Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Вышеперечисленные основы деловых отношений – это самый базис, необходимый любому работнику, так как, по сути, они унифицированные и универсальны для любой сферы деловых отношений. И входят в рамки универсальных норм бизнеса: ответственность, уважение человеческого достоинства и интересов участников бизнес-процессов.

Этика деловых отношений присутствует всюду, и соблюдать её необходимо и в отношениях компании и внешнего социального окружения, между бизнесами, внутри самого бизнеса (организации, компании), между работниками любой формы подчинённости, любого легитимного статуса. Так как в отношения могут осуществляться различные виды делового общения, то возникает специфика, требующая конвенциональности коммуникации. Задачей в этом случае выступает необходимость формулирования принципов делового общения, соответствующих каждому из видов делового общения, но, так же, и общим нравственным основам поведения в данном обществе. Ну и, конечно же, быть качественным средством координации участников данного делового общения.

У философа Канта И. есть категорический императив, выражающий общий принцип человеческого общения фразой: «Поступай так, чтобы максима твоей воли всегда могла иметь также и силу принципа всеобщего законодательства». В случае делового общения, этот принцип можно выразить следующим образом: принимая решение в процессе делового общения, определяющее выбор наиболее предпочтительных ценностей в имеющейся ситуации, следует поступать так, что бы максима твой воли была в дискурсе второй стороны, и допускала адаптацию парадигмы интересов всех участвующих в процессе сторон.

В целом, считается, что в основе этики деловых отношений лежит координация, а для большей эффективности и гармонизация, интересов. При этом следует декларировать, что всё осуществляется этическими средствами в интересах и целях, абсолютно морально оправданных. Для этого необходимо постоянно сверять «этический кодекс делового общения» с актуальной ситуацией, дабы всегда быть в рамках дозволенного и имеющего потенциальную оправданность причин вступления в это общение. И если для рядовых сотрудников издержки такой рефлексии производимой более по наитию интересны лишь самим работникам, то для крупного бизнеса это очень сложные процессы по вычислению уровня издержек порой планетарного масштаба.

В самом простейшем варианте, этика деловых отношений сводится к элементарной вежливости и рачительности в работе. Здороваться при встрече, не входить без стука и составлять текст документа без ошибок – обычно большего от простого инспектора по кадрам и не требуется.

При возникновении отчётливого неприятия имеющейся практики деловых отношений в организации, не стоит пытаться ни переделать их, ни переделать себя. Просто вы не на своём месте и стоит подыскать другое.

БАЗОВЫЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАТИКИ, СТРУКТУРНОЕ ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С НИМИ

Информатика, как наука, занимается систематизацией приёмов создания, хранения, воспроизведения, обработки, передачи данных с помощью электронно-вычислительных средств. Изучает принципы функционирования таких средств. Разрабатывает методы их управления. Сам термин информатика – калька с французского Informatique, составленного из двух слов: информация и автоматика. Синонимом в англоязычной среде служит «Computer Science».

Предмет информатики как науки составляют:

аппаратное обеспечение средств вычислительной техники;

программное обеспечение средств вычислительной техники;

средства взаимодействия аппаратного и программного обеспечения;

средства взаимодействия человека с аппаратными и программными средствами.

В информатике средство взаимодействия называется интерфейсом, поэтому и средства соединения двух информационно-вычислительных аппаратов (компьютер – принтер, компьютер – монитор) так же называют интерфейсом, но в быту за интерфейсом в основном закрепилось понятие «интерфейс пользователя» – средство взаимодействия человека с аппаратными и программными средствами.

Задачей информатики выступает систематизация приёмом и методов работы с аппаратными и программными средствами вычислительной техники. Декларируемая цель систематизации – выделить, внедрить, развить ведущие перспективные и самые эффективные технологии автоматизации процессов обработки данных, и обеспечить методиками новые изыскания.

Информатика наука прикладная, практическая. Апробация результатов её научных изысканий проводится, как и их последующее внедрение, если они отвечают требования предъявляемым к повышению эффективности (которая всё чаще выражается в финансовых показателях капитализации). Основные направления в составе главной задачи информатики направленной на практическое применение, это:

архитектура вычислительных систем, применимые для этого приёмы и методы построения систем, ориентированных на автоматическую обработку данных;

интерфейсы вычислительных систем, где прорабатываются приёмы и методы управления аппаратным и программным обеспечением;

программирование, как приёмы, методы и средства разработки комплексных задач;

преобразование данных в виде приёмов и методов преобразования структур данных;

защита информации, как создание и обобщение приёмов, разработка методов и средств защиты данных;

автоматизация, как форма функционирование программно-аппаратных средств без участия человека;

стандартизация, нацеленная на обеспечение совместимости между аппаратными и программными средствами, между форматами представления данных, относящихся к различным типам вычислительных систем.

Информатика, как наука оперирует такими понятиями, как: информация, информационные системы, информационные технологии.

Информация – это совокупность сведений (данных), которые воспринимают из окружающей среды (входная информация), выдаётся в окружающую среду (выходная информация) или хранят внутри определённой системы.

Энциклопедия даёт такое описание информации:

Информация (от лат. informatio «разъяснение, представление, понятие о чём-либо» informare «придавать вид, форму, обучать; мыслить, воображать») – сведения независимо от формы их представления.

Несмотря на широкую распространённость, понятие информации остаётся одним из самых дискуссионных в науке, а термин может иметь различные значения в разных отраслях человеческой деятельности.

Информация – это не материя и не энергия, информация – это информация (Норберт Винер).

Определений информации существует множество, причём академик Н. Н. Моисеев даже полагал, что в силу широты этого понятия нет и не может быть строгого и достаточно универсального определения информации.

Инспектору по кадрам достаточно будет знать, что свойствами информации являются: объективность и субъективность, полнота, достоверность, адекватность, доступность, актуальность. Имея в распоряжении такой набор параметров, можно достаточно точно охарактеризовать любой кадровый документ.

Что касается данных содержащихся в документе, то они являются составной частью информации, представляющие собой зарегистрированные сигналы. Во время информационного процесса данные преобразуются из одного вида в другой с помощью методов. Обработка данных содержит в себе большое разнообразие операций. Базовыми операциями с данными являются:

сбор данных, как процесс накопления информации с целью обеспечения достаточной полноты для принятия решения;

формализация данных, как процедура приведения данных, поступающих из разных источников к единой форме;

фильтрация данных, это процесс устранения лишних данных, не требующихся для принятия решений;

сортировка данных, то есть упорядочение данных по утверждённому признаку с целью удобства использования;

архивация данных, мероприятия по сохранению данных в удобной и доступной форме;

защита данных ,очень актуальный момент в работе с данными в современных реалиях, представляет собой комплекс действий, направленных на предотвращение потерь, воспроизведения и модификации данных;

транспортировка данных, приём и передача данных между отдалёнными пользователями информационного процесса. Источник данных, в случае компьютерной техники, называют сервером, а потребителя – клиентом;

преобразование данных, изменение данных одной формы в другую или из одной структуры в другую, или изменение типа носителя.

Получение входящих документов, их идентификация, регистрация, передача и так далее – всё это работа с данными.

Ну, а раз имеется постоянная однотипная работа с данными, то есть и её систематизация. А система – это комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей. Ну, а информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемая для хранения, обработки и выдачи информации с целью решения конкретной задачи.

Современная работа кадрового делопроизводителя – это работа с информацией при помощи технических средств, и самым главным из них – это компьютер. Компьютер, оснащённый специализированными программными средствами, служит технической базой и инструментом информационной системы кадрового делопроизводства.

В работе информационной системы можно выделить следующие этапы (согласно энциклопедии):

1. Создание данных – формирование первичных сообщений, которые фиксируют результаты определённых операций, свойства объектов и субъектов управления, параметры процессов, содержание нормативных и юридических актов и т. п.

2. Накопление и систематизация данных – организация такого их размещения, которое обеспечивало бы быстрый поиск и отбор нужных сведений, методическое обновление данных, защита их от искажений, потери, деформирование целостности и др.

3. Обработка данных – процессы, вследствие которых на основании ранее накопленных данных формируются новые виды данных: обобщающие, аналитические, рекомендательные, прогнозные. Производные данные также могут подвергаться дальнейшей обработке, давая сведения более глубокой обобщённости и т.д.

4. Отображение данных – представление их в форме, пригодной для восприятия человеком. Прежде всего – это вывод на печать, то есть изготовление документов на так называемых твёрдых (бумажных) носителях. Широко используют построение графических иллюстративных материалов (графиков, диаграмм) и формирование звуковых сигналов.

Первичный этап, как точка входа, может получать «сообщения» в любой форме, хоть в форме слов, хоть в форме телефонограммы с пометкой «молния». Через оператора либо некоего интерфейса (средство регистрации первичной информации) эти «сообщения» переводятся в «машинный вид».

Следящие два этапа для своей реализации задействуют (обычно) средства в виде компьютерной техника различного вида. А то, что обеспечивает возможность предоставления информации человеку – это средства отображения данных, компоненты вычислительной техники.