Система «Кольчуга++». Секретная модель развития себя, отношений и бизнеса

Лайфхак № 7. По инструкции как по рельсам.

После нового года в ИКЕЕ я купил большой шкаф. Была ли у меня неуверенность, что я не смогу его собрать? Не было. Ведь ИКЕЯ к каждому товару прикладывает простую и ясную инструкцию по сборке, поэтому задача, казавшаяся сначала довольно сложной не вызвала значительных затруднений.

Инструкция четко определяет шаги – вычерчивает всю лесенку к цели. Фактически инструкция – это формализованная и концентрированные знания о правильном порядке действий.

Хорошо в данном случае работает формула развития: Каждый шаг, при наличии минимального опыта по сбору мебели, проблем не вызывает и противодействие каждому шагу близко нулю.

Процесс самообучения обычно так и проходит:

1. Берется инструкция или представляется в голове;

2. Выполняются действия по ней;

3. Анализируется результат и допущенные ошибки;

4. Повторно выполняются действия по инструкции, с учетом недочетов;

5. П.п. 3 и 4 выполняются до тех пор, пока действия не станут навыком, а позже и привычкой.

Так мы приобретаем навыки письма, вождения велосипеда и автомобиля, катания на лыжах и коньках.

Действуя по этому алгоритму, мы постепенно переводим контроль над действиями в подсознательную область, освобождая тем самым сознание. Почему это важно? В главе о работе с информацией мы подробнее разберем правило семи или «кошелек» Миллера. Суть его в том, что в кратковременную память – «кошелёк», можно «положить» одновременно семь «монет». Поскольку исследования показали разброс в данных, то обычно говорят о 7+-2 элементах.

Загоняя навыки в «подкорку» мы освобождаем оперативную память для осознания текущей деятельности. Так водитель-новичок не может оторвать глаз от дороги, а через пару лет он параллельно вождению, уже спокойно беседует с пассажирами.

Инструкции – основа знаний коллектива

Повторение действий по инструкции 1-2 раза дает уверенность в возможности выполнения задачи, а многократное позволяет выработать навык и привычку. Т.е. инструкция “записывается” в голову. Сотрудник становится носителем этой информации.

Поэтому инструкции полезно составлять для всех типов работ (периодическое техобслуживание, восстановлением оборудования, его настройка и т.п.).

Как мы видим, это стратегический ресурс, который позволяет коллективу учиться и развиваться, вырабатывая умения и навыки. Лучших результатов можно добиться, если позволить сотрудникам вносить правки в инструкцию, периодически ее обновляя и тем самым совершенствуя.

Фактически наличие периодически обновляемых инструкций – первый шаг к управлению знаниями в коллективе.

Правильные инструкции – "5 по 5".

Посмотрите на инструкцию по самообучения на предыдущей странице. Она проста и понятна. А теперь представьте или вспомните инструкцию на двух или трех листах, пунктов в 40-50. Кажется она вам легкой? Есть желание начать действовать по ней?

Вы уже знаете правило 7+-2. Есть и следствие из это закона о кажущейся сложности:

То, что имеет больше девяти элементов, кажется человеку сложным.

Эта одна из причин того, что люди не начинают действовать – им кажется, что задача слишком сложна.

Как сделать ее простой? Теперь вы знаете. Нужно представить весь процесс достижения цели как 5-7 этапов, в каждом из которых по 5-7 задач, в каждой изх которых по 5-7 мероприятий.

Это и есть одна из основных задач и компетенций руководителя – правильно спланировать достижение цели – прояснить шаги.

Лайфхак № 7. Составляйте правильные инструкции

по формуле «5 по 5».

Составляйте инструкции как для редких, так и для частых процессов и задач. Используйте прием 5 по 5, чтобы повысить ее доходчивость.

Остановимся немного подробнее на практике применении инструкций.

1. Для периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку – самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.

2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.

Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т.к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.

Поэтому, если решение задачи требует больше 3-5 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.

Второй плюс такого подхода – решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.

3. Составляйте инструкции по схеме “5 по 5”. Оптимальное для восприятия количество пунктов 7+-2. Поэтому старайтесь составлять инструкции по формуле 5 по 5, т.е. она должна состоять из 5 разделов, в каждом из которых должно быть не более 5 пунктов, в каждом из которых не более 5 подпунктов. Такая инструкцию воспринимается и запоминается легче.

4. Составляйте “линейные инструкции”. Как правило, любой процесс имеет наиболее часто реализуемую линейную структуру. В нештатных ситуациях, процесс может выполняться по-другому. Лучше написать инструкцию для стандартного порядка, а действия в нештатных ситуациях изложить в отдельном приложении к инструкции.

Лайфхак № 8. «Жаба в томатном соусе» на завтрак.

«Я знаю, что эту задачу нужно выполнить, но не знаю сколько это времени займет, да еще она и не очень приятная». Знакомы такие мысли? Ведь чтобы составить инструкцию, проанализировать шаги нужно сделать ПЕРВЫЙ шаг – уделить внимание пугающей задаче.

Вернемся к формуле развития:

Н*В*ПШ>ПП

где:

Н – недовольство нынешним положением дел

В – видение новой ситуации, цели

ПШ – первые шаги

ПП – противодействие переменам.

В данном случае ПП кажется чем-то большим и страшным, но без четких очертаний. При этом пугает неизвестность и непонятность дела, а не что-то конкретное. Таким делам даже дали название – «лягушки» или «жабы».

Чтобы легче было справиться с таким делом, нужно добавить определённости. Обычно это делают с помощью таймера, выставив его на 20- 25 мин. В результате ПП уже не большое серое, а лишь довольно короткий промежуток времени.

Сейчас таймеры есть на телефонах, компьютерах и т.п. а раньше использовали кухонные таймеры, которые имели, в основном, форму помидора. Отсюда и название метода – метод «помидора».

Такие короткие временные барьеры легко преодолеть, они не пугают и позволяют сделать первые шаги по решению проблемы. Они дают очень важное чувство – чувство УВЕРЕННОСТИ, что через 15-20 минут вы закончите этим заниматься.

Через этот промежуток времени произойдет следующее:

– вы погрузитесь в решение проблемы так, что проработаете над ней еще и еще по 15 мин.;

– приблизитесь к решению задачи, что сделает его менее "страшной" и дальше Вы сможете заниматься ею не откладывая;

– если дело так и продолжит казаться большим и неподъемным, то Вы приобретёте опыт применения приема и стронете дело с мертвой точки.

Особенно эффективен метод «помидора», если применять его утром к делам-«лягушкам», а не переживать о неприятном деле весь день. Поэтому я назвал его «Жаба в томатном соусе на завтрак».

Лайфхак № 8. «Жаба в томатном соусе» на завтрак»

1. При планировании дня определите самое неприятное дело.

2. Запланируйте его как можно раньше.

3. Если Вам трудно решиться заниматься им больше часа – заведите таймер на 20 мин.

4. Работайте над делом, пока не прозвенит таймер.

5. Если вы уже готовы продолжать дальше, то продолжайте, если нет – запланируйте на следующее утро продолжить.

Лайфхак № 9. «Дал слово – держись. Держись раз, держи два, держи три…».

Мы рассмотрели варианты снижения барьера для начала дел, которые не касаются человека, как личности.

А что делать, когда цель – самосовершенствование? Как бросить курить, начать бегать и т.п. Как изменять привычки?

Мне один из сотрудников сказал: «Я не буду дополнительно заниматься спортом, т.к. я такой, какой я есть».

Такая точка зрения иногда позволяет оправдать свое бездействие. Человек склеивает себя как личность и свои привычки. А ведь чаще всего самосовершенствование – это работа над своими привычками. Привычки же формируются, как мы видели во второй части этой главы, повторением действий по инструкции.

Но когда речь идет об изменении привычек, выработанных годами, человеку трудно ПРЕДСТАВИТЬ себе будущее без этой привычки, т.е. Препятствие Переменам ему кажется огромным.

Что делать? На примере метода «помидора», мы уже знаем, что нужно отщипнуть кусочек от проблемы, потом другой и работать с ними по отдельности.

Ступени к новой привычке.

Почти любую привычку можно разделить на отдельные ступени. Рассмотрим «ступени» желания бегать по утрам:

– вставать на час раньше;

– выйти на улицу в любую погоду;

– преодолеть намеченную дистанцию бегом без остановки.

При подходе “все и сразу”, иногда, получается сделать все это 2-3 дня подряд: встать, пробежать с трудом полную дистанцию, возможно попав под дождь. Но постепенно подсознание начинает придумывать множество веских причин, чтобы больше не выходить на пробежку, т.к. все неприятные моменты: напряжение при беге, недосып и дождь «слипаются» вместе и кажется что именно в этот раз все это случится и сразу.

Препятствие Переменам при этом больше ВООБРАЖАЕМОЕ, чем фактическое. Человеку кажется проще преодолевать небольшие препятствия, например, вставать на час раньше. Через пару недель это перестанет быть препятствием. Для каждого эти «ступеньки», в зависимости от волевых качеств, могут быть разной вышины. Для нашего примера предлагаю разбить все препятствие на ступеньки:

1. Вставать на час раньше.

2. Выйти на улицу, не смотря на погоду.

3. Преодоление дистанции (в и тоге до 5 км.)

3.1. Пройти пешком 15 мин., пробежать один раз 5 мин.

3.2. Бежать 3 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.

3.3. Бежать 5 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.

3.4. Бежать 3 раза по 10 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.

3.5. Бежать без перерывов 25 мин.

«Ступеньки» определили, что дальше?

Как взобраться на ступеньку? Метод обещания.

Мы стараемся выполнять свои обещания, особенно, если их дали не только себе. В чем секрет этого – узнаем немного позже, а сейчас сформулируем метод, основанный на этом.

Метод Обещания состоит из четырех ясных шагов:

1. Выберите важное для себя дело или поступок («ступеньку») и временной интервал, в течение которого, вы будете придерживаться своего обещания.

2. Сформулируйте обещание по формуле «В течение выбранного временного интервала я шагну на «ступеньку» столько раз». Применительно к нашему примеру: «В течение недели я встану в 5 утра не меньше 5 раз».

3. Сделайте обещание, не только себе, но и своим друзьям и знакомым, и вы получите единственную причину, по которой вы, возможно, сделаете то, что вы задумали.

4. Сдержите свое слово, данное вашим друзьям, и сделайте обещанное.

Как этот метод соотносится с формулой развития?

Н*В*ПШ>ПП

где:

Н – недовольство нынешним положением дел

В – видение новой ситуации, цели

ПШ – первые шаги

ПП – противодействие переменам.

Объединение метода "Обещания" с выделением ступенек позволяет снизить ПП, т.к. мы ограничиваем и размер ступеньки и время на совершение первых шагов.

Секрет этого метода такой. Есть привычки, которые мешают развитию. При обещании некоторые привычки начинаю помогать развитию. Человек стремится выполнить сделанное публично обещания по следующим причинам:

– т.к. он обещал;

– чтобы выглядеть хорошо в глазах других ("Мужик сказал – мужик сделал");

– чтобы показать, что он контролирует ситуацию;

– чтобы показать, что он прав в своих утверждениях относительно своих возможностей.

Последние три пункта – это как раз вредные привычки, которые иногда мешают развитию. Здесь же они поставлены на службу развитию.

Именно это принципиально отличает обещание другим от обещаний самому себе –с собой легко "договориться", если возникнут сложности. Мы убеждены в том, что люди строят взаимоотношения с вами, во многом основываясь на том, как вы относитесь к своему слову. Если вы его держите – одно отношение, если не держите – другое. Держать слово может каждый, и людей не нужно отдельно учить, как это делать. Другой вопрос, что мы не всегда держим свое слово, и это является осознанным выбором. Таким образом, когда вы заявляете о своем намерении через обещание своим хранителям или всем своим друзьям, у вас появляется возможность свое слово СДЕРЖАТЬ.

Держи раз, держи два, держи три… Метод крюка.

Итак, мы узнали способ, облегчающий восхождение на «ступеньку». Теперь важно закрепиться на ней. это называют методом крюка.

Это похоже на восхождение по горе. Можно лезть на гору без страховки не останавливаясь, но всегда есть риск, сорваться и очутиться опять у подножия. Вариант второй – идти со страховкой, периодически фиксируя ее к скале. Вероятность упасть остается, но промежуточные крюки не дадут упасть в самый низ. После падения начнешь двигаться от ближайшего крюка.

Крюк – это закрепление на «ступеньке» развития до момента, пока новые действия не станут привычной.

Теперь можно переходить к следующей «ступеньке». Ставьте себе задачу на неделю, если нужно усилить мотивацию – примените метод обещания. Так, рассматривая пример с утренним бегом, можно постепенно пройти по ступенькам 1- 3.5 и для вас это станет приятной привычкой.

Какой высоты должны быть ступени?

Метод «ступенек» в сочетании с методом крюка позволяют находиться в ЗОНЕ РАЗВИТИЯ, что позволяет планомерно развиваться, не попадая в зону ПАНИКИ.

Исходя из этих соображений и нужно выбирать высоту «ступеней». Можно посоветовать такое сравнение. Представьте, что цель – научиться перешагивать вверх через 5 ступеней. На данный момент какова вероятность, что Вы сможете это сделать? Допустим 1 раз из 20-ти. А через 2 – 8 из 10, через 3 – 3 из 10, через 4 – 1 из 10. Очевидно, что сразу пытаться шагать через 5 ступеней бессмысленно, т.к. Вы будете с каждой попыткой закреплять неудачную модель поведения. Лучше начать с 2-х ступенек и довести успех до 10 попыток из 10-ти. К этому времени через три ступеньки также будет получаться лучше – это второй этап. Опять нужно довести его до 8-10 успешных из 10 попыток. И так далее.

Поэтому алгоритм определения ступеней такой:

1. Разбейте само действие на несколько шагов.

2. Для каждого шага определите желаемый размер. Например: бежать 5 км.

3. Определите, какие из этих желаемых параметров попадают в зону паники, например, бежать 5 км для вас попадает в эту зону. Тогда разбейте такие шаги по такому параметру на несколько ступеней, например:

– пройти пешком 15 мин., пробежать один раз 5 мин.

– бежать 3 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.

– бежать 5 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.

– бежать 3 раза по 10 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.

– бежать без перерывов 25 мин.

4. В результате у вас получится перечень ступеней-барьеров на которых нужно закрепляться.

Конечно, когда вы начнете шагать по ступеням, то что-то может поменяться – корректируйте количество и высоту ступеней по ходу.Главное, что вы видите цель, понимаете, что все ступени преодолимы и непреодолимых барьеров нет.

Как использовать метод в личных целях мы уже подробно разобрали на примере, но можно развивать и близких и сотрудников.

Лайфхак № 9. «Дал слово – держись. Держись раз, держи два, держи три…» :

1. Выберите конкретного человека и качество, которое нужно развить. Для примера возьмем прибытие вовремя на работу.

2. В личной беседе обсудите проблему с ним и предложите дать обещание, что на этой неделе он будет приходить во время как минимум 4 раза. Лучше, чтобы обещания он дал не только Вам, но и еще паре человек, а также записал на листке бумаги.

3. Проконтролируйте результаты по окончании недели. Если что-то пошло не так, то повторить обещание на неделю. Если обещание выполнил – предложить расширить его границы, например на 2 недели или на месяц.

Плюсы этого метода в том, что он не требует материальной или дисциплинарной мотивации.

Упражнение.

Почти у каждого есть «больной мозоль». Это может быть проблема, с которой не удается справиться уже долгое время или задача, которую никак не получается выполнить. Также можно выбрать одну из стратегических задач.

Шаг 1. Выберите один из таких «мозолей». Если выбор не очевиден, то запишите несколько задач или проблем. А теперь сравните их попарно, ставя 1 для приоритетных задач в строках. Потом посчитайте итог в строках. Если получились проблемы-задачи с равным количеством баллов, то посмотрите, какой вы отдали приоритет. В данном случае проблема №5 приоритетней.

Шаг 2. Теперь распишите последовательность этапов, которые должны привести к решению задачи.

Шаг 3. Разделите этапы на конкретные действия (ваши личные поступки), для которых потребуется от 15 минут до часа.

Шаг 4. Для каждого из получившихся действий добавьте параметры, которых необходимо достичь, например пробежать 5 км.

Шаг 5. Определите, какие из действий и параметров сейчас находятся в ЗОНЕ ПАНИКИ для вас, а какие – в ЗОНЕ РАЗВИТИЯ, т.е. вы понимаете, что можете их сделать при некотором напряжении.

Шаг 6. Разбейте шаги из зоны ПАНИКИ на небольшие ступени, так, чтобы первый был в зоне Развития.

Вместо заключения.

Во-первых, уважаемый читатель, позвольте поблагодарить вас за интерес к книге. Заключение этой книги могло бы быть таким:

Надеюсь, что изложенные в книге идеи помогут Вам яснее и четче увидеть то, что происходит в вашей жизни и бизнесе и ответить на вопрос «Почему это происходит?». И, конечно, вам захочется сделать их лучше, насыщенней.

Модель и приемы, рассмотренные в книге – отличный инструмент для начала этих перемен.

Как всякий новый инструмент он требует освоения. Буду рад ответить на вопросы и учесть ваши пожелания. Мои координаты можно найти

на сайте модели "Кольчуга++": http://i-ko.ru .

На этом сайте будут также материалы по освоению метода, как в виде коротких видеороликов, так и в виде ответов на наиболее часто задаваемые вопросы.

Но в качестве заключения я хочу поделиться с Вами, как модно сейчас говорить, инсайтом.

Одна из современных проблем – устаревание знаний и навыков.

Еще 50 лет назад, чтобы быть специалистом, нужно было трудиться годами,

вы наверное слышали о правиле 10 000 часов – именно столько времени нужно, чтобы стать профессионалом в своем деле. Знание и навыки были стратегическим ресурсом человека и он мог получать достойную зарплату

и не беспокоиться о будущем.

Что же происходит сейчас? Вы помните, что такое flash-ролики?

Еще 10 лет назад эта технология для создания сайтов активно развивалась, стоимость хорошего специалиста была высокой, а сегодня о ней многие уже и не знают. И сейчас это происходит во многих областях – не успел освоить

и научиться, а это уже никому не нужно.

Какие же знания сейчас не теряют своей актуальности? Как раз те, которые позволяют понимать, что происходит в мире и как на это влиять.

Используя «Вы-ячейку» мы видим, что происходит, как достигать успеха, во что вкладывать свое время. В системе меняются блоки, но сама модель остается той же и это знание остается актуальным и сегодня и в будущем.

Такое знание как хорошее вино – с годами оно остается самим собой, но открываются новые нотки, новые оттенки и ощущаешь все богатство вкуса.

Буду рад ответить на ваши вопросы и учесть пожелания, мои координаты можно найти на сайте модели "Кольчуга++": http://i-ko.ru .