Бухучет, налогообложение, управленческий учет: самоучитель

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на увеличение финансирования (фондов);

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).

В соответствии с требованиями Закона 129-ФЗ все хозяйственные операции (факты хозяйственной деятельности), проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) «форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемые организацией, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов.

При этом первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.

При оформлении первичных документов и при получении первичных документов от контрагентов требования главного бухгалтера по оформлению данных представленных в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства не принимаются.

(Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.)

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Правила оформления первичных документов

Руководителю организации следует требовать от бухгалтерской службы неукоснительного соблюдения правил оформления первичных документов, обращаем внимание на

при работе с первичными документами:

использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных и приказе по учетной политике;

отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

отсутствие утвержденного руководителем организации имеют право подписи первичных документов;

незаполнение обязательных реквизитов первичных документов;

наличие подчисток и помарок в документа;

нарушение правила исправления ошибок в документах:

исправления в кассовых документах;

записи простым карандашом;

отсутствие прочерков в свободных строках;

отсутствие штампа или записи «Оплачено» с указанием латы (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

арифметические ошибки при таксировке документов

Выемка первичных документов

Руководителю организации следует учитывать, что первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в «Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)».

Выемка документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть подтверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъяснеет присутствующим лицам их права и обязанности.

Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Действия в случае утери документов

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждении назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государств много пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является

, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, – государственной тайной.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть

и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Особенно важно отметить обоснованность внесения исправлений в регистры, о чем часто забывают бухгалтеры малых предприятий.

Рекомендуем при внесении любого исправления в бухгалтерские регистры составлять бухгалтерскую справку-расчет, где должны отражаться причины, расчеты и обоснования для внесенного исправления.

Также рекомендуем составлять бухгалтерские справки для всех записей в учетные регистры, которые делаются не на основании конкретных учетных документов, а на основании бухгалтерских расчетов.

Наличие данных справок позволит в дальнейшем избежать споров с налоговыми органами по поводу обоснованности того, или иного исправления внесенного в налоговый и бухгалтерский учет, не даст забыть бухгалтеру на основании каких данных он внес данные исправления, кроме того, наличие бухгалтерских справок-расчетов дисциплинирует бухгалтеров, не давая им возможности делать не достаточно обоснованные записи, а также в случае смены бухгалтера позволяют новому бухгалтеру иметь полную информацию о содержании записей в бухгалтерских и налоговых регистрах.