Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы

Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой «лично», периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.

В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.

Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам, – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления и не являются, объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой, делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

коммерческие контракты;

документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)