Личное дело работника

2.1.2. Внутренняя опись документов в личном деле

Когда первые документы о приеме помещены в личное дело работника, в начало папки прикрепляется внутренняя опись. Этот учетный документ специалист по кадрам будет заполнять на протяжении всей трудовой деятельности и вплоть до увольнения работника, а первые сведения в описи – данные документов, сформированных при приеме работника.

Благодаря внутренней описи поиск нужных бумаг в деле становится намного быстрее и удобнее. Также эта опись необходима при передаче дел на архивное хранение.

Бланк можно разработать самостоятельно. Однако, проще воспользоваться формой, утвержденной Правилами 2015 (Приложение 27).

Итоговая запись заполняется после увольнения работника, а дело закрывается в делопроизводстве. Обычно к этому моменту внутренняя опись располагается на нескольких страницах, т. к. за время работы сотрудника в личном деле может скопиться большое количество документов.

Внутренняя опись личного дела – это список хронологически расположенных в личном деле документов о трудовой деятельности работника с указанием порядкового, регистрационного номера, названия этих документов, страниц, а после увольнения работника – с указанием количества документов в деле, количества листов в деле и в описи. Опись нумеруется отдельно (пример полного оформления внутренней описи в законченном личном деле см. в п. 3.3.2.3.).

2.1.3. Журнал регистрации личных дел

Личное дело регистрируется в специальном журнале или книге учета личных дел работников.

Форма журнала для коммерческих организаций законом не установлена. Поэтому, при разработке бланка, можно воспользоваться одной из форм, предусмотренных для гос. служащих.

Записи вносятся синей, черной или фиолетовой шариковой ручкой аккуратно без помарок.

Обычно заказывают журнал с готовой картонной обложкой либо клеят распечатанный титульный лист с нужными реквизитами. Рекомендуется использовать плотную картонную обложку формата А4. На усмотрение организации реквизиты и текст в журнале может располагаться как вертикально, так и горизонтально.

Титульный лист должен содержать название организации, название журнала, крайние даты (дату начала и дату окончания ведения журнала).

Каждому личному делу присваивается регистрационный номер. После увольнения работника, номер его личного дела не передается новому сотруднику, т. е. личное дело вновь принятого сотрудника имеет свой индивидуальный номер.

Журнал регистрации (учета) личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя организации, чтобы не допустить изъятия листов из журнала. На последней странице на узел шнура клеится небольшой фрагмент бумаги с надписью «Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью ______ листов».

Когда журнал закончится, необходимо указать количество зарегистрированных личных дел, проверить правильность нумерации, внести дату, подписать руководителя отдела кадров или организации и поставить печать.

Если возникла необходимость исправить ошибки в записях, необходимо соблюдать определенный алгоритм:

1) при наличии графы «Примечание»:

– нужно зачеркнуть одной ровной чертой запись с ошибками. Некорректная запись должна быть читабельна;

– внести правильную запись в той же строке. В графе «примечание» написать «Исправлено в графе № __», поставить дату, подпись, фамилию и инициалы;

2) если графа «Примечание» отсутствует:

– в строке, следующей за строкой с ошибочной записью, пишется «Запись № __ считать недействительной»;

– в следующей строке делается запись с правильными данными.

Во втором случае алгоритм исправления ошибок схож с корректировкой неправильных записей в бумажной трудовой книжке.

Журнал учета личных дел работников содержит персональные данные и может выдаваться другим подразделениям только с разрешения руководителя кадровой службы (отдела) или директора. Ознакомление с записями из журнала должно происходить в присутствии лица, ответственного за его ведение также с разрешения руководителя.

2.2. Состав личного дела работника

Частные организации сами определяют состав личных дел, но с учетом законодательства о персональных данных (см. п. 2.3.).

Личное дело заводится на работника после того, как с ним заключен трудовой договор, получено согласие на обработку его персональных данных, подписан приказ (распоряжение) о трудоустройстве. Первыми в личное дело подшиваются заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме. Должностную инструкцию также включают в личное дело после того, как работник ознакомился с этим документом под роспись.

Итак, документы, формирующие личное дело, подшиваются в хронологическом порядке и условно делятся на 3 группы:

1) документы, при приеме на работу:

– заявление о приеме на работу;

– трудовой договор;

– приказ о приеме на работу;

– личный листок, анкета (если предусмотрено) заполненная работником собственноручно;

– справка об отсутствии судимости (при необходимости);

– справка СТД-Р (согласно разъяснениям Роструда этот документ можно хранить в личном деле, а «порядок хранения следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя»). Данная справка содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2020 г. ее обязаны выдавать все работодатели, но только тем работникам, которые выбрали электронную трудовую книжку;

– должностная инструкция;

– договор о материальной ответственности и тд.;

– согласия на обработку персональных данных;

– соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

2) документы, сформировавшиеся в процессе работы сотрудника на данной должности в данной компании. Это могут быть документы, которые отражают профессиональные достижения работника или повышение/подтверждение его квалификации, а также документы об изменении условий и оплаты труда:

– приказы о дисциплинарных взысканиях и/или награждении сотрудника;

– докладные, объяснительные записки;

– акты о прохождении аттестации;

– уведомления, дополнительные соглашения к трудовому договору.

– приказы о переводе сотрудника на другую должность, о совместительстве, о совмещении;

3) документы, подтверждающие завершение трудовых отношений работника с данным работодателем:

– заявление на увольнение;

– документы на увольнение при внешнем переводе (например, письмо-приглашение от нового работодателя);

– приказ об увольнении.

Законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель обязан затребовать дополнительные документы от работников при трудоустройстве. Например, если работа связана с медикаментами или пищевыми продуктами. К этим документам относятся медицинская книжка (хотя она не включается в личное дело, но хранится отдельно у работодателя), документы об образовании, об отсутствии судимости (требуются при трудоустройстве в учебные заведения). Т. е перечень документов, входящих в личное дело может быть регламентирован отраслевыми нормативно-правовыми актами.