1С: Управление торговлей 8.2. Настройка, конфигурирование и администрирование

Учетные записи электронной почты создает и ведет администратор системы. Для перехода в режим работы с учетными записями следует в панели навигации раздела Органайзер щелкнуть на ссылке Учетные записи электронной почты. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Список учетных записей электронной почты

В данном окне отображается перечень всех сформированных ранее учетных записей электронной почты. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее наименование, имя пользователя и адрес электронной почты.

Чтобы сформировать новую учетную запись, нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Создать. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданной ранее учетной записи, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Все действия – Изменить или нажмите клавишу F2. Формирование и редактирование учетных записей электронной почты осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Окно ввода и редактирования учетной записи

В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести произвольное название учетной записи. Электронный адрес учетной записи вводится в поле Почтовый адрес, а в поле Имя можно ввести имя, от имени которого будут отправляться электронные письма.

Данные для аутентификации учетной записи вводятся в полях Пользователь и Пароль. Если вы хотите использовать данную учетную запись для отправки и получения электронных сообщений, установите флажки соответственно Использовать для отправки и Использовать для получения.

Также необходимо указать обязательно сервера входящей (РОР3) и исходящей (SMTP) электронной почты.

Завершается ввод и редактирование учетной записи нажатием кнопки Записать и закрыть.

Виды и использование взаимодействий

В рассматриваемой конфигурации реализован механизм взаимодействий, который предусматривает возможность дополнительного планирования работы и деятельности пользователя. В данном случае под взаимодействием подразумевается одно из следующих событий: встреча, телефонный звонок или исходящее электронное письмо.

Чтобы открыть список запланированных ранее взаимодействий, нужно в панели навигации раздела Органайзер щелкнуть на ссылке Взаимодействия. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Список взаимодействий

Все зарегистрированные в программе взаимодействия автоматически включаются в данный список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображаются следующие сведения:

? дата взаимодействия;

? краткое описание взаимодействия;

? предмет взаимодействия;

? участники взаимодействия;

? лицо, ответственное за реализацию взаимодействия;

? признак отработанного взаимодействия (отображается только для отработанных взаимодействий).

В нижней части окна находится несколько параметров, с помощью которых можно установить фильтр на отображаемые в списке позиции. Данный механизм приобретает особую актуальность при работе с большими объемами данных, поскольку позволяет оставить в списке только те позиции, которые удовлетворяют заданным критериям.

В поле Режим можно отфильтровать взаимодействия по статусу. Требуемый режим отбора выбирается из раскрывающегося списка. Возможен выбор одного из следующих вариантов: Все (в данном случае отображается полный список всех без исключения взаимодействий), К исполнению, Новые, Отложенные и Отработанные.

В поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за взаимодействия. В данном случае отбор позиций в список будет осуществляться в соответствии со значением колонки Ответственный. Чтобы установить критерий отбора, нажмите в данном поле кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка пользователей выделите требуемую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Чтобы снять фильтр по ответственному пользователю, нужно очистить данное поле. Для этого нажмите кнопку х (она расположена справа от кнопки выбора) или комбинацию клавиш Shift+F4.

Чтобы систематизировать содержимое списка, можно использовать механизм группировки. При этом все позиции будут собраны в группы по указанному признаку – это может быть дата взаимодействия, ответственный пользователь или предмет взаимодействия. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка в поле Группировка. Чтобы снять группировку и вернуться к обычному представлению списка, укажите в данном поле значение Без группировки.

С помощью кнопки Получить почту, которая находится в инструментальной панели окна списка взаимодействий (см. рис. 3.8), можно в любой момент инициировать получение входящей электронной корреспонденции.

Далее мы подробнее рассмотрим порядок работы с каждым видом взаимодействий, используемых в программе.

Планирование встреч

Деловые встречи являются одним из непременных атрибутов современной бизнес-среды. Чтобы пользователи не забывали о предстоящих встречах, в программе «1С Управление торговлей 8.2» предусмотрена возможность планирования деловых встреч, и о том, как это делается, мы расскажем в данном разделе.

Чтобы запланировать деловую встречу, нужно в панели действий раздела Органайзер выбрать пункт Встреча. Также можно нажать в окне списка взаимодействий кнопку Создать, затем в открывшемся окне (рис. 3.9) выделить щелчком мыши пункт Встреча и нажать кнопку ОК или клавишу Enter.

Рис. 3.9. Выбор вида взаимодействия

Ввод сведений о предстоящей встрече осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Планирование встречи

В поле Предмет указывается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет о деловой встрече, то в данном поле после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Встреча. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.

Все деловые встречи можно делить по важности. Для этого предназначен параметр Важность – здесь из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Обычная, Высокая или Низкая. По умолчанию в данном поле установлено значение Обычная.

В поле Место с клавиатуры вводится информация о месте проведения встречи. Это может быть, например, конференц-зал, кабинет, офис, кафе, и т. д. Данный параметр не является обязательным для заполнения – ведь не всегда место предстоящей встречи можно определить заранее.

С помощью параметров Начало и Окончание определяется продолжительность встречи. Они заполняются одинаково: вначале с помощью календаря указывается дата начала и окончания встречи (по умолчанию предлагается текущая дата), а в расположенном справа поле – время начала и окончания встречи.

При необходимости можно запланировать дату и время работ по данной встрече – для ввода этих сведений предназначен параметр Отработать после. После того как встреча отработана (проведена, и все действия по ней закончены), нужно присвоить ей соответствующий признак, установив флажок Отработано. В окне списка взаимодействий отработанные взаимодействия помечаются признаком в колонке Отработано (см. рис. 3.8).

На следующем этапе необходимо сформировать перечень участников предстоящей встречи. Как минимум одну позицию в этот список нужно включить обязательно. Необходимые действия выполняются в табличной части, которая находится в области Участники встречи.

Для добавления в список новой позиции нужно нажать кнопку Добавить или выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. Также можно воспользоваться клавишей Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий в списке появится новая позиция. Далее в поле Контакт нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Выбор контакта

В данном окне нужно открыть вкладку, соответствующую виду контакта, который вы хотите выбрать. После этого выделите контакт (пользователя, партнера или физическое лицо – в зависимости от открытой вкладки) щелчком мыши и нажмите клавишу Enter. Если вы затрудняетесь найти требуемое значение, воспользуйтесь механизмом быстрого поиска, который реализован на вкладке Поиск контактов.

В полях Представление контакта и Как связаться можно указать соответственно вариант представления (или способ обращения) и способ связи с контактом. Не исключено, что данные параметры заполнятся автоматически – это возможно при условии, что она ранее были указаны в соответствующем справочнике.

В поле Описание с клавиатуры следует ввести краткое описание предстоящей встречи. Данный параметр является обязательным для заполнения.

Завершается процесс планирования встречи нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

Планирование телефонных звонков

Чтобы запланировать телефонный звонок, нужно в окне списка взаимодействий (см. рис. 3.8) нажать кнопку Создать или клавишу Insert, затем в открывшемся окне (см. рис. 3.9) выделить щелчком мыши позицию Телефонный звонок и нажать кнопку ОК или клавишу Enter. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Планирование телефонного звонка

Возможности программы предусматривают планирование как исходящих, так и входящих телефонных звонков. По умолчанию звонок считается исходящим, а если вы хотите запланировать входящий звонок – установите флажок Входящий.

Чтобы указать абонента, нажмите в поле Контакт кнопку выбора, и в открывшемся окне (см. рис. 3.11) укажите абонента, с которым вы хотите связаться. После этого автоматически будет заполнено поле Абонент, значение которого можно отредактировать с клавиатуры. В поле Как связаться с клавиатуры вводится способ связи (попросту говоря, здесь можно указать телефонный номер абонента), причем этот параметр является обязательным для заполнения.

В поле Предмет указывается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет о телефонном звонке, то в данном поле после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Телефонный звонок. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.