Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

В первую очередь нужно поинтересоваться причинами ухода вашего потенциального бухгалтера с предыдущего места работы. Для этого недостаточно заглянуть в его трудовую книжку и предоставленное резюме: необходимо связаться с предыдущим работодателем кандидата и побеседовать с ним лично либо по телефону.

Если вы планируете беседовать по телефону, то рекомендуется проверить, на кого зарегистрирован предоставленный вам для связи телефонный номер: на организацию, где работал кандидат, либо на частное лицо. Нередко недобросовестные работники дают для наведения о себе справок телефонный номер кого-нибудь из своих знакомых, предварительно договорившись с ним и попросив дать положительные рекомендации. Позвонив по такому номеру, вы услышите нечто вроде «рожден бухгалтером!», «это чудесный специалист!» и т. д.

Однако лучше всего, если вам удастся побеседовать с предыдущим работодателем вашего потенциального бухгалтера. Ведь даже если вы удостоверитесь в том, что предоставленный для наведения справок телефон действительно принадлежит предыдущему работодателю, разговаривать по нему может кто угодно – не только директор фирмы, но и, например, любой сотрудник, с которым у вашего кандидата за время совместной работы сложились неплохие отношения (например, вместе воровали, только один попался, а другой – нет).

Если для наведения справок дается мобильный телефон, то нужно выяснить, на кого он зарегистрирован: если на частное лицо – узнать, действительно ли этот человек является руководителем организации – предыдущего работодателя вашего потенциального бухгалтера. Эти сведения можно попробовать получить в Инспекции Министерства по налогам и сборам, либо в банке, который обслуживает данную организацию, либо в государственном учреждении, в котором эта организация зарегистрирована.

С особым вниманием рекомендуется относиться к кандидатам на должность бухгалтера, приехавшим издалека. Например, если ваша фирма находится в Москве, а предыдущий работодатель потенциального бухгалтера – где-нибудь в Красноярске или Тюмени, стоит задуматься: не скрывается ли этот человек от кого-либо?

Однако после того как вы выбрали кандидата на замещение должности главного бухгалтера, расслабляться не следует – к его работе руководитель предприятия должен присматриваться постоянно и, что называется, все время «держать руку на пульсе». Например, если при относительно небольшой зарплате бухгалтер ездит на работу на такси или все свободное время проводит на скачках, то рекомендуется устроить ему хотя бы небольшую проверку (о том, как проверить своего бухгалтера, рассказано в соответствующей главе).

Нечистый на руку бухгалтер, как правило, не поднимает вопрос о повышении своей заработной платы.

Не стоит забывать следующее: если уж так случилось, что ваш бухгалтер относится к категории людей, которые не могут не украсть или не обмануть, перевоспитывать его бесполезно. От такого работника нужно избавляться как можно скорее.

Не по своей воле

Не всегда бухгалтер по своей воле занимается мошенничеством, воровством и злоупотреблениями – иногда к этому его принуждает сама жизнь. Некоторые такие ситуации рассмотрим в данном разделе.

Сложная жизненная ситуация

Нередко причиной воровства и обмана со стороны бухгалтера являются не природная жадность и склочность, недовольство своей заработной платой, «воровская» натура или что-то в этом роде, а сложные жизненные обстоятельства, которые возникают, как правило, неожиданно. К таким обстоятельствам можно, например, отнести следующие: болезнь близких (для лечения требуется большая сумма денег), внезапная потеря накоплений (шел покупать машину и потерял деньги), пожар, автомобильная авария и т. п. Человек, не видя выхода из такой ситуации, вполне может злоупотребить служебным положением для решения неожиданно свалившихся проблем.

В такой ситуации некоторую житейскую мудрость следует проявить и вам – руководителю предприятия. Во-первых, желательно быть в курсе проблем, которые возникают у ваших подчиненных (в данном случае – у бухгалтера). Если вы более-менее владеете ситуацией, вам станет известно о проблеме: такими новостями люди обычно делятся с коллегами по работе. Во-вторых, нужно обязательно предложить человеку, попавшему в сложную жизненную ситуацию, посильную помощь – либо за счет предприятия, либо за счет каких-то личных возможностей. За счет предприятия можно, например, выделить материальную помощь или временно предоставить служебную машину взамен разбитой личной. Если фирма занимается строительством, можно помочь материалами и рабочей силой для устранения последствий пожара и т. д. А может, ваш друг детства сейчас является главным врачом больницы и поможет бесплатно или недорого сделать близкому родственнику бухгалтера операцию, реальная стоимость которой равняется двадцати его заработным платам?

Иначе говоря, если вы не поможете в трудной жизненной ситуации вашему бухгалтеру, то не исключено, что он будет решать свои проблемы за счет фирмы самостоятельно, злоупотребляя служебным положением. И, говоря по-человечески, упрекнуть его за это будет трудно: ведь не по своей воле он будет жульничать, не потому, что он вор и обманщик, а по причине возникновения очень сложной жизненной ситуации, которую даже врагу не пожелаешь.

Злоупотребление по принуждению

Иногда бухгалтер вынужден идти на мошеннические действия по причине того, что его к этому принуждают, например – с помощью шантажа или запугивания. Кто же может шантажировать такую заметную личность, как бухгалтер предприятия?

Как ни парадоксально, но шантажировать бухгалтера могут те, кто по роду своей деятельности и по долгу службы должен находиться на страже законности и порядка, например сотрудники налоговой полиции.

Выглядит это обычно так: бухгалтера вызывают в налоговую полицию якобы для прояснения какого-то вопроса относительно деятельности компании. Однако встреча происходит не в кабинете, а, например, в кафе неподалеку или вообще на свежем воздухе. Там бухгалтеру говорят прямо: каждый месяц он должны «отстегивать» определенную сумму наличными и за это предприятие будет работать спокойно. Не будет ни проверок, ни санкций, а в случае возникновения затруднительных ситуаций (например, все-таки пришла какая-то проверка из налоговой, или из отдела по борьбе с экономическими преступлениями, или еще откуда-то) он может обращаться – все проблемы будут решены. При этом особо подчеркивается: никто на предприятии знать об этом не должен, в том числе и директор.

С одной стороны, бухгалтеру такое предложение малоприятно: от карательных органов всегда следует держаться подальше, и уж тем более нежелательно вступать с ними в сомнительные сделки. С другой стороны, представители налоговой полиции дают ему своего рода «карт-бланш» на любые нарушения в бухгалтерии, обещая решить все проблемы с любыми проверками (ведь они сами заинтересованы в «тишине и спокойствии»). Поэтому возникшей ситуацией вполне можно воспользоваться для извлечения личной выгоды: например, собирая сумму наличных денег для вымогателей, можно позаботиться и о себе. Ну а как собрать наличные деньги – это уже вопрос технический: можно схимичить с командировками, можно выписать заработную плату на «мертвую душу», можно сэкономить на хозяйственных расходах и т. д.

Отмечу, что вымогатели могут брать мзду не только наличными деньгами, но и, так сказать, натурой – продукцией предприятия. В этом случае наиболее вероятный путь, по которому пойдет бухгалтер, – это махинации с оприходованием и списанием товарно-материальных ценностей (подробнее такие махинации рассматриваются ниже, в разделе «Операции с материальными ценностями»).

Однако подобные угрозы могут исходить не только от представителей фискальных органов, но и от конкурентов. Например, бухгалтер может получить следующую угрозу от конкурентов предприятия: мол, если ты не убедишь директора заключить контракт именно с этим поставщиком, мы сообщим в налоговую инспекцию, что у вас на предприятии выплачивается заработная плата в конвертах, или что вы реализуете товар за «черный нал», или что-то еще. В результате к вам придет серьезная проверка. «И не вздумай жаловаться директору – хуже будет!» – напоследок угрожают они. И добавляют: «Зато если все будет в порядке, мы тебя не обидим – получишь откат в размере стольких-то процентов от суммы контракта».

Не секрет, что в большинстве случаев бухгалтер боится проверки гораздо больше, чем руководитель предприятия, поэтому угроза «стукачества» в налоговую инспекцию может подействовать (правда, опытного бухгалтера этим не испугаешь – он просто пошлет таких «стукачей» куда подальше). Кроме этого, свою роль играет и обещанное денежное вознаграждение. Если бы не обещанный откат, то, возможно, бухгалтер довел бы до сведения руководителя предприятия о том, что получил угрозу от конкурентов. Правда, в подобных случаях бухгалтера обычно обманывают и никакого вознаграждения после заключения контракта не выплачивают. Но он же этого не знает! И поэтому прилагает все усилия для того, чтобы убедить руководителя в целесообразности заключения контракта именно с «нужным» контрагентом, не думая о выгоде для предприятия.

«Располагающая» атмосфера на предприятии

Еще одной причиной бухгалтерской нечестности может являться отсутствие должной трудовой дисциплины и деловой атмосферы в компании. Если сотрудники полдня занимаются посторонними делами, значительную часть рабочего времени посвящают пустым обывательским разговорам, опаздывают на работу, то сама такая обстановка может породить у бухгалтера мысли о легкой наживе. И его можно понять: сотрудники занимаются лишь бы чем, на фирме царит разгильдяйство, директор думает непонятно о чем – а ведь ответственность несет в первую очередь главный бухгалтер. Как тут не соблазниться и не реализовать «под шумок» какую-нибудь несложную схему «сравнительно честного отъема денег», как говаривал небезызвестный Остап Бендер!

Поэтому, если вы не хотите впоследствии получить неприятные сюрпризы, старайтесь постоянно следить за деловой атмосферой, царящей на предприятии, и не допускать фривольности и излишней расслабленности в трудовом коллективе. Хороший руководитель всегда должен держать руку на пульсе событий и работать в плотном контакте с главным бухгалтером предприятия – такой подход к делу поможет предотвратить возникновение проблем.

Глава 2

Где, что и как может украсть бухгалтер

Большинство обывателей, услышав вопрос, который вынесен в заголовок данной главы, наверняка ответят: чего тут непонятного – бухгалтер имеет возможность украсть везде, что угодно и как угодно. По правде говоря, они недалеки от истины: действительно, у бухгалтера для злоупотребления своим служебным положением возможностей более чем достаточно. В этой главе рассмотрим наиболее распространенные способы бухгалтерских злоупотреблений.

Откаты от должников

Этот вид злоупотреблений нередко встречается на предприятиях, имеющих большое количество покупателей или заказчиков (от 100 до нескольких тысяч и больше). Характерный пример – фирма, занимающаяся средне– и мелкооптовой торговлей товарами народного потребления (продукты питания, парфюмерия, бытовая химия, книги, одежда, обувь и т. д.), которая работает непосредственно с предприятиями розничной торговой сети. Причем товар отпускается покупателям не на условиях предоплаты, а с отсрочкой платежа (например, 5, 10 или 15 банковских дней, по мере реализации и т. д.).

Не секрет, что далеко не все покупатели строго выполняют договорные обязательства и рассчитываются с поставщиком вовремя. При этом всей информацией о задолженности владеет только бухгалтерия. И здесь открывается широкое поле для злоупотреблений.

Например, фирма «Рога и копыта» задолжала вашей компании некую сумму, причем в ближайшее время погасить ее не сможет. Работник бухгалтерии вашей фирмы (это может быть как главный бухгалтер, так и бухгалтер по расчетам с контрагентами) связывается с бухгалтерией либо руководством должника и требует погасить задолженность. При этом он сообщает, что при невыполнении этого требования о ситуации будет доложено руководству, и не исключено, что задолженность будет взыскиваться в судебном порядке.

В ответ представитель фирмы «Рога и копыта» предлагает вашему бухгалтеру лично встретиться и обсудить ситуацию. На этой встрече бухгалтеру делают предложение, от которого ему трудно отказаться. А именно: он не предпринимает никаких действий по взысканию задолженности в течение определенного времени (например, трех месяцев), и за это ему будет выплачиваться своего рода «пеня», разумеется – строго конфиденциально и неофициально. Размер «пени» может варьироваться в зависимости от специфики конкретной ситуации (размер задолженности, жадность бухгалтера-«оборотня», финансовые возможности должника и др.). Например, если задолженность составляет $1000, то за каждый рабочий день просрочки бухгалтеру вполне могут предложить 0,3 % от этой суммы, то есть $3 в день. Если считать, что в месяце 20 рабочих дней, то за месяц это составит $60, а за три месяца – $180. Неплохая прибавка за ничегонеделание, не правда ли? Все это время деньгами вашей компании будет распоряжаться кто-то другой, а бухгалтер за свое преступно-молчаливое согласие будет получать наличные. По истечении этого срока должник тихо-мирно погашает свою задолженность (в противном случае его договоренность с бухгалтером может быть продолжена), и вся эта история остается не замеченной руководством.

Следует отметить, что формы выплаты вознаграждения вашему бухгалтеру со стороны компании-должника могут быть не только денежными, но и иметь, так сказать, натуральное выражение (в зависимости от возможностей должника). Это могут быть, например, две канистры бензина ежемесячно (если, конечно, у вашего бухгалтера есть автомобиль), или кирпич для дачи, или устройство его сына в институт и т. д. Поэтому каждый руководитель должен хотя бы в общих чертах владеть ситуацией о задолженности (досконально знать все при большом количестве клиентов невозможно, да и не нужно) и проблемных клиентах (которые часто оплачивают полученные товары либо услуги с опозданием).

Периодически рекомендуется устраивать своему бухгалтеру по расчетам либо главному бухгалтеру выборочные проверки: например, просить предоставить полную информацию о расчетах с проблемными клиентами (либо конкретно называть требуемых клиентов) с указанием размера общей и просроченной задолженности, причинах возникновения просроченной задолженности и предполагаемых сроках погашения. Если выяснится, что бухгалтер своевременно не предпринял никаких мер по погашению просроченной задолженности (в частности, не довел информацию о возникновении такой задолженности до руководства), то к этому следует отнестись с должной внимательностью и предельной строгостью.

Кроме того, можно в приказном порядке обязать бухгалтера докладывать вам о просроченной задолженности в день ее возникновения. Это позволит постоянно контролировать состояние расчетов с проблемными клиентами. Бухгалтер не сможет скрыть просроченную задолженность с целью получения личной выгоды, если эта задолженность контролируется руководством.

Другие виды откатов

Поскольку бухгалтер является работником, от которого нередко в определяющей степени зависит порядок платежей и распределения финансовых средств компании, потенциальные получатели денег могут предлагать ему самые разные откаты за «правильные» платежи.

Эх, семинар, семинар…

Следует отметить, что опытный бухгалтер согласится далеко не на каждое такое предложение. Он будет принимать только те из них, которые заведомо не должны вызвать никаких подозрений у руководства.

Пример такого предложения – откат за перечисление денежных средств за участие в каком-либо семинаре (по исчислению НДС, по расчету таможенных платежей, по многовалютному учету и т. д.). Как известно, такие семинары в настоящее время не проводит только ленивый, и многие из них отнюдь не дешевые (особенно если семинар рассчитан не на один, а на два и более дня), поэтому и сумма отката очень даже привлекательна.

Еще полбеды, если ваш бухгалтер получил откат за оплату семинара, но при этом посетил этот семинар и получил там знания, которые будут полезны для выполнения должностных обязанностей. На практике бывает гораздо хуже: деньги за семинар перечислены, бухгалтер получает за это неплохой откат и затем один или несколько дней не появляется на работе, мотивируя это тем, что он находится на семинаре. Директору и невдомек, что на самом деле никакого семинара нет, деньги у него попросту украдены, а бухгалтер организовал себе небольшой оплачиваемый отпуск. Причем бухгалтер может сам выдумать такую схему и привлечь для ее реализации кого-либо из своих знакомых – тогда речь будет идти уже не об откате, а просто о разделении полученной суммы поровну. Кроме этого, главный бухгалтер может организовать подобное «посещение семинара» не для одного себя, но и еще для кого-нибудь из бухгалтерии, например «пойти на семинар» вместе со своим заместителем, приняв его «в долю» (разумеется, сумма оплаты и последующего вознаграждения соответствующим образом увеличится).

Поэтому, если ваш бухгалтер говорит, что он желает посетить семинар (курсы, занятия и т. п.), который нужно оплатить, к этому следует отнестись внимательно. Рекомендуется сразу же выяснить для себя следующие моменты.

– Действительно ли бухгалтеру необходимо посетить этот семинар? Может, тема семинара никак не касается того, чем занимается ваше предприятие? Например, если вы торгуете строительными материалами, а бухгалтер желает посетить семинар, посвященный вопросам уплаты НДС на предприятиях общепита, то это следует расценивать как тревожный сигнал.

– Кто проводит семинар? Имеет ли право организация, которой необходимо перечислить деньги за участие, проводить подобные мероприятия? Не будет лишним поинтересоваться у своих коллег – руководителей предприятий, слышал ли кто-нибудь из них о такой организации или, может быть, посещал ее семинары.

– Кто является получателем денежных средств, которые должны быть перечислены за участие в семинаре? Если в качестве получателя выступает какой-то посредник, а среди документов на оплату присутствует договор перевода долга либо какой-то аналогичный документ, то, скорее всего, ваш бухгалтер что-то скрывает.

– Где будет проводиться семинар? Рекомендуется связаться с организатором и выяснить этот момент. Если предполагается проведение семинара на арендуемой территории, то следует позвонить на предприятие, сдающее помещение в аренду, и уточнить, действительно ли тогда-то и в такое-то время там будет проходить семинар, который проводит такая-то организация.

Если вы все-таки согласились оплатить семинар и отпустить на него бухгалтера, то рекомендуется посетить место проведения семинара и посмотреть, действительно ли ваш бухгалтер там присутствует. Если это не так – у вас появится серьезный повод для подозрений.

Кто платит – тот и заказывает музыку

Широкое поле для злоупотреблений появляется у бухгалтера, когда предприятие постоянно или периодически испытывает нехватку денежных средств для осуществления текущих платежей. Например, в течение недели вам нужно сделать следующие платежи: предоплата поставщику «Торговый дом», предоплата поставщику «Торговля и кредит», вернуть излишне полученную сумму покупателю «Мир моды», оплатить налоги, а также аренду офиса и склада. Общая сумма платежей составляет, допустим, 300 000 руб.; реально же вы сможете оплатить 200 000 руб.