Закупки на все 100

Правило № 1: меньше говорить, больше слушать.

«Молчание – золото», «краткость – сестра таланта», «язык мой – враг мой», «ближе к делу», «не болтай», «рот на замок», «слово не воробей, вылетит – не поймаешь», «больше дела – меньше слов», «болтун – находка для шпиона»… Плакаты с этими и прочими крылатыми фразами и фразочками должны, на мой взгляд, украшать стены, потолки, двери и окна в переговорных кабинетах.

Умение слушать – редкий дар, однако умение говорить, не сболтнув лишнего, – еще более редкая способность. Дайте другой стороне возможность высказаться, не раскрывая при этом своих карт, и вы однозначно наберете дополнительные очки. Больше, чем закупщикам, этот талант нужен разве что дипломатам. При этом больше молчать совсем не значит быть "кивающим болванчиком", покорным и ведомым. Старайтесь доминировать, будьте лидером и модератором дискуссии – пусть и немногословным, и ни при каких обстоятельствах не забывайте о ваших целях и выгодах.

Правило № 2: ограничить собеседника во времени.

Это означает, что если инициатор переговоров – поставщик, лучше всего сразу после пожатия рук сообщить ему, что у вас для него "всего полчаса" или даже 15–20 минут. Во-первых, это дисциплинирует собеседника и заставляет излагать информацию максимально коротко и по существу, избегая ненужных предисловий и лирических отступлений. Во-вторых, это подчеркивает вашу занятость и важность (в хорошем смысле слова). При этом вы не отказали во встрече, вы нашли время для собеседника и это в некоторой степени скрытый комплимент в его адрес, знак уважения и внимания. Главное, во время разговора вести себя сдержанно, дружелюбно и по деловому. И если и поглядывать на часы, то не с первой минуты беседы, а ближе к концу озвученного вами временного интервала.

Правило № 3: ведите протокол переговоров – устные заявления и обещания бездоказательны.

Если переговоры ведутся устно, обязательно добейтесь письменного подтверждения достигнутых договоренностей. Хорошое, если на ваших переговорах присутствует секретарь или ассистент, который сможет максимально подробно зафиксировать обсуждение и достигнутые соглашения. Если такого человека нет, запишите сами ключевые договоренности, достигнутые с поставщиков и отправьте ему этот "мини-протокол" письменно с просьбой подтвердить.

У меня в практике было несколько случаев, когда поставщик отказывался от своих собственных слов под влиянием изменившейся ситуации или по прошествии некоторого времени. Увы, таковы современные реалии.

Правило № 4: всегда давайте максимально исчерпывающее описание необходимого товара, услуги, действия.

Наличие точных сведений помогает избежать недопонимания и возможных недоразумений. Чем доходчивей и яснее вы опишите свою потребность, тем проще вам будет получить желаемое. Если предметом переговоров является конкретная сделка, а не общие перспективы сотрудничества, берите с собой дополнительные материалы: техзадания, описания продукта, ТУ, чертежи, образцы, сертификаты качества и т.д.

Всё это после финального пожатия рук должно остаться у поставщика. И в качестве "контрольного выстрела" – ещё и продублировано по электронной почте. Чем больше информации – тем меньше недопонимания и недоразумений.

Правило № 5: не спешите с обещаниями.

Давать конкретные обещания можно только в одном случае: когда вы получили от поставщика подтверждение всех необходимых вам условий! В о всех остальных случаях идеальный закупщик оставляет себе возможность еще раз спокойно подумать, все взвесить, сравнить, проанализировать, посоветоваться с компетентными специалистами и только после этого дать окончательный ответ.

Поставщики, конечно, не лыком шиты. Они делают всё, чтобы вытянуть из закупщика заветное "договорились". И всё же не стоит с этим спешить. "Мы подумаем", "мне нужна дополнительная информация", "мне надо проконсультироваться с производством", "давайте дождемся результатов экспертизы", "я хочу ещё раз проверить динамику изменения цены на бирже", "мы обязательно с вами завтра созвонимся и ещё раз обсудим", "я готов вам подтвердить поставку при условии…", "мне нужно уточнить складские остатки", "смогу потвердить, когда будет план продаж на следующий месяц" и т.д. и т.п. У любого опытного закупщика в запасе миллион оговорок, которые позволяют потянуть время, не говоря окончательного "да" или "нет".

Список правил можно продолжать до бесконечности, но я не думаю, что это необходимо, ведь по искусству ведения переговоров написана масса книг, в которых можно найти много полезной и более точной информации.

Единственный минус всех этих книг – на их чтение нужно время, которого закупщикам катастрофически не хватает. При этом 80% всей их работы как раз и состоит из переговоров разных видов. И им приходится "выжимать по максимуму", порой чисто интуитивно находя правильный тон и манеру общения.

Душка, сфинкс и другие

Человек робкий попросит десятую долю того, что хочет получить. Человек смелый запросит вдвое больше и согласится на половину.

Марк Твен

Что же главное в переговорах с поставщиками? Требовать по максимуму и не стесняться в запросах – как говорил в свое время известный советский дипломат Андрей Андреевич Громыко. Важны правильная стратегия: точно поставленные цели и верно выбранная роль, и правильная тактика: порядок подачи информации, выбор вопросов, невербальные сигналы, тайм-менеджмент.

Я не помню, чтобы у меня были переговоры с поставщиками, к которым бы я предварительно не готовилась.

Многие закупщики не продумывают тактику переговоров, полагаясь на вдохновение и импровизацию. Что ж, такой вариант тоже приемлем, если стратегия выбрана правильно.

Каковы основные роли закупщика на переговорах? Я бы выделила следующие, наиболее часто встречающиеся.

1.Переговоры с позиции силы .

Одна из самых распространенных ситуаций на переговорах: за одной стороной стола сидит сильный, хамоватый, уверенный в себе закупщик и с «высоты» своего положения «выкручивает руки» поставщику-просителю. Наиболее часто приходилось видеть такие переговоры в ритейле (FMCG). Подобным образом ведут себя в ситуации "рынок покупателя", когда предложение превышает спрос или на падающем рынке.

2.«Наивный простачок» или «душка».

Закупщик во время переговоров притворяется белым и пушистым, внимательно слушает собеседника, периодически поддакивает и все время задает вопросы, большая часть которых кажется поставщику простыми или наивными.

Подобный сценарий разыгрывается не из-за неопытности закупщика, а скорее наоборот. Расслабляя собеседника показной мягкостью, закупщик преследует свои цели. Например, получить какую-то конфиденциальную информацию (очень часто в потоке невинных вопросов содержится пара вопросов с подтекстом).

Возможная цель – усыпить бдительность поставщика или сыграть на контрасте, противопоставив себя кому-то более жесткому, как в классической связке "плохой-хороший следователь". Давно замечено: если поставщику кажется, что он умнее закупщика, он совершает много промахов, выбалтывая то, о чем ему следовало бы помалкивать или соглашаясь на то, что следовало бы получше обдумать.

Вариантов на самом деле много. Отличает эту роль то, что, даже охотно поддакивая и щедро раздавая обещания общего плана, типа: «Я постараюсь», «Конечно, я сделаю всё, что в моих силах», «Я обязательно посмотрю, что можно сделать», закупщик-«душка» ничего конкретного все равно не обещает.

3. «Сфинкс».

Переговоры со «сфинксом» – самый сложный вариант для поставщика. Закупщик сидит с непроницаемым лицом и беспристрастно внимает словам собеседника. На вопрос «что вы думаете по этому поводу» такой молчаливо-загадочный переговорщик отвечает что-то бессмысленное или нейтральное. Например: «Для того чтобы сформировать мнение по этому вопросу, хотелось бы получить более детальные расшифровки некоторых терминов применительно к использования продукта», или еще лучше: «Я пока не думаю, я слушаю вас и вижу, что вы изложили информацию несколько односторонне». И далее могут последовать каверзные вопросы, к которым поставщик скорее всего не готов.

В большинстве случаев такое поведение выражает незаинтересованность в обсуждаемых вопросах. В большинстве, но далеко не во всех!

Иногда «сфинксы» намеренно провоцируют собеседников на необдуманные высказывания, вызванные раздражением из-за отсутствия ответной реакции. Бывает, что под маской холодности они скрывают серьезную заинтересованность, стараясь показным безразличием подтолкнуть поставщика к предоставлению более выгодного предложения.

«Сфинксы» не всегда молчаливы, иногда они говорят. Бывает даже, что говорят достаточно много, но при этом совершенно непонятно для собеседника. Роль интересная, но очень специфическая. Такую роль надо выбирать очень адресно, зная заранее, что она произведет нужный эффект.

4. «Хороший, плохой, злой».

Обычно это роль эмоционального человека с бурным темпераментом, который не просто играет, а проживает всё сказанное как талантливый актер. Я бы даже сказала, часто это и не рольво вовсе, а жизненное кредо и амплуа.

Сегодня у него замечательное настроение, он всех любит и понимает, и вообще воспринимает как близких друзей или старых приятелей. Завтра у него хмурое лицо и сердитый взгляд, и все вокруг стараются свести свое общение с ним к минимуму, поскольку знают, что можно запросто попасть «под горячую руку».

Он непредсказуем на переговорах, потому что в буквальном смысле слова является человеком настроения, всеми вербальными и невербальными средствами выражающим обуревающие его эмоции.

На объективное рассмотрение вопросов рассчитывать достаточно сложно. Остается только выжидать и «подлавливать» те моменты, когда снабженец пребывает в хорошем расположении духа.

Данный типаж хорошо известен в мировой литературе и даже описан в старинной книге Стендаля "Красное и черное".

Впрочем, это может быть и маска и тогда вопрос в том, ради чего её "надели" на переговоры.

5. «Партнёр».

Это уравновешенный тип закупщика, мечта всех поставщиков, закупщик-сангвиник, который настроен на конструктивный диалог, в меру контролирует свои эмоции и старается максимально вовлечь поставщика в процесс совместного поиска решения, подчеркнуто относясь к нему как к партнеру и коллеге, а не просто «другой стороне».

Про такого закупщика чаще, чем про других, говорят «дружелюбный, компетентный, профессиональный, позитивно мыслящий и т. д.» Справедливости ради стоит заметить, что такие закупщики встречаются гораздо реже, чем продавцы. И не всегда их показное дружелюбие и открытость искренни. Но тем не менее присутствии в армии закупщиков людей, которые умеют контролировать свои эмоции, обаятельно улыбаться и вести конструктивный диалог, не может не радовать.

6."Бюрократ".

Удивительно, но это типаж, стремительно набирающий популярность. Такой закупщик приходит на переговоры во всеоружии. У него в ноуте "висит" 20 закладок с сайтами всевозмоных бирж, досок объявлений, обзоров и статистики. Каждую цифру они подтверждают целой выкладкой фактов и задокументированных доводов. А на любое возражение поставщика у них сразу оказываются наготове контраргументы, подтвержденные документами всех мастей – от статьи из желтой газеты до закрытого доклада Ernst§Young.

Это очень интересный типаж закупщика, близкий к идеальному. И соваться к такому неподготовленному поставщику просто опасно.

Конечно, список ролей, которые выбирают себе закупщики для ведения переговоров, намного длиннее приведенного выше. Однако эти, по статистике, встречаются чаще других.

Впрочем, идеальный закупщик – это не тот, кто владеет всеми хитростями и приемами переговорного процесса. Это прежде всего тот, кто умеет настраиваться на конкретного собеседника. Одни и те же приемы действуют на разных людей по-разному, поэтому прежде чем их применять, нужно для начала уяснить, кто находится «по другую сторону» стола переговоров и каким образом надо построить диалог, чтобы он привел к наиболее приемлемому результату.