фоновые Вы можете запускать по планировщику.
Например, отправка счета клиенту. Пусть менеджер не тратит на это время. После того, как счет создан в базе, пусть система сама отправит счет клиенту по почте или через EDI.
Или, например, проверка критического долга клиента и его финблокировка. Не вешайте эти пересчеты на момент сохранения каких-то документов, не вызывайте торможение интерфейса, пусть это считается в фоне.
IT усилитель для сотрудников
Постройте такой ИТ экзоскелет для своих сотрудников, чтобы они могли легко обрабатывать такой объем данных, который им и не снился раньше.
Тогда Вы можете сократить часть сотрудников, и делать всё то же, что и раньше.
А как же гуманизм и луддиты? Да пусть люди учатся. Пусть двигают вперед развитие нашего мира. Столько всего еще не придумано и не создано, подарите людям возможность выучиться и развивать наш мир вместо перекладывания бумажек. Вы видели, сколько бывших столоначальников сейчас стали творческими людьми? Сколько бывших бухгалтеров занимаются дизайном? Да это просто фантастика! Всем в нашем развивающемся мире найдется место, нужно только учиться и развиваться самому. Мыча что-то малограмотное и тёмное, уже не получится достичь сытости.
Ночные бдения. Приложение. Уроки Odoo
Продажи
Перед началом работы нужно познакомиться с модулем «Контакты». Полистайте его, заведите пару клиентов.
Этот модуль служит для фиксации и автоматизации работ по сопровождению продажи.
Цикл начинается с коммерческого предложения (КП), в терминах Odoo оно называется Quotation.
В некоторых переводах квоты называются «Предложения цен».
Обращаю внимание на то, что заявки-лиды, которые предшествуют продаже, это элементы модуля «CRM».
Представим себе, что клиент уже приоткрыл кейс с кэшем и говорит лениво: «Присылайте КП, посмотрим». И вот мы уже идем делать наше КП.
Переходим в модуль Продажи:
Как обычно, быка за рога, нажимаем «Создать»:
Всё предельно просто и максимально не перегружено ничем лишним.
Обратите внимание, что сверху есть кнопки, которые поведут нас по бизнес-процессу.
Давайте заполним все поля:
Какие особенности:
Есть адрес клиента, есть адрес выставления счета, есть адрес доставки. В переводе с русского на бизнесменский – фактический адрес, юридический и адрес склада.
Дата окончания – нужна для будущей аналитики. Чтобы Вы могли смотреть, а сколько у нас действующий КП, на которые мы ждем ответы.
Прайс – дело понятное. У нас в Odoo есть система прайсов. Цены в нем могут быть вычислены по разным правилам. На основании входной цены, на основании публичных цен, скидки, наценки и прочее.
Налоги подцепятся из товара. Налоги бывают с включенной в него ценой или нет. Нужно для учета НДС.
Что у нас появилось?
Теперь мы можем отправить КП на почту клиенту. Попробуйте это сделать. Появится мастер, заполнится шаблон (который Вы можете настроить). Само КП распечатается в формате PDF и пристегнется к письму, а также добавится в историю (в самом низу). Одной кнопкой теперь делается то, что раньше нужно было делать 10 минут.
Появилась кнопка «Подтвердить заказ». Наше КП станет Заказом Продаж. Нажимаете, когда клиент говорит «Окей, присылайте счет, в пятницу закинем аванс». Теперь можно выставить счет.
После нажатия кнопки «Подтвердить продажу» начинает работать вся мощь ERP – резервируются товары, если настроены пути и роутинги (маршруты, как товар будет получен и отправлен клиенту), активируются правила повторных заказов и прочее и прочее. И самое главное, создается складское распоряжение на отгрузку. Смотрите, не грузаните товар без оплаты. Это не просто кнопочка, это настоящая кнопка «старт» всей автоматизации. Пожалуй, самая крутая кнопка!
Итак, я нажал и вот что у меня:
Изменился статус.
Сформировалось складское распоряжение (1 доставка).
Появилась кнопка «Создать счет».
Важное отступление про закрывающие документы
В западном (англо-саксонском) учете нет такого понятия как «Счет», особенно «По форме 1С». Люди платят по договорам или по инвойсам.
Инвойс (invoice)– это универсальный документ, который выполняет сразу несколько функций. И вот каких:
Начисляет дебиторскую (или кредиторскую) задолженность партнеру.
Начисляет налоги.
Списывает себестоимость товара в расходы.
Формирует печатную форму закрывающих документов.
В нашем учете принято так:
Какая-то программа выписывает некую справку-хотелку, в которой вверху написано «образец заполнения платежного поручения», а внизу перечислены товары и услуги, за что предлагается заплатить.
Такая справка называется «счет», она печатается на принтере, подписывается у бухгалтера и директора, потом ставится синяя печать, всё это добро отправляется в сканер и отправляется по электронной почте партнеру. Однако юридической силы эта штука несмотря на свои печати и подписи не имеет. Ну, счет, ну и фиг бы с ним. Вот так.
Когда партнер оплатил деньги, тут уже всё серьезно. Его дебиторская задолженность уменьшилась и стала отрицательной.
Склад собрал заказ, отгрузил, выписав УПД или ТОРГ-12 + Счет-фактуру (если НДС). Это и есть классические закрывающие документы. Но они не имеют силы, пока нам партнер не поставит росчерк пера.
После того как товар доставили и у нас на руках есть подписанные документы, сделка закрылась: поступил аванс, сделана отгрузка (образовалась дебиторка), аванс зачтен в счет погашения дебиторки. Всё по нулям: долг клиента 0, наш долг 0.
Списалась стоимость реализации.
В западном учете всё немного не так, но на мой взгляд проще и понятнее:
КП.
Ага, выставляй счет.
Подтверждается продажа и создается инвойс. Сразу начисляется дебиторка, спиывается себестоимость, начисляется исходящий налог (например НДС)
Клиенту отправляется инвойс и товар.